Bu makale, bir çalışanın hangi şube, departman ve pozisyonda çalıştığını ve yöneticisinin kim olduğunu nasıl gireceğinizi anlatır. Bu işi Çalışanlar ekranında düzenleme yetkisi olan İK kullanıcıları yapar.
Neden önemli: Onay süreçlerinde Yönetici adımı, talebi açan çalışanın aktif pozisyon kaydındaki Yönetici alanından bulunur. Çalışanın aktif yöneticisi yoksa bu adım otomatik atlanır ve talep bir sonraki adıma (ya da sonuçlanmaya) geçer. İzin, harcama, fazla mesai gibi talepler doğru kişiye gitsin diye her çalışanın yöneticisini girin. Onay süreçlerinin kurulumu için Onay süreçleri makalesine bakın.
Başlamadan önce
Şube, departman ve pozisyon tanımlı olmalı (Şube, departman ve pozisyon yapısını kurma).
Yönetici olacak kişi Teamso'da aktif çalışan olarak kayıtlı olmalı.
Adım adım (tek çalışan)
Çalışanlar > Çalışan listesi ekranında çalışanın satırındaki işlem simgesine tıklayın ve Düzenle / Değiştir'i seçin.
Açılan pencerede Sicil Bilgileri sekmesine geçin; Pozisyon bölümü sağda açık gelir.
Pozisyon Bilgileri sekmesinde Ekle'ye tıklayın.
Pozisyon Bilgisi penceresini doldurun:
Pozisyon Başlangıç Tarihi (zorunlu)
Şube, Departman ve Pozisyon (sırayla seçilir; pozisyon zorunlu)
Pozisyon Bitiş Tarihi (çalışan bu pozisyonda devam ediyorsa boş bırakın)
Yönetici: listede kişiler departman ve pozisyonlarıyla görünür.
Kaydet'e tıklayın.
Kayıtları geçmişten bugüne doğru ekleyin. Yeni bir pozisyon eklediğinizde önceki aktif pozisyonun bitiş tarihi otomatik yazılır; hangi kaydın Aktif olduğu tarihlere göre belirlenir. Aynı anda yalnız bir pozisyon aktiftir.
Adım adım (toplu)
Çalışanlar ekranında İşlemler > Toplu Pozisyon Ekle'yi seçin.
Şablonu indirip doldurun. Zorunlu sütunlar: Personel TC Kimlik No, Pozisyon Başlangıç Tarihi (YYYY-MM-DD), Şube, Departman, Pozisyon. Yöneticiyi Yönetici TC Kimlik No sütunuyla verin. Çalışan ve yönetici yalnız TC Kimlik No ile eşleştirilir; ad-soyad sütunları bilgi amaçlıdır.
Dosyayı yükleyin, önizlemeyi kontrol edip yüklemeyi tamamlayın.
Toplu yüklemede bir satırda bile hata varsa (şube bulunamadı, departman o şubede değil vb.) hiçbir kayıt yazılmaz; hataları düzeltip dosyayı yeniden yükleyin.
Aynı işi Çalışanlar > Sicil bilgileri > Pozisyon bölümündeki Excel ile Ekle ile de yapabilirsiniz (Sicil Bilgileri ekranı).
Sonuç
Çalışanın şube, departman, pozisyon ve yöneticisi güncellenir; Bilgilerim ekranındaki İş Bilgileri alanında görünür.
Çalışan, organizasyon şemasında aktif pozisyon kaydının departman kartında görünür. Bu, kaydı tek tek, Toplu Pozisyon Ekle ile ya da Sicil Bilgileri Excel'iyle girdiğinizde aynı şekilde olur. Pozisyon kaydındaki yönetici şemadaki departman yöneticisini değiştirmez; şemadaki yöneticiler Organizasyon Şeması ekranında seçilir (Organizasyon şeması).
Başlangıç tarihi ileri olan bir pozisyon kaydı başladığı gün aktif olur; çalışan şemada o günden itibaren yeni departmanında görünür. Geriye dönük girilen (bugün aktif olmayan) kayıtlar şemayı değiştirmez.
Yönetici, bundan sonra açılan taleplerde onay süreçlerinin Yönetici adımında onaycı olur.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Çalışanın talebi yöneticisine düşmeden onaylanıyor ya da sonraki onaycıya gidiyor.
Neden: Çalışanın aktif pozisyon kaydında Yönetici boş; Yönetici adımı atlanır.
Çözüm: Pozisyon kaydını düzenleyip yöneticiyi seçin.
Belirti: Yeni eklediğim pozisyon Aktif görünmüyor.
Neden: Pozisyon Başlangıç Tarihi ileri bir tarih; kayıt o tarihte aktifleşir.
Çözüm: Tarihi kontrol edin.
Belirti: Toplu yüklemede "departman bu şubede değil" türü hata.
Çözüm: Departmanın Excel'de yazdığınız şubeye bağlı olduğunu Organizasyon Yönetimi'nde kontrol edin.
Belirti: Pozisyon kaydı kaydedilmiyor, "bulunamadı" ya da yetki hatası alıyorsunuz.
Neden: Pozisyon ve yönetici kaydını yalnız Çalışan Listesi Ekleme veya Güncelleme yetkisi olanlar (Ücretlendirme planındaki atama için Ücretlendirme Admin yetkisi olanlar) yazabilir. Seçilen çalışan, yönetici ve pozisyon şirketinizde kayıtlı olmalıdır. Çalışanlar kendi yöneticilerini değiştiremez.