Bu makale, Çalışanlar > Organizasyon şeması ekranını anlatır. Şema departman bazlıdır: en üstte Üst Yönetim kartı, altında departmanlar ve her departmanın yöneticileriyle çalışanları görünür. Şemayı Organizasyon Şeması Görüntüleme yetkisi olan herkes görür; düzenleme işini Organizasyon Şeması Ekleme yetkisi olan kullanıcılar (genellikle İK) yapar.
Şemada üç şey elle belirlenir: Üst Yönetim'deki kişiler, her departmanın Üst departman'ı ve departmanın Yöneticiler'i. Departman kartındaki Çalışanlar listesi ise kendiliğinden oluşur: aktif pozisyon kaydı o departmanda olan çalışanlar listelenir (Pozisyon ve yönetici atama).
Başlamadan önce
Departmanlarınız Organizasyon Yönetimi ekranında tanımlı olmalı. Departman yoksa ekranda "Henüz departman bulunmuyor. Departmanları Organizasyon Yönetimi sayfasından ekleyebilirsiniz." yazar (Şube, departman ve pozisyon yapısını kurma).
Çalışanların aktif pozisyon kayıtları girilmiş olmalı; çalışanlar departman kartlarına bu kayıttan yerleşir.
Adım adım
Sol menüden Çalışanlar > Organizasyon şeması'na gidin. Şemayı Organizasyon Şeması Ekleme yetkiniz varsa düzenleyebilirsiniz; bu yetki yoksa kalem ve menü simgeleri görünmez, şema yalnız görüntülenir.
Şema henüz düzenlenmediyse ekranın üstünde "Departman şeması henüz düzenlenmedi. Önceki organizasyon şemanızdan bir başlangıç önerisi oluşturabilirsiniz." şeridi çıkar. Uygula'ya tıklayıp onaylarsanız önceki kişi bazlı şemanızdan üst yönetim, departman yöneticileri ve üst departmanlar önerilir. Öneri mevcut şema ayarlarınızın yerine geçer; sonra her birini değiştirebilirsiniz.
Şemanın en üstünde görünecek kişileri (ör. genel müdür) seçmek için Üst Yönetim kartındaki kalem simgesine tıklayın, kişileri seçip Kaydet'e tıklayın.
Bir departmanı başka bir departmanın altına bağlamak için departman kartının sağ üstündeki üç nokta menüsünden Üst departmanı değiştir'i seçin. Üst departman alanından departmanı seçip Kaydet'e tıklayın. Alanı boş bırakırsanız departman doğrudan üst yönetimin altında görünür.
Departmanın yöneticilerini seçmek için aynı menüden Yöneticileri düzenle'yi seçin. Yöneticiler alanında bir veya birden fazla kişi seçip Kaydet'e tıklayın.
Bir kişiye tıkladığınızda profil özeti açılır. Çalışan listesi uzunsa kartın altındaki "+… kişi daha" ile tamamını, Daha az göster ile kısa listeyi görürsünüz.
Şemada sürükleyerek gezinin; Ctrl (Mac'te ⌘) ile fare tekerleğini kullanarak ya da şemanın köşesindeki düğmelerle yakınlaştırın, uzaklaştırın, Ekrana sığdır ya da %100 boyuta dön deyin.
Şemayı indirmek için Dışarı Aktar'a tıklayıp PNG ya da PDF'i seçin.
Şemayı düzenleme yetkiniz varsa Dışarı Aktar menüsünde ayraçtan sonra Yapay zekâ ile şema oluştur seçeneği görünür; yanında işlemin kredi bedeli yazar (ör. "1 kredi"). Açılan pencerede yapay zekâya gönderilen bilgileri görürsünüz: departman ve şube adları, pozisyon (unvan) adları ve mevcut üst departman ile yönetici ilişkileri; yalnız aktif çalışanlar ve görme yetkiniz olan şubeler kullanılır. Kişi adları gönderilmez (kişiler geçici kodlarla gider, adlar şemaya sunucumuzda eklenir); T.C. kimlik numarası, maaş ve iletişim bilgileri de gönderilmez. Departman başına en çok gösterilecek kişi, Şema dili ve Düzen (Dikey ağaç ya da Yatay) seçip Oluştur'a tıklayın.
Taslak yarım dakika kadar içinde çizilir. Düz çizgiler mevcut ilişkileri, kesik çizgiler yapay zekâ önerilerini gösterir; yöneticisi atanmamış bir departman için önerilen kişi Öneri rozetiyle işaretlenir. Öneriler ve gerekçeleri listesinde her önerinin kısa gerekçesi yazar. Taslağı PNG indir ya da PDF indir ile kaydedin; yeni bir taslak için Yeniden oluştur'a tıklayıp onaylayın (yeniden kredi kullanır).
Sonuç
Şema güncellenir ve şemayı görme yetkisi olan herkes yeni hâli görür. Her kullanıcı yalnız sorumlu olduğu şubelerin departmanlarını ve çalışanlarını görür.
Şemadaki yöneticiler yalnız şemada görünür; onay süreçleri çalışanın aktif pozisyon kaydındaki Yönetici alanını kullanmaya devam eder.
Yapay zekâ ile şema oluştur yalnız bir taslak hazırlar; şemanız ve organizasyon verileriniz değişmez. Bir öneriyi uygulamak için şemayı yukarıdaki adımlarla düzenleyin. Kredi yalnız taslak oluşturulduğunda düşer.
Şemayı Sil üst departman bağlantılarını, departman yöneticilerini ve üst yönetimi siler. Departmanlar ve çalışanlar silinmez; şema boş başlangıç hâline döner.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Üst departmanı kaydederken "Bir departman kendi alt departmanının altına bağlanamaz." uyarısı çıkıyor.
Neden: Seçtiğiniz üst departman, bu departmanın altında kalıyor; bağlantı döngü oluşturur.
Çözüm: Önce alttaki departmanın üst departmanını değiştirin ya da farklı bir üst departman seçin.
Belirti: Bir çalışan şemada görünmüyor ya da yanlış departmanda görünüyor.
Neden: Çalışanlar aktif pozisyon kaydındaki departmandan yerleşir. Pozisyon kaydı yoksa, başka departmandaysa ya da çalışan pasifse kartta görünmez.
Çözüm: Çalışanın pozisyon kaydını kontrol edin (Pozisyon ve yönetici atama).
Belirti: Şemadaki departman yöneticisi onay süreçlerindeki yöneticiyle aynı değil.
Neden: Departman yöneticileri yalnız şema için seçilir. Onay süreçleri çalışanın pozisyon kaydındaki Yönetici alanını kullanır.
Çözüm: Onaycıyı değiştirmek için pozisyon kaydındaki yöneticiyi güncelleyin; şemadaki görünüm için Yöneticileri düzenle'yi kullanın.
Belirti: Başlangıç önerisi şeridi görünmüyor.
Neden: Şema zaten düzenlenmiş ya da öneri oluşturulacak önceki kişi bazlı şema yok.
Çözüm: Üst yönetimi, üst departmanları ve yöneticileri elle seçin.
Belirti: Yapay zekâ penceresinde "Krediniz yetersiz" yazıyor.
Neden: Şirketin dijital kredisi bu işlemin bedelini karşılamıyor; işlem başlatılmadı.
Çözüm: Dijital krediler'e tıklayıp kredi yükleyin, sonra tekrar deneyin.
Belirti: "Şema şu an oluşturulamadı" uyarısı çıkıyor.
Neden: Yapay zekâ yanıt vermedi ya da yanıtı kullanılamadı. Kredi düşülmedi.
Çözüm: Tekrar dene'ye tıklayın.
Belirti: Dışarı Aktar menüsünde Yapay zekâ ile şema oluştur yok.
Neden: Seçenek yalnız Organizasyon Şeması Ekleme yetkisi olan kullanıcılara görünür; işlem şirketin kredisini kullanır.
Belirti: Menüde Organizasyon Şeması görünmüyor.
Neden: Menü yalnız web görünümünde ve Organizasyon Şeması Görüntüleme yetkisiyle gösterilir.