Bu makale, Çalışanlar > Sicil bilgileri ekranını anlatır. Ekran, bir çalışanın Düzenle / Değiştir > Sicil Bilgileri sekmesindeki bölümleri tüm çalışanlar için tek yerde listeler. Ekranı Çalışan Listesi Ekleme yetkisine sahip kullanıcılar görür. Kartların alanları ve tek tek nasıl doldurulduğu Sicil bölümlerini doldurma ve Ücret bilgisi girme makalelerinde anlatılır.
Başlamadan önce
Bazı bölümler ek yetki ya da modül ister: Ücret için ücret görüntüleme yetkisi, Hak Edişler için İzin modülü, E-Belgeler için E-Belge yetkisi, E-Bordrolar için E-Bordro yetkisi (bölümde yalnız bordrolarını görebildiğiniz çalışanlar listelenir: kendiniz ve bordro yöneticisi iseniz sorumlu olduğunuz şubelerin çalışanları), Zorunlu BES ve Yasal Bilgiler için bordro tarafındaki yetki. Yetkiniz olmayan bölüm kartı görünmez.
Adım adım
Sol menüden Çalışanlar > Sicil bilgileri'ne gidin. Üstte bölüm kartları yer alır: Pozisyon, Çalışma Yeri, Sözleşme, Grade, Ücret, Nüfus Bilgileri, Özel Alanlar, Medeni Durum, Aile Bilgileri, Yabancı Uyruklu, Kıdem, Pasif Kullanıcı Bilgisi, Hak Edişler, Çalışma Takvimi, Çalışan Dosyaları, E-Belgeler, E-Bordrolar, Zorunlu BES, Yasal Bilgiler. Her kartta "kaydı olan / toplam" çalışan sayısı yazar. Satıra sığmayan bölümler sağdaki Diğer düğmesinin altındadır; düğmedeki sayı orada kaç bölüm olduğunu gösterir. Telefonda Diğer yoktur, kartları parmağınızla yana kaydırırsınız.
Bir karta ya da Diğer panelindeki bir bölüme tıklayın. Seçtiğiniz bölüm şeritte görünür kalır. Altta, tek kartta o bölümün tüm çalışanlar için listesi açılır.
Listenin üstündeki sekmelerden Eksik'i seçerek o bölümde kaydı olmayan çalışanları listeleyin (Tümü, Kaydı olan ve Eksik sekmelerinde çalışan sayısı yazar). Kaydı olmayan satırlarda Kayıt yok etiketi görünür.
Tek arama kutusuna (Çalışan, şube ya da alan ara) yazın: ad, sicil no, şube, departman, pozisyon ve bölümün metin alanlarında arar. Yanındaki Şube çipiyle ve bölümün seçenekli alanının çipiyle (ör. Ücret bölümünde Net / Brüt) daraltın; bölümün diğer seçenekli alanları (ör. Periyot, Para birimi) Süzgeç ekle altındadır. Seçili çipin yanındaki × o süzgeci, Tümünü temizle aramayı ve süzgeçleri kaldırır. Sağdaki Sırala ile ya da sütun başlığına tıklayarak her sütuna göre artan, azalan sıralayın ya da sıralamayı kaldırın. Sıralama yokken liste Çalışanlar ile aynı sıradadır: en son eklenen çalışan en üstte (Varsayılan: en son eklenen en üstte).
Bir satırdaki düğmeyle (Görüntüle / Düzenle) çalışanın o bölüm penceresini açıp kaydı düzenleyin. Kaydı olmayan çalışana kayıt eklemek için satırdaki Kayıt ekle'yi ya da sayfa başlığındaki Ekle'yi kullanın; Ekle önce çalışan seçtirir.
Eksik bilgisi olan çalışanları kişi kişi görme
Şeridin ilk kartı Eksik bilgiler'dir; kartta eksik bilgisi olan kişi sayısı yazar. Ana sayfadaki "Sicil bilgisi eksik: n kişi" işine tıkladığınızda da bu bölüm açılır ve sayı aynıdır.
Eksik bilgiler kartına tıklayın. Nüfus Bilgileri, Pozisyon, Kıdem, Çalışma Yeri ya da Sözleşme bölümlerinden en az biri girilmemiş aktif çalışanlar listelenir; yalnız sorumlu olduğunuz şubelerin kişileri görünür.
Eksik bölümler sütununda kişinin girilmemiş bölümleri ayrı düğmeler olarak yazar (ör. Kıdem, Sözleşme).
Bir bölüme tıklayın. O kişinin o bölüm penceresi açılır; kaydı girip kapatınca liste ve kart sayısı yenilenir, bölümleri tamamlanan kişi listeden düşer.
Kişiyi aramak için Çalışan ara kutusunu kullanın.
Excel ile toplu giriş
Bölümü seçtikten sonra sayfa başlığındaki Excel ile Ekle'ye tıklayın. Bölüm Excel ile girilemiyorsa nedeni uyarı olarak yazar.
Excel Şablonunu İndir ile şablonu indirin. Şablon, yetkili olduğunuz aktif çalışanlarla dolu gelir; Açıklamalar sayfasında her sütunun kuralı yazar. Kırmızı başlıklı sütunlar zorunludur.
Kayıt eklemek istediğiniz çalışanların satırlarını doldurun; boş satırlar yok sayılır.
Dosyayı seçip Dosyayı Kontrol Et'e tıklayın. Hatalı ve uyarılı satırlar listelenir; Yalnız hatalı ve uyarılı satırları göster ile süzebilirsiniz.
Hata yoksa {sayı} Kaydı Kaydet'e tıklayıp onaylayın.
Hatalı satır varken hiçbir kayıt yazılmaz; düzeltip dosyayı yeniden yükleyin. Her satır, çalışanın ilgili penceresinden tek tek eklenmiş gibi kaydedilir.
Bazı bölümlerde farklı akış vardır: Hak Edişler bölümünde Excel ile Ekle, İzin modülünün toplu izin girişini; Yasal Bilgiler bölümünde bordronun Yasal Bilgiler Excel'ini kullanır. Çalışan Dosyaları her kayıt için dosya yüklemesi istediğinden Excel ile girilmez. Çalışma Takvimi, E-Belgeler ve E-Bordrolar kayıtları bu ekrandan eklenmez; kendi süreçlerinde oluşur. Pasif Kullanıcı Bilgisi satırdan tek tek eklenmez; tek çalışan için Çalışanlar ekranındaki Pasife Al'ı kullanın (Çalışanı pasife alma). Hak Edişler bölümünde yalnız İzin politikası sütunu yer alır; çalışanların gün bakiyeleri için İzin raporu ekranını kullanın.
Sonuç
Kaydettiğiniz kayıtlar çalışanın sicil bölümlerine eklenir ve kart sayaçları güncellenir.
Pozisyon bölümünden girilen yöneticiler onay süreçlerinde kullanılır (Pozisyon ve yönetici atama).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "Bu bölümü görüntüleme yetkiniz yok."
Çözüm: İlgili bölüm için gereken yetkiyi Sorumluluk Yönetme ekranından isteyin (Sorumluluk yönetimi).
Belirti: "Bu bölüm şu an Excel ile girilemez"
Neden: Bölüm için Excel girişi kapalı ya da yetkiniz yok.
Çözüm: Kaydı satırdan tek tek ekleyin.
Belirti: E-Bordrolar bölümünde bir çalışan görünmüyor ya da "Bu çalışanın e-bordrolarını görme yetkiniz yok" yazıyor.
Neden: E-bordroları çalışanın kendisi ve çalışanın şubesinden sorumlu bordro yöneticisi görebilir. Yalnız E-Bordro görüntüleme yetkisi ya da şirket yöneticisi rolü başkalarının bordrolarını açmaya yetmez; şubesi atanmamış çalışanın bordrosu da bu bölümde listelenmez.
Çözüm: Bordro yöneticisi yetkisini ve ilgili şubenin sorumluluğunu isteyin ya da çalışana şube atayın (Sorumluluk yönetimi).