Bu makale, İletişim ve belgeler > Sohbet asistanı ekranını kurmayı ve kullanmayı anlatır. Chatbot, yüklediğiniz şirket belgelerini (ör. personel yönetmeliği, yan haklar rehberi) kaynak alarak çalışanların sorularını yanıtlayan bir yapay zekâ asistanıdır. Ayarları İletişim Yönetici Yetkisi olan kullanıcılar yapar; erişim verilen çalışanlar soru sorar.
Başlamadan önce
Yükleyeceğiniz belgeler CSV, DOCX, PDF, PPTX, MD, JPG, JPEG veya PNG biçiminde ve her biri en fazla 20 MB olmalıdır.
Şirketin Dijital Kredi bakiyesi olmalıdır. Chatbot'a gönderilen her mesaj, yanıt tamamlandığında 7 kredi harcar (varsayılan bedel; güncel bedel mesaj kutusunun altındaki rozette ve Kredi fiyatları listesinde yazar).
Adım adım
Admin: chatbot'u ayarlamak
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden Şirket içi iletişim'i ve üstteki Sohbet asistanı ayarları kartını seçin. Sohbet asistanı ekranının başlığındaki Ayarlar düğmesi de bu sayfayı açar.
Sayfa alt alta üç bölümden oluşur: Belgeler, Soru limiti ve Erişim.Belgeler bölümünde Dosya seçin alanına tıklayıp belge seçin ya da belgeyi bu alana sürükleyin (telefonda alanda yalnız Dosya seçin yazar). Başlığın sağında toplam belge sayısı görünür. Yüklenen dosyalar alttaki belge listesinde Bekliyor olarak, "Kaydedince eklenir" notuyla görünür; kayıtlı belgelerin yanında boyutu ve yüklenme tarihi yazar. Henüz belge yoksa listenin yerinde Henüz belge yok uyarısı çıkar.
Soru limiti bölümünde Çalışan başına aylık soru sayısını girin (1–1000). Limit dolan çalışan o ay yeni soru soramaz, sayaç her ayın ilk günü sıfırlanır. Altındaki satır mesaj başına krediyi (7) ve bu limitle bir çalışanın ayda en çok kaç kredi harcayabileceğini gösterir (ör. 10 soru için en çok 70 kredi).
Erişim bölümünde iki seçenekten birini seçin:
Tüm çalışanlar: Şu an seçebildiğiniz bütün şubeler, departmanlar, pozisyonlar ve çalışanlar birlikte seçilir. Sonradan işe girenler kendiliğinden eklenmez; onları Seçili çalışanlar ile ayrıca ekleyin.
Seçili çalışanlar: Şube, Departman, Pozisyon ve Çalışan alanlarından kişileri seçin.
Bölümün altında kaç çalışanın asistanı kullanabileceği yazar. İletişim Yönetici Yetkisi olanlar seçilmeseler de chatbot'u kullanabilir; kimse seçili değilse bu durum uyarı olarak gösterilir.
Ekranın altındaki çubukta Kaydet'e tıklayın. Kaydedilmemiş değişiklik (limit, erişim ya da bekleyen belge) varken çubukta Kaydedilmemiş değişiklikler var yazar; Değişiklikleri geri al limit ve erişimi son kayda döndürür ve bekleyen belgeleri kaldırır. Kaydettikten sonra belgeler listede İşlendi olarak görünür.
Bir belgeyi kaynaktan çıkarmak için belge listesinde belgenin silme simgesine tıklayıp onaylayın.
Çalışan: chatbot'a soru sormak
Sol menüden İletişim ve belgeler > Sohbet asistanı'na gidin.
Mesajınızı yazın... alanına sorunuzu yazıp gönderin. Yanıt hazırlanırken AI düşünüyor... görünür; yanıt hazır olunca tamamı birden gelir (genellikle 5-20 saniye). Yanıtın altında soruda kullanılan belgeler Kaynak olarak gösterilir.
Aynı sohbette sorduğunuz takip sorusu (ör. "Kullanmadığım kısım devreder mi?") önceki soru ve yanıtlar dikkate alınarak yanıtlanır. Sayfayı yenileseniz de yanıt hazırlanmaya devam eder ve sohbeti açtığınızda görünür.
Yeni bir konu için Yeni Sohbet'e tıklayın. Önceki sohbetleriniz Geçmiş Konuşmalar listesinde tarihe göre gruplanır; bir sohbeti silme simgesiyle kalıcı olarak silebilirsiniz. Telefonda sohbet tüm ekranı kaplar; listeyi sohbetin üstündeki Geçmiş Konuşmalar düğmesiyle açar, Kapat ile ya da bir sohbet seçerek kapatırsınız.
Kalan soru hakkınız ekranda Kalan Soru Hakkı olarak görünür.
Sonuç
Chatbot yalnız Sohbet asistanı ayarları'nda yüklenen belgelerden yanıt üretir; belgelerde olmayan bir bilgi sorulursa "Bu bilgi yüklenen belgelerde yer almamaktadır." yanıtını verir. PDF ve görseller yapay zekâya dosya olarak, DOCX, PPTX, CSV ve MD belgeleri metin olarak verilir. Yanıtı sunucu üretir: önce bir yapay zekâ modeli denenir, yanıt veremezse ikinci bir modele geçilir. Gönderilen her soru çalışanın soru hakkından düşer; yanıt tamamlandığında şirketin dijital kredisinden 7 kredi harcanır. İki model de yanıt veremezse kredi harcanmaz ve soru hakkı geri verilir. Sohbetler yalnız soran çalışana görünür.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Ekranda "Chatbot yapılandırılmadı" yazıyor.
Neden: Ayarlarda henüz yüklü belge, çalışan erişimi veya soru limiti yok.
Çözüm: Admin Yapılandırma > Şirket içi iletişim > Sohbet asistanı ayarları sayfasında üç alanı da doldurup Kaydet'e tıklamalıdır. Admin bu ekranda Ayarlara git butonunu görür; buton bu sayfayı açar.
Belirti: "Erişim izni yok" mesajı çıkıyor.
Neden: Çalışan Erişimi listesinde değilsiniz.
Çözüm: İK yöneticinizden erişim isteyin.
Belirti: "Aylık soru limitiniz aşıldı." ya da mesaj alanında "Aylık soru hakkınız dolmuştur." görünüyor.
Neden: Bu ay için çalışan başına tanımlı soru limitine ulaştınız.
Çözüm: Gelecek ayın başında hakkınız yenilenir. Hemen gerekiyorsa İK yöneticinizden limiti artırmasını isteyin.
Belirti: Yanıt yerine "Yapay zekâ şu anda bu soruya yanıt veremedi. Bu soru için kredi harcanmadı ve soru hakkınız geri verildi. Birkaç dakika sonra yeniden deneyin." yazıyor.
Neden: Yapay zekâ servisi o an iki modelle de yanıt üretemedi.
Çözüm: Birkaç dakika sonra soruyu yeniden gönderin. Kredi harcanmadığı ve soru hakkınız geri verildiği için tekrar denemek ek bir maliyet getirmez.
Belirti: "Bu sohbet bulunamadı. Yeni bir sohbet başlatıp sorunuzu yeniden gönderin." mesajı çıkıyor.
Neden: Soru, artık bulunmayan ya da size ait olmayan bir sohbete gönderildi.
Çözüm: Yeni Sohbet'e tıklayıp sorunuzu yeniden gönderin.
Belirti: "Yeterli dijital krediniz bulunmamaktadır..." mesajı çıkıyor.
Neden: Şirketin kredi bakiyesi 7'nin altında.
Çözüm: Şirket yöneticinizin kredi yüklemesi gerekir.