Bu makale, işten ayrılan bir çalışanı Çalışanlar ekranında nasıl pasife alacağınızı ve gerektiğinde nasıl geri alacağınızı anlatır. Bu işi Çalışan Listesi Silme yetkisine sahip İK kullanıcıları yapar. Çalışan Listesi Silme yetkisi tek başına yeterlidir (eskiden kayıt sunucuda yalnız Çalışan Listesi Ekleme ile yazılabiliyordu).
Başlamadan önce
Çalışanın üzerinde zimmetli demirbaş varsa pasife almadan önce zimmeti düşürmeniz gerekir. Bunu pasife alma penceresinin ilk adımında yapabilirsiniz.
Çıkış bordrosu hesaplanacaksa çıkış tarihini ve SGK çıkış nedenini netleştirin.
Adım adım
Çalışanlar > Çalışan listesi ekranında çalışanın satırındaki işlem simgesine tıklayın ve Pasife Al'ı seçin.
Çalışanı pasife al penceresi açılır. Başlığın altında çalışanın adı, unvanı ve şubesi görünür; üstteki adım şeridi nerede olduğunuzu gösterir.
Zimmetler adımı yalnız çalışanın üzerinde zimmetli demirbaş varsa çıkar. Zimmetler düşürülmeden sonraki adıma geçilemez. Listede zimmetteki demirbaşlar seçili gelir; düşürmek istemediklerinizin seçimini kaldırın. Alttaki çubukta Zimmet düşür'e ve onay penceresinde yine Zimmet düşür'e tıklayın. Demirbaşlar depoya döner ve başka bir çalışana atanabilir. Tümü düşürülünce pencere kendiliğinden Ayrılış adımına geçer. Demirbaş Modülü Yönetimi yetkiniz yoksa liste yalnız görünür; zimmetleri bu yetkiye sahip birine düşürtün.
Ayrılış adımında Çalışan işten ayrıldı mı? sorusunu yanıtlayın:
Evet, işten ayrıldı (SGK çıkışı yapılır): İşten Ayrılma Tarihi ve Pasife Alınma Nedeni zorunludur. Neden listesinde SGK çıkış kodları kodlarıyla görünür; kodu ya da nedeni yazarak arayabilirsiniz. "Diğer nedenler" (22) seçilirse Ek Bilgiler alanı açılır. Yeniden işe alım durumu için Yok, Gri liste ya da Kara liste'den birini seçin: gri liste yollarınızı ayırdığınız ama ileride yeniden çalışabileceğiniz, kara liste ayıplı bir sebeple ayrılan ve yeniden çalışmak istemediğiniz kişiler içindir.
Hayır, yalnız pasife al (SGK çıkışı yapılmaz): yalnız Pasife Alınma Nedeni açıklaması girilir (en çok 250 karakter).
İşten Ayrılma Tarihi ileri bir günse altta Hesap kapatma zamanı bölümü açılır. Bu zaman, çıkışları dinleyen entegrasyonlarınızın (ör. hesapları kapatan bir IDM sistemine bağlı webhook) çıkışı ne zaman öğreneceğini belirler; Teamso'daki giriş, PDKS ve puantaj kapanışını değiştirmez. Hesap Kapatma Tarihi ve Saati zorunludur ve çıkış gününün 18:00'i ile dolu gelir; bugün ile çıkıştan sonraki 30 gün arasında bir zaman (Türkiye saati) seçebilirsiniz. Çıkış gününden önce bir zaman da seçilebilir: örneğin zimmetler cuma teslim alınıp resmi çıkış pazartesi yapılacaksa cuma 18:00'i seçin; bağlı sistemlerdeki hesaplar cuma kapanır, çalışan Teamso'da (giriş, PDKS, puantaj) çıkış gününe kadar aktif kalır. Entegrasyonlarınıza çıkış bildirimi kayıt anında değil bu zamanda gönderilir. Şirketinizde henüz çıkışları dinleyen aktif bir webhook yoksa bölümde bunu belirten bir not çıkar; bu zamandan önce eklenen webhook'lar çıkışı yine bu zamanda öğrenir.
Devam'a tıklayın. Zorunlu bir alan boşsa altında uyarı çıkar.
Özet ve onay adımında girdiklerinizi ve Kaydettiğinizde başlığı altında işlemin etkilerini kontrol edin:
Evet seçtiyseniz: giriş, PDKS ve puantaj çıkış günü başında kapanır; çıkış günü bordroda çalışılmış gün sayılır ve o güne ait PDKS basışları kaydedilmez (gerekirse bordro ekranında gün bilgisini düzeltin); SGK çıkış kodu çıkış kaydına yazılır. İleri tarihli çıkışta çalışanın o güne kadar aktif kalacağı ve entegrasyonlara bildirimin ne zaman gideceği de yazar.
Hayır seçtiyseniz: çalışan hemen pasife alınır ve SGK çıkışı yapılmaz. Çalışan, içinde bulunulan ay dahil bordro dönemlerine otomatik alınmaz; bu ay çalıştığı günler ödenecekse pasife almayı ayın bordrosunu kapattıktan sonra yapın.
Bir şeyi değiştirmek için Geri'ye ya da adım şeridindeki adıma tıklayın.
Pasife al'a tıklayın.
Birden çok çalışanı aynı anda pasife ya da aktife almak için İşlemler > Çoklu Pasife Alma / Çoklu Aktife Alma seçeneklerini kullanabilirsiniz. Çoklu pasife alma Excel şablonundaki Hesap Kapatma Zamanı sütunu isteğe bağlıdır (GG/AA/YYYY SS:DD); doldurulursa tekil penceredeki kurallar geçerlidir, okunamayan ya da aralık dışı değer o satırı hatalı sayar. Boş bırakılırsa ve şirketinizde çıkışları dinleyen bir entegrasyon varsa ileri tarihli çıkışlarda çıkış gününün 18:00'i kullanılır.
Sonuç
İşten Ayrılma Tarihi bugün ya da geçmişse çalışan hemen pasife alınır: sisteme girişi kapanır, PDKS kaydı ve puantaja dahil olma ayarı kapanır, aktif pozisyon kaydı sonlandırılır.
İleri bir tarih girdiyseniz çalışan o güne kadar aktif kalır; çıkış tarihinin başında aynı işlemler otomatik yapılır. Çıkış günü bordroda çalışılmış gün sayılır; o güne ait PDKS basışları kaydedilmez.
Hesap kapatma zamanı girdiyseniz entegrasyonlarınız çıkışı ancak o tarih ve saatte (dakika hassasiyetinde) öğrenir; böylece bağlı sistemdeki hesap erkenden kapanmaz. Bu zaman gelmeden çıkışı iptal ederseniz entegrasyona hiçbir bildirim gitmez. Entegrasyonu olan şirkette ileri tarihli bir çıkış başka bir yoldan (ör. Sicil Bilgileri toplu aktarımı) zamansız girilirse de çıkış gününün 18:00'i kullanılır.
Çıkış tarihi kapanmış bir bordro dönemine düşüyorsa uyarı görünür; o dönemin bordrosu ve SGK bildirimi bu tarihle uyuşmayabilir.
Çalışan Pasif sekmesine geçer. Çıkış için tanımlı bir offboarding anketi varsa anket otomatik gönderilir (E-Karşılama ve On/Off Boarding).
Yeniden işe alım durumu Kara liste seçilen kişi daha sonra E-Karşılama'dan çalışan listesine aktarılmak istenirse Teamso uyarır ve aktarım elle yapılmalıdır.
Çalışanı yeniden aktife alma
Çalışanlar ekranında üstteki Pasif sekmesini seçin.
Çalışanın satır menüsünden Aktife Al'ı seçin.
Çalışanın Aktife Alınması penceresinde İşe dönüş tarihi'ni girin (varsayılan bugün). Bordro, çıkış ile dönüş arasındaki ayları hariç tutar ve dönüş ayını bu günden başlatır. Çıkış tarihi geldiyse dönüş en erken çıkışın ertesi günü olabilir: bugün çıkışı yapılan çalışanda tarih yarınla gelir ve takvim daha önceki bir günü seçtirmez. Çıkış tarihi henüz gelmediyse aktife alma çıkışı iptal eder.
Onayla'ya tıklayın. Koltuk limitiniz doluysa önce koltuk açmanız gerekir.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "İşten çıkış tarihi işe giriş tarihinden önce olamaz."
Çözüm: Çıkış tarihini ya da Sicil Bilgileri > Kıdem'deki işe giriş tarihini kontrol edin.
Belirti: "İşe dönüş tarihi işten çıkış tarihinden (13.10.2026) sonra olmalıdır."
Çözüm: Dönüş tarihini parantezdeki çıkış gününden sonraki bir gün seçin. Çıkış günü çalışanın son iş günüdür; aynı gün dönüş olamaz.
Belirti: Pasife Al seçeneği görünmüyor.
Neden: Çalışan Listesi Silme yetkiniz yok ya da çalışan şirket yöneticisi rolünde.
Belirti: "Hesap kapatma zamanı bugün ile çıkıştan sonraki 30 gün arasında olmalıdır."
Çözüm: Hesap Kapatma Tarihi ve Saati'ni bugün ile çıkıştan sonraki 30 gün arasına çekin. Geçmiş bir zaman ya da çıkıştan 30 günden sonrası seçilemez.
Belirti: Hesap kapatma zamanı bölümü görünmüyor.
Neden: Çıkış tarihi bugün ya da geçmişte (çıkış hemen uygulanır ve entegrasyonlar o anda bilgilendirilir) veya Hayır (sadece pasife alma) seçili.
Belirti: İleri tarihli çıkışı iptal etmek istiyorum.
Çözüm: Çıkış tarihi gelmeden, çalışanın Düzenle / Değiştir > Sicil Bilgileri > Kıdem penceresindeki Pasif Kullanıcı Bilgisi sekmesinden kaydı silin; çıkış iptal edilir ve puantaj/PDKS ayarları geri açılır.