Bu makale, Çalışanlar > Organizasyon yönetimi ekranında şirketinizin şube, departman ve pozisyon yapısını nasıl kuracağınızı anlatır. Ekleme, düzenleme ve silme işlemlerini Organizasyon Yapısı Yönetimi yetkisine sahip kullanıcılar yapar; Organizasyon Yapısı Görüntüleme yetkisi olanlar yalnız görür.
Yapı üç katmandır: Şube > Departman > Pozisyon. Her departman bir şubeye, her pozisyon bir departmana bağlıdır. Aynı şubede aynı adlı iki departman, aynı departmanda aynı adlı iki pozisyon olamaz.
Başlamadan önce
Şube adlarınızı ve adreslerini hazırlayın. Şube, çalışan eklemede zorunludur ve bazı onay süreçleri (ör. E-Karşılama) şube bazlı kurulur.
Adım adım
Sol menüden Çalışanlar > Organizasyon yönetimi'ne gidin. Ekran üç sütundan oluşur: Şubeler, Departmanlar, Pozisyonlar. Her sütunun kendi arama kutusu ve Sırala menüsü vardır (Şube adı, Departman adı ya da Pozisyon adı; Artan / Azalan, kapatmak için Sıralamayı kaldır); şube araması şube adında ya da adresinde arar.
Şube Ekle'ye tıklayın. Şube Adı ve Adres zorunludur; Enlem ve Boylam isteğe bağlıdır. Kaydet'e tıklayın.
Departman Ekle'ye tıklayın, Şube ve Departman adını girip kaydedin.
Pozisyon Ekle'ye tıklayın, Departman'ı seçip Pozisyon Adı'nı girin ve kaydedin. "Pozisyon başarılı bir şekilde eklendi." mesajı görünür.
Bir şubeye tıkladığınızda o şubenin departmanları, bir departmana tıkladığınızda pozisyonları listelenir. Tüm Şubeler / Tüm Departmanlar seçimiyle hepsini görürsünüz.
Bir kaydı düzenlemek ya da silmek için satırdaki menüden Düzenle veya Sil'i seçin. Pozisyon satırında o pozisyondaki çalışan sayısı görünür; sayıya tıklarsanız Çalışanlar penceresinde bu çalışanların adı, sicil numarası, e-postası ve telefonu listelenir; aktif çalışanı olan pozisyonda kilit simgesi çıkar ("Bu pozisyona aktif çalışanlar atandığı için silinemez.").
Excel ile yükleme: Her sütun başlığındaki Excel simgesiyle (Excel Yükle) şube, departman ve pozisyonları dosyadan toplu ekleyebilirsiniz. Önce şubeleri, sonra departmanları, en son pozisyonları yükleyin: departman dosyasında şube adı, pozisyon dosyasında departman ve şube adı istenir.
Sonuç
Eklediğiniz şube, departman ve pozisyonlar çalışan ekleme, pozisyon atama, onay süreçleri ve raporlarda seçilebilir hale gelir.
Silinen kayıtlar pasife alınır. Bir şube silinirse altındaki departman ve pozisyonlar da pasife alınır; bir departman silinirse altındaki pozisyonlar da pasife alınır.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Şube, departman ya da pozisyon silinemiyor.
Neden: Altındaki pozisyonlarda aktif çalışan var.
Çözüm: Önce bu çalışanları başka bir pozisyona taşıyın (Pozisyon ve yönetici atama) ya da pasife alın.
Belirti: "Aynı isimde başka bir şube mevcut." / "Bu şubede aynı isimde bir departman zaten mevcut." / "Bu departmanda aynı isimde bir pozisyon zaten mevcut."
Çözüm: Farklı bir ad verin ya da var olan kaydı kullanın.
Belirti: "Bu birimde aktif çalışanlar var. Silmeden önce çalışanları başka bir birime taşıyın."
Çözüm: Şube ya da departmanda pozisyonu aktif olan çalışanları önce başka bir birime taşıyın, sonra silin.
Belirti: "Merkez şube silinemez."
Neden: Merkez şube yeni çalışanların varsayılan şubesidir; silinemez. Düzenlediğinizde merkez şube olarak kalır.