Bu makale, Çalışanlar > Çalışan listesi ekranında tek bir çalışanı nasıl ekleyeceğinizi anlatır. Bu işi Çalışan Listesi Ekleme yetkisine sahip kullanıcılar (genellikle İK) yapar.
Başlamadan önce
En az bir şube tanımlı olmalı (Şube, departman ve pozisyon yapısını kurma).
Çalışanın TC Kimlik Numarası (yabancı uyruklularda vatandaşlık numarası), e-posta adresi ve cep telefonu elinizde olmalı.
Kıdem kaydını hemen açmak istiyorsanız işe giriş tarihi ve SGK sicil numarası da gerekir.
Adım adım
Sol menüden Çalışanlar > Çalışan listesi'ne gidin.
Sağ üstteki Ekle butonuna tıklayın. Şirketinizin kullanıcı limiti doluysa önce Koltuk Satın Al penceresi açılır; koltuk satın aldıktan sonra devam edebilirsiniz.
Çalışan Bilgilerini Ekleyiniz penceresinde zorunlu (*) alanları doldurun:
Adı, Soyadı, Cinsiyet, Uyruk
TC Kimlik Numarası (uyruk Türkiye ise 11 haneli ve algoritmaya uygun olmalı) ya da Vatandaşlık Numarası (diğer uyruklar)
Şube
Telefon Numarası: ülke kodunu seçip numarayı yazın. Türkiye numaraları +90 5XX XXX XX XX biçiminde kaydedilir.
E-posta ve Şifre. Şifre alanının yanındaki Şifre oluştur simgesiyle güçlü bir şifre üretebilirsiniz.
İsterseniz İkinci Adı ve Profil Fotoğrafı.
Çalışanın e-postasına şifre belirleme bağlantısı gitmesini istiyorsanız Giriş Bilgilerini E-Posta Gönder anahtarını açık bırakın.
Şirketinizde PDKS modülü açıksa PDKS Konumu kartı görünür. Alan isteğe bağlıdır: Konum seçin (isteğe bağlı) listesinden çalışanın QR kodunu okutacağı konumu seçin ya da boş bırakın. Listede her konumun adının altında adresi ve ili görünür; konum çoksa listenin üstündeki arama kutusuna ad, adres ya da il yazarak arayabilirsiniz. Seçimi kaldırmak için alandaki çarpıya tıklayın. Pasif rozetli konum seçilebilir, ama orada okutma konum yeniden Aktif yapılana kadar yapılamaz. Şirkette henüz konum yoksa alan kapalıdır ve kartta "Henüz PDKS konumu yok; PDKS Yönetimi > Konumlar'dan ekleyin." yazar. PDKS modülü kapalıysa kart hiç görünmez.
Kıdem kaydını şimdi açmak için Kıdem Bilgilerini Şimdi Gir anahtarını açın; İşe Giriş Tarihi ve SGK Sicil No alanları görünür ve zorunlu olur.
Kaydet'e tıklayın.
Sonuç
Çalışan Aktif Çalışanlar listesine eklenir ve ekran yeni çalışanın kaydına odaklanır.
Giriş Bilgilerini E-Posta Gönder açıksa çalışanın e-posta adresine, şifresini kendisinin belirleyeceği 7 gün geçerli, tek kullanımlık bir bağlantı gider. Şifre e-postayla gönderilmez. Çalışan bağlantıyı açar, Şifreni belirle ekranında şifresini belirler ve e-posta adresi ya da telefon numarasıyla giriş yapar. Bağlantı bir kez kullanılınca ya da süresi dolunca geçersiz olur.
PDKS Konumu seçtiyseniz çalışan kayıtla birlikte o konuma Birincil konum olarak atanır ve yalnız o konumda okutabilir. Çalışanın okutma sorumluluğu (PDKS Temel Kullanıcı Yetkisi) şirketin varsayılan sorumluluklarında yoksa o da kendiliğinden verilir. Atamayı PDKS Yönetimi > Çalışanlar'da çalışan detayının Erişim & QR sekmesinde görebilir, başka konum ekleyebilirsiniz (Haftalık planı izleme, konum yetkisi verme ve cihaz onaylama). Alanı boş bıraktıysanız PDKS ataması yapılmaz; konum yetkisi olmayan çalışan tüm konumlarda okutabilir.
Kıdem Bilgilerini Şimdi Gir açıksa kıdem kaydı otomatik açılır ve şirketin varsayılan izin politikasına göre izin hak edişi hesaplanır. Anahtar kapalıysa kıdem bilgisini daha sonra Sicil Bilgileri > Kıdem bölümünden girmeniz gerekir.
Sonraki adım: çalışana pozisyon ve yönetici atayın (Pozisyon ve yönetici atama).
Giriş bilgilerini sonradan yeniden göndermek için satır menüsünden Giriş Bilgilerini Gönder'i kullanın; çalışanın eski şifresi geçersiz olur ve e-postasına yeni bir şifre belirleme bağlantısı gider.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "Şirket içerisinde bu tckn bilgisine sahip bir Çalışan bulunmaktadır." uyarısı.
Neden: Aynı TC Kimlik Numarası şirkette (pasif çalışanlar dahil) kayıtlı.
Çözüm: Kişi daha önce çalıştıysa yeni kayıt açmak yerine Pasif Çalışanlar listesinden bulup Aktife Al ile geri alın (Çalışanı pasife alma).
Belirti: "TC Kimlik Numarası geçerli değil" ya da "TC numarası doğrulanamadı." uyarısı.
Çözüm: Numarayı kontrol edin. Yabancı uyruklu çalışan için önce Uyruk alanını doğru ülkeyle seçin; alan Vatandaşlık Numarası'na döner.
Belirti: "Bu SGK sicil numarası şirkette başka bir personele kayıtlı" ya da "İşe giriş tarihi ve SGK sicil numarası birlikte girilmelidir".
Çözüm: SGK sicil numarasını kontrol edin; kıdem anahtarı açıkken iki alanı birlikte doldurun.
Belirti: "Seçilen PDKS konumu bulunamadı. Silinmiş olabilir; başka bir konum seçin." uyarısı.
Neden: Seçtiğiniz konum, pencere açıkken PDKS ekranından silindi.
Çözüm: Liste kendiliğinden yenilenir ve seçim temizlenir; başka bir konum seçip tekrar Kaydet'e tıklayın ya da alanı boş bırakın.
Belirti: Pencerede PDKS Konumu kartı yok.
Neden: Şirketinizde PDKS modülü kapalı ya da paketinizde yok.
Çözüm: Modülü Ayarlar > Modüller'den açın (Şirket modüllerini açma ve kapatma) ya da yöneticinizden PDKS paketini isteyin. Çalışanı ekledikten sonra konumu PDKS ekranından da verebilirsiniz.
Belirti: Çalışan girişte "Mail adresi onaylanmadı." uyarısı alıyor.
Çözüm: Çalışanlar ekranında satır menüsünden Mail Onayı'nı seçip onaylayın.