Bu makale, bir çalışanın Sicil Bilgileri sekmesindeki bölümleri tek tek nasıl dolduracağınızı anlatır. Bölümler çalışanın özlük dosyasıdır: işe giriş tarihi, sözleşme, nüfus ve aile bilgileri, belgeler, bordro için yasal bilgiler burada tutulur. Bu işi Çalışan Listesi Ekleme yetkisi olan İK kullanıcıları yapar.
Pozisyon Bilgileri ve Ücret bölümlerinin kendi makaleleri vardır: Pozisyon ve yönetici atama, Ücret bilgisi girme. Aynı kaydı birçok çalışana birden girmek için Sicil Bilgileri ekranı makalesindeki Excel ile toplu girişi kullanın.
Başlamadan önce
Sicil Bilgileri sekmesi yalnız Çalışan Listesi Ekleme yetkisiyle görünür.
Bazı bölümler ek yetki ya da modül ister:
Bölüm | Ne zaman görünür |
Ücret | Ücret Görüntüleme yetkisi varsa |
Hak Edişler | Şirketinizde İzin modülü açıksa |
Zorunlu BES Bilgileri | Bordro Yönetici Yetkisi ya da Yan Hak Yönetici Yetkisi varsa (şirketinizde bordro modülü yoksa sicil yetkisi yeterlidir) |
Yasal Bilgiler | Bordro Yönetici Yetkisi varsa (şirketinizde bordro modülü yoksa sicil yetkisi yeterlidir) |
Adım adım: sicil bölümlerini açma
Sol menüden Çalışanlar > Çalışan listesi'ne gidin. Çalışanın satırındaki işlem simgesine tıklayın ve Düzenle / Değiştir'i seçin.
Sicil Bilgileri sekmesine geçin. Solda bölümler İş bilgileri, Kişisel bilgiler ve Belgeler ve yasal başlıkları altında, her biri kısa açıklamasıyla listelenir: Pozisyon, Grade, Ücret, Nüfus ve Bilgileri, Medeni Durum, Yabancı Uyruklu Çalışan, Kıdem, Hak Edişler, Çalışma Takvimi, Evraklar, Zorunlu BES Bilgileri, Yasal Bilgiler.
İlk bölüm (Pozisyon) sağda açık gelir. Başka bir bölüme tıklayın; bölüm aynı pencerede sağda açılır, yeni pencere açılmaz. Listede yukarı ve aşağı ok tuşlarıyla da gezinebilirsiniz. Bazı bölümlerin içinde sekmeler vardır (örneğin Pozisyon bölümünde Pozisyon Bilgileri, Çalışma Yerleri ve Sözleşme Bilgileri). Telefonda önce bölüm listesi görünür; bölümü açınca üstteki Bölümler ile listeye dönersiniz. Her bölümde Ekle (ve bölümün diğer eylemleri) tablonun üstünde, sağdadır; sütun başlığına tıklayarak artan, azalan ya da varsayılan sıraya geçersiniz; satırdaki kalem ve çöp kutusu simgeleriyle düzenler ya da silersiniz. Dar alanda her kayıt etiketli bir kart olarak görünür.
Tarihli kayıtları (pozisyon, çalışma yeri, medeni durum, ücret) geçmişten bugüne doğru ekleyin. Pozisyon, Çalışma Yerleri, Grade ve Ücret bölümlerinde yeni kayıt eklendiğinde önceki kayıt kendiliğinden kapanır; aynı anda tek kayıt geçerlidir.
Çalışma Yerleri (Pozisyon bölümü)
Çalışanın hangi ilde çalıştığını tutar.
Pozisyon bölümünü açıp Çalışma Yerleri sekmesine geçin ve Ekle'ye tıklayın.
Başlangıç Tarihi ve Çalışma Yeri'ni seçip Kaydet'e tıklayın. Çalışma Yeri listesinde 81 il ile Yapılandırma > Şirket ayarları > Yeni Şehir Eklenmesi bölümünde eklediğiniz yerler bulunur (Şirket bilgileri).
Yeni kayıt Aktif olur, önceki çalışma yeri Pasif'e geçer. Listede Başlangıç Tarihi, Çıkış Tarihi, Şehir ve Durum görünür.
Sözleşme Bilgileri ve bitiş hatırlatması (Pozisyon bölümü)
Pozisyon bölümünü açıp Sözleşme Bilgileri sekmesine geçin ve Ekle'ye tıklayın.
Alanları doldurun:
Sözleşme Tipiniz Nedir? (zorunlu): Belirli süreli iş sözleşmesi ya da Belirsiz süreli iş sözleşmesi.
Sözleşme Süresi: serbest metin (ör. "12 ay").
Sözleşme Bitiş Tarihi: belirli süreli sözleşmede bitiş günü.
Çalışma Modeli Nedir? (zorunlu): Uzaktan, Hibrit ya da Ofis.
Sözleşme bitiş tarihine kaç gün kala bilgilendirme iletelim?: 1–365 gün.
Kaydet'e tıklayın.
Hatırlatma nasıl çalışır:
Sözleşme Bitiş Tarihi girilmiş aktif sözleşmeler için Teamso her sabah saat 08:00'de (Türkiye saati) kontrol yapar.
Bitişe girdiğiniz gün sayısı kaldığı sabah ve sözleşmenin bitiş günü sabahı şirketin aktif yönetici (admin) hesaplarına e-posta gönderilir. Her e-posta bir kez gider; sözleşmeyi Güncelle ile değiştirirseniz hatırlatmalar yeniden kurulur.
Kaydettiğiniz gün bitişe kalan süre girdiğiniz gün sayısından kısaysa ön hatırlatma gitmez; yalnız bitiş günü e-postası gider.
Sil sözleşmeyi Pasif durumuna alır; pasif sözleşme için hatırlatma gönderilmez.
Grade
Çalışanın kademesini (ör. "G5", "Kıdemli") tutar.
Grade bölümünü açın ve Ekle'ye tıklayın.
Grade alanına değeri yazın (en çok 50 karakter) ve Kaydet'e tıklayın.
Yeni grade Aktif olur ve önceki Pasif'e geçer; listede Atama Tarihi görünür. Aktif grade'i silerseniz bir önceki yeniden aktif olur.
Nüfus ve Bilgileri
Bu bölümde çalışanın tek bir nüfus kaydı tutulur; kayıt yoksa Ekle, varsa Düzenle görünür. Alanların hiçbiri zorunlu değildir.
Nüfus ve Bilgileri bölümünü açın ve Ekle'ye (ya da kaydın Düzenle düğmesine) tıklayın.
Gerekli alanları doldurun: Anne Adı, Baba Adı, TC Kimlik Numarası, Doğduğu Ülke, Doğduğu İl, Doğduğu İlçe, Doğum Tarihi, Anne Kızlık Soyadı, Kan Grubu, Acil Durumda Aranacak Kişi (yakınlığı ve telefonu), Engel Durumu, Askerlik Durumu, Askere Gidiş Tarihi, Adli Sicil Durumu, Beden, Ayakkabı Numarası, Üniversite, Eğitim Durumu, Mezuniyet Durumu, Medeni Durum, Emeklilik Durumu, İkametgah Adresi. Kimlik Fotoğrafı alanına JPEG ya da PNG dosyası yükleyebilirsiniz.
Kaydet'e tıklayın.
Doğum Tarihi önemlidir: Doğum Günleri listesi ve ana sayfadaki Kutlamalar kartı bu tarihten beslenir; izin kurallarındaki yaş istisnası da bu tarihe göre hesaplanır.
Özel Alanlar sekmesi, şirketinizin Yapılandırma > Şirket ayarları > Özel Alanlar bölümünde tanımladığı soruları listeler (Şirket bilgileri). Doldurulması Zorunlu mu? sütunu sorunun Zorunlu ya da Opsiyonel olduğunu gösterir. Cevabı olmayan satırda Cevap düğmesiyle cevabı girin; cevaplı satırda Düzenle, Detay ve Sil düğmeleri vardır.
Medeni Durum ve Aile Bilgileri
Medeni Durum sekmesinde medeni durum geçmişi tutulur:
Medeni Durum bölümünü açın ve Ekle'ye tıklayın.
Medeni Durum'u seçin: Bekar, Evli, Dul ya da Boşanmış. Evli, Dul ve Boşanmış için Başlangıç Tarihi zorunludur. Evli ya da Boşanmış seçilirse belge (evlilik ya da boşanma belgesi; JPEG, PNG veya PDF) yükleyebilirsiniz. Gerekirse Bitiş Tarihi'ni girin.
Kaydet'e tıklayın.
Aile Bilgileri sekmesinde eş ve çocuklar tutulur; bu bilgiler bordro hesabında kullanılır:
Aile Bilgileri sekmesine geçin ve Ekle'ye tıklayın. Aile Üyesi Ekle penceresi açılır.
Ad, Soyad ve Yakınlık (Eş ya da Çocuk) zorunludur. Bakmakla Yükümlü, Çalışma Durumu (Çalışıyor / Çalışmıyor) ve Öğrenim Durumu (Öğrenci Değil, Üniversite Öncesi Öğrenci, Üniversite Öğrencisi) alanlarını da doldurun.
Çocuk için Cinsiyet ve Doğum Tarihi zorunludur. Bordroya Dahil Edilsin kapalıysa çocuk bordro hesabına ve çocuk yardımı istisnasına dahil edilmez. Bordroya en fazla 6 çocuk gönderilir.
Kaydet'e tıklayın.
Eşin Çalışma Durumu ve çocukların listesi bordroda kullanılır. Aile üyesi eklemek ve düzenlemek için Çalışan Listesi Ekleme, Çalışan Listesi Güncelleme, Yan Hak Yönetici Yetkisi ya da Veri Girişi Talebi Yönetme yetkilerinden biri yeterlidir.
Yabancı Uyruklu Çalışan
Yabancı Uyruklu Çalışan bölümünü açın ve Ekle'ye tıklayın.
Yabancı Uyruklu Çalışan Mı? alanını seçin (zorunlu). Yabancı uyruklu çalışan için belge bilgilerini girin: Cilt No, Seri No, Numara, Aile Numarası, kayıtlı yer, şehir, ilçe ve mahalle, Belge Veriliş Nedeni, Belge Veriliş Tarihi ve belge fotoğrafı.
Kaydet'e tıklayın.
Kıdem ve Pasif Kullanıcı Bilgisi
Kıdem bölümünün Şirkete Giriş Tarihi sekmesi çalışanın kıdem kaydıdır. İzin hak edişleri ve iş yıl dönümü bu tarihe göre hesaplanır. Çalışanı eklerken Kıdem Bilgilerini Şimdi Gir'i açtıysanız kayıt zaten vardır (Çalışan ekleme).
Kıdem bölümünü açın. Kayıt yoksa Ekle'ye tıklayın; kayıt varsa satırdaki Düzenle düğmesine tıklayın.
Düzenle'de önce İzin Kuralı penceresi açılır: çalışana uygulanacak izin kuralını seçip Devam Et'e tıklayın.
Şirkete Giriş Tarihi ve Sosyal Güvenlik Numarası'nı girin (ikisi de zorunlu) ve Kaydet'e tıklayın.
Kaydettikten sonra çalışanın izin hak edişleri arka planda yeniden hesaplanır. Şirkete giriş tarihini değiştirirseniz hak ediş geçmişi yeni tarihe göre baştan kurulur. Aynı Sosyal Güvenlik Numarası şirkette başka bir çalışanda kayıtlıysa kayıt reddedilir.
Pasif Kullanıcı Bilgisi sekmesi, çalışanın daha önceki işten çıkış (pasife alma) kayıtlarını listeler: Tarih, İşlem, Gri Liste ve Kara Liste. Detay (göz simgesi), pasife alma penceresinde girilen her bilgiyi gösterir: çalışanın işten ayrılıp ayrılmadığı (Evet/Hayır), İşten Ayrılma Tarihi, girildiyse Hesap Kapatma Tarihi ve Saati (yanındaki bilgi simgesinin üzerine gelince ne olduğu açıklanır), Pasife Alınma Nedeni, Kara Liste ve Gri Liste. Henüz gelmemiş bir çıkışı iptal etmek için kaydı buradan silin (Çalışanı pasife alma).
Hak Edişler
Çalışanın izin bakiyesini gösterir ve geçmiş izinlerin sisteme girilmesini sağlar. Bölüm İzin modülü açıksa görünür.
Hak Edişler bölümünü açın. Üstte İzin Grubu (çalışana atanmış izin kuralları; güncel olan Mevcut, eskiler Eski etiketli) ve İzin Tipi'ni seçin.
İzin tipinin altındaki kutucuklarda Hak edilen, Kullanılan, Kalan (bakiye aşıldıysa kırmızı Fazla kullanılan; gün sınırı olmayan türde Limitsiz) gün ve Kullanım oranı görünür. Bölüm ilk açıldığında Yıllık İzin, yoksa birincil ya da ilk gün sınırlı tür seçili gelir; altta hak ediş kayıtları (İzin Tipi, Tip, Başlangıç, Bitiş, İzin Süresi (gün)) listelenir. Tarihler kısa yazılır (ör. 17 Eki 2026); Kayıp satırındaki düşülen günler kırmızı ve "474 gün kayıp" biçiminde, silinen ya da reddedilen hak edişlerde "gün düşüldü" olarak görünür. Liste uzunsa yalnız tablo kayar: seçimler, kutucuklar, düğmeler ve tablonun başlık satırı yerinde kalır.
Çalışan Teamso'ya geçmeden önce izin kullandıysa Geçmiş İzin Girişi'ne tıklayın: Toplam Kullanılmış İzin Günü Gir ile izin kuralını, izin tipini ve toplam kullanılan günü (en çok 365) girin; geçmiş izin yoksa Geçmişi Yok / Hiç İzin Kullanmadı'yı seçin.
Çalışan adına izin girmek için İzin Ekle'ye tıklayın. İzin Ekle penceresi bu çalışan seçili, onun izin kuralı, çalışma takvimi ve resmi tatil takvimiyle açılır; izin türünü, tarihleri seçip özette Gönder ya da Onayla ve Devam Et ile kaydedin ve SMS kodunu girin. İzin bu çalışana kaydedilir, pencere kapanınca bölüm yenilenir (Çalışanlara izin ve bonus izin ekleme).
Çalışana elle ek gün vermek için Bonus İzin Ekle'yi kullanın (Çalışanlara izin ve bonus izin ekleme).
Yanlış girilmiş bir hak ediş kaydını silmek için satırın İşlemler sütunundaki çöp kutusuna tıklayıp Evet'le onaylayın. Satır listeden kalkar ve kalan bakiye yeniden hesaplanır.
İzin Ekle, Geçmiş İzin Girişi, Bonus İzin Ekle ve satır silme, İzin Listesi Ekleme (Çoklu) (LEAVE_ADD_ALL) yetkisine sahip ve çalışanın şubesinden sorumlu kullanıcılara görünür. Bu yetki olmadan bölüm yalnız bakiyeyi ve kayıtları gösterir.
Çalışanın kıdem kaydı yoksa "SGK Girişi Yapılmadı" uyarısı çıkar; önce Kıdem bölümünde Şirkete Giriş Tarihi'ni girin.
Çalışma Takvimi
Bu bölüm salt okunurdur ve çalışana atanmış çalışma takvimini tek bakışta gösterir:
Üstte takvimin adı ve tek satırlık açıklaması (uzunsa tamamı üzerine gelince görünür), sağda takvimin kaç kişiye atandığı (üzerine gelince adlar).
Altında haftanın yedi günü: her gün için çalışma saatleri (ör. 09:00–18:00), mola (ör. Mola 12:30–13:30; mola yoksa Molasız) ve moladan sonra kalan günlük çalışma süresi (ör. 8 sa). Çalışılmayan günlerde Çalışılmıyor yazar. Geniş ekranda günler yan yana kartlardır ve her kartta günün 24 saatlik şeridi bulunur; telefonda alt alta sıralanır.
En altta haftalık toplam (ör. Haftalık 40 sa, 5 iş günü) ve takvimde açıksa Cumartesi'yi izne ekleyen Cuma kuralları.
Takvimi değiştirmek için Çalışanlar ekranındaki Atama Yap > Çalışma takvimi'ni kullanın (takvim adının yanındaki ⓘ simgesi bunu hatırlatır; Çalışanı düzenleme ve satır işlemleri) ya da takvimin kendisini düzenleyin (Çalışma takvimi).
Evraklar (Çalışan Dosyaları, E-Belgeler, E-Bordrolar)
Çalışan Dosyaları sekmesinde çalışanın özlük evrakı tutulur:
Evraklar bölümünü açın ve Çalışan Dosyaları sekmesinde Ekle'ye tıklayın.
Dosya Adı'nı seçin. Listede hazır belge türleri (Adli Sicil Belgesi, SGK Hizmet Dökümü, Sağlık Raporu vb.) ile şirketinizin Yapılandırma > Şirket ayarları > İşe Giriş Evrakları bölümünde tanımladığı belgeler bulunur.
Dosyayı yükleyin: tek dosya, JPEG, PNG ya da PDF, en çok 20 MB.
Kaydet'e tıklayın.
Yüklenen dosyayı İndir ile indirir, Sil ile silersiniz. Bir belgeyi güncellemek için eskisini silip yenisini yükleyin. E-Belgeler sekmesi çalışana gönderilen e-belgeleri durumlarıyla (PDF Görüntüle, Zaman Damgalı Belge), E-Bordrolar sekmesi döneme göre e-bordroları listeler; bu iki sekme yalnız görüntüleme içindir.
Zorunlu BES Bilgileri
Zorunlu BES Bilgileri bölümüne tıklayın; form sağda kayıtlı değerlerle açılır.
Çalışan Zorunlu BES uygulamasına tabi mi? sorusunu yanıtlayın. Tabi ise Zorunlu BES katılım oranı, Para Birimi, Başlangıç Tarihi ve gerekirse Bitiş Tarihi'ni girin. Bitiş tarihi başlangıçtan önce olamaz.
Kaydet'e tıklayın. Bölüm açık kalır ve kaydedilen değerleri gösterir. İptal kaydetmediğiniz değişiklikleri bırakıp kayıtlı değerleri geri getirir.
Bordro, çalışanın ücretinden bu orana göre zorunlu BES kesintisi yapar. Şirket geneli oranı Bordro > Ayarlar > BES Ayarları'ndadır (Bordro ayarları).
Yasal Bilgiler
Bordro ve SGK bildirgesi için gereken bilgilerdir.
Yasal Bilgiler bölümüne tıklayın.
Alanları doldurun:
Belge Türü (zorunlu) ve geçerlilik tarihleri.
Engellilik Durumu ve tarihleri; engelli çalışan için Gelir Vergisi Engellilik Oranı zorunludur ve seçilen dereceye uygun aralıkta olmalıdır.
Kanun No (zorunlu) ve teşvik tarihleri. 2 Nolu Belge seçildiğinde kanun no otomatik 0000 olur. 6111, 17103/27103 ve 07252 gibi kanunlarda başlangıç ve bitiş tarihleri zorunludur; form tarih kuralını gösterir. 07252 için 7252 Gün Ortalaması da girilir.
Meslek Kodu, Çalışma Tipi (kısmi çalışmada Kısmi Çalışma Gün Sayısı zorunlu), İşkolu ve Sigortalı Görev Kodu.
Kaydet'e tıklayın. Zorunlu bir alan boşsa altında uyarı çıkar ve kayıt yapılmaz; İptal kayıtlı değerleri geri getirir.
Teşvik kuralları için Teşvikler, aynı bilgileri birçok çalışana birden girmek için Çalışan bordro bilgilerini düzenleme makalesine bakın.
Sonuç
Kaydettiğiniz bilgiler çalışanın sicil dosyasına yazılır ve Çalışanlar > Sicil bilgileri ekranındaki bölüm sayaçlarına yansır.
Sözleşme hatırlatmaları dışında bu bölümler e-posta ya da bildirim göndermez.
Çalışan, Bilgilerim > Sicil sekmesinde Nüfus ve Bilgileri, Medeni Durum ve Yabancı Uyruklu Çalışan bölümlerini görüntüler; değiştirmek isterse İK ona Veri Girişi Talebi gönderir (Veri girişi talebi).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Sicil Bilgileri sekmesi görünmüyor.
Neden: Çalışan Listesi Ekleme yetkiniz yok.
Çözüm: Yetkiyi Sorumluluk Yönetme ekranından isteyin (Sorumluluk yönetimi).
Belirti: Zorunlu BES Bilgileri ya da Yasal Bilgiler bölümü yok.
Neden: Şirketinizde bordro modülü açık ve sizde Bordro Yönetici Yetkisi (BES için Yan Hak Yönetici Yetkisi de olur) yok.
Çözüm: Bordro yetkilisinden bilgileri girmesini ya da yetkiyi isteyin.
Belirti: Sözleşme hatırlatma e-postası gelmedi.
Neden: Sözleşme Bitiş Tarihi boş, sözleşme Pasif ya da kaydettiğiniz gün bitişe kalan süre hatırlatma gün sayısından kısaydı.
Çözüm: Bitiş tarihini girin; e-postalar yalnız şirketin aktif yönetici hesaplarına gider.
Belirti: Kıdem kaydında "Ekleme başarısız. Bu Sosyal Güvenlik Numarası bilgisi mevcut."
Neden: Numara başka bir çalışanda kayıtlı.
Çözüm: Numarayı kontrol edin; aynı kişinin eski kaydı varsa o kaydı kullanın.
Belirti: Hak ediş silerken "Bu hak ediş satırı zaten silinmiş; liste yenilendi" uyarısı.
Neden: Satırı aynı anda başka bir sekme ya da kullanıcı sildi.
Çözüm: Bir işlem yapmanıza gerek yok; liste güncel hâliyle gösterilir.
Belirti: İzin Ekle, Geçmiş İzin Girişi, Bonus İzin Ekle ya da çöp kutusu görünmüyor.
Neden: Sizde İzin Listesi Ekleme (Çoklu) yetkisi yok ya da çalışan sorumlu olduğunuz şubelerde değil.
Çözüm: Yöneticinizden yetkiyi ya da şube sorumluluğunu isteyin.
Belirti: Hak Edişler bölümünde "SGK Girişi Yapılmadı".
Çözüm: Önce Kıdem bölümünde Şirkete Giriş Tarihi ve Sosyal Güvenlik Numarası'nı girin.