Bu makale, Çalışanlar > Çalışan listesi ekranında bir çalışanı nasıl bulacağınızı ve satırındaki işlem menüsüyle neler yapabileceğinizi anlatır: temel bilgileri ve şifreyi değiştirme, not tutma, servis/izin kuralı/takvim/şube atama, giriş bilgilerini yeniden gönderme, e-posta onayı ve çalışan listesini Excel olarak indirme. Bu işleri İK kullanıcıları yapar; her işlem için gereken yetki aşağıdaki tabloda yazar.
Çalışan ekleme, pasife alma ve sicil bölümleri kendi makalelerinde anlatılır: Çalışan ekleme, Çalışanı pasife alma, Sicil bölümlerini doldurma.
Başlamadan önce
Çalışanlar ekranını Çalışan Listesi Görüntüleme yetkisi olan herkes görür. Şube bazlı yetkisi olan kullanıcı yalnız sorumlu olduğu şubelerin çalışanlarını görür.
Satır menüsündeki seçenekler yetkinize göre değişir:
İşlem | Gereken yetki | Not |
Düzenle / Değiştir | Çalışan Listesi Güncelleme ya da Çalışan Listesi Ekleme | Sekmeler yetkiye göre açılır (aşağıda) |
Not | Çalışan Listesi Güncelleme | |
Atama Yap | Çalışan Listesi Güncelleme, İletişim Yönetici Yetkisi, İzin Kuralı Listesi Ekleme ya da Şirket Ayarları Görüntüleme | Yalnız aktif çalışanlarda |
Giriş Bilgilerini Gönder | Çalışan Listesi Ekleme ya da Çalışan Listesi Güncelleme | Şirket yöneticisi (admin) hesaplarında görünmez |
Mail Onayı | Çalışan Listesi Ekleme ya da Çalışan Listesi Güncelleme | Yalnız e-postası onaylanmamış çalışanda |
Atanmış Demirbaş Listesi | Demirbaş Modülü Yönetimi | |
Veri Girişi Talebi | Veri Girişi Talebi Yönetme | |
Pasife Al / Aktife Al | Çalışan Listesi Silme |
Adım adım: çalışanı bulma
Sol menüden Çalışanlar > Çalışan listesi'ne gidin.
Listenin üstündeki Aktif, Pasif ve Tümü sekmelerinden birini seçin (her sekmede çalışan sayısı yazar). Pasife alınmış çalışanlar Pasif ve Tümü sekmelerinde görünür.
Çalışan adıyla ara kutusuna ad ya da soyadı yazın; liste siz yazdıkça süzülür. Yanındaki Şube, Departman ve Pozisyon çipleriyle daraltın; her çipte birden çok değer seçebilirsiniz, seçili çipler birlikte uygulanır (ör. bir şube ve o şubedeki bir departman). Süzgeç ekle düğmesi Çalışma yılı, Mail Onay (Onaylandı / Onaylanmadı) ve Veri Girişi Talebi süzgeçlerini açar (telefonda alttan açılan panelde). Süzgeçler aramayla ve birbiriyle birlikte çalışır; Excel'e aktarma da hepsine uyar. Bir çipi kaldırmak için yanındaki ×'e, aramayı ve tüm süzgeçleri kaldırmak için Tümünü temizle'ye basın. Seçimleriniz sayfa adresinde tutulur; sayfayı yenileyince ya da bağlantıyı paylaşınca aynı liste açılır.
Çalışma süresine göre süzmek için Süzgeç ekle panelindeki Çalışma yılı bölümünü kullanın. Hazır seçimlerden birini seçin (ör. 2 yılı dolanlar) ya da En az ve En fazla alanlarına yıl yazın. Örneğin yalnız 3 yılını doldurmuş ama 4 yılı dolmamış çalışanlar için iki alana da 3 yazın. Yıl, çalışanın işe giriş tarihinden bugüne tamamlanan yıldır; işe giriş tarihi girilmemiş çalışanlar filtreye uymaz. Çalışma yılı filtresi ve sütunu yalnız şirket yöneticisine, Çalışan Listesi Ekleme / Güncelleme ya da Bordro Yöneticisi yetkisi olanlara görünür.
Sonuçlar tabloda listelenir: Adı, Şube, Departman, Pozisyon, İşe giriş (işe giriş tarihi ve altında çalışma süresi, ör. 3 yıl 9 ay), Sicil no, E-posta ve İşlemler. Sicil no ve E-posta sütunlarını şirket yöneticisi ve Çalışan Listesi Ekleme yetkisi olanlar görür. E-posta onayı ve veri girişi talebi ayrı sütun değildir: ilgilenmeniz gerektiğinde adın altında küçük bir rozet çıkar (E-posta onayı bekliyor; Bekleniyor, Veri Girişi Yapıldı, Onay Bekleniyor, Reddedildi). İşe giriş başlığına tıklayarak en uzun ya da en kısa çalışma süresine göre sıralayabilirsiniz. Sayfanın altından sayfalar arasında gezinin. Çalışan Listesi Ekleme ya da Çalışan Listesi Güncelleme yetkiniz varsa ilk sütunda seçim kutuları bulunur; bunlarla toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi yaparsınız (Toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi).
Listedeki Şube, çalışanın kayıtlı şubesidir; şube bazlı yetkiler ve listeler buna göre çalışır. Bu şubeyi Atama Yap > Şube ile değiştirirsiniz. Pozisyon kaydındaki şube ayrı bir bilgidir (Pozisyon ve yönetici atama).
Adım adım: satır menüsünü açma
Çalışanın satırındaki işlem simgesine tıklayın.
Menüden yapmak istediğiniz işlemi seçin. Seçenekler yetkinize ve çalışanın durumuna göre değişir.
Düzenle / Değiştir: Temel Bilgiler
Satır menüsünden Düzenle / Değiştir'i seçin. Pencere Temel Bilgiler sekmesiyle açılır.
Alanları güncelleyin: Adı, İkinci Adı, Soyadı, Cinsiyet, Uyruk, TC Kimlik Numarası (uyruk Türkiye değilse Vatandaşlık Numarası), Telefon Numarası ve E-posta. Yıldızlı alanlar zorunludur; TC Kimlik Numarası geçerlilik kontrolünden geçer.
Çalışan ID alanına şirketinizdeki sicil numarasını yazabilirsiniz. Aynı Çalışan ID başka bir çalışanda varsa "Ekleme başarısız. Bu Çalışan ID bilgisi mevcut." uyarısı çıkar.
Güncelle'ye tıklayın ve "Çalışan güncellemek istediğinize emin misiniz?" sorusuna Evet deyin.
Bilmeniz gerekenler:
Temel alanları değiştirmek Çalışan Listesi Güncelleme, Çalışan ID'yi değiştirmek Çalışan Listesi Ekleme yetkisi ister. Yetkiniz olmayan alanlar gri görünür.
E-posta'yı değiştirirseniz çalışana yeni adrese hoş geldin e-postası gider ve e-posta onayı sıfırlanır; çalışan yeni adresi onaylayana kadar adın altında E-posta onayı bekliyor rozeti görünür (gerekirse Mail Onayı ile elle onaylayın).
Aynı TC Kimlik Numarası şirkette başka bir çalışanda kayıtlıysa güncelleme reddedilir.
Kendi kaydınızı güncellerseniz oturumunuz kapanır; yeniden giriş yapın.
Düzenle / Değiştir: Şifre Değiştir
Çalışan şifresini unuttuysa ona yeni bir şifre belirleyebilirsiniz. Sekme Çalışan Listesi Güncelleme yetkisiyle görünür.
Düzenle / Değiştir penceresinde Şifre Değiştir sekmesine geçin. Üstte Giriş e-postası: satırında çalışanın e-postası görünür (burada değiştirilmez).
Yeni şifre ve Yeni şifre (tekrar) alanlarını doldurun ya da Güçlü şifre üret'e tıklayın: 12 karakterlik bir şifre üretilir, iki alana da yazılır ve görünür olur. Kopyala şifreyi panoya alır; çalışana iletmek için kaydetmeden önce kopyalayın. Alanların altındaki En az 6 karakter ve Şifreler eşleşiyor maddeleri siz yazarken karşılandıkça yeşil işaret alır. Şifre gücü çubuğu (Zayıf, Orta, Güçlü) yalnız bilgi verir; kuralları sağlayan her şifre kabul edilir.
Sağdaki Değiştirince ne olur? kutusunu okuyup Şifreyi değiştir'e tıklayın.
Bir alan boşsa, şifre 6 karakterden kısaysa ya da iki şifre aynı değilse ilgili alanın altında kırmızı bir açıklama çıkar (ör. "İki şifre aynı değil.") ve istek gönderilmez. Şifre hemen değişir; çalışana "şifreniz değişti" bildirimi gider ama yeni şifre gitmez, yeni şifreyi ona siz iletin. Çalışanın şifresini kendisinin belirlemesini istiyorsanız Giriş Bilgilerini Gönder'i kullanın; e-postasına şifre belirleme bağlantısı gider.
Şirket yöneticisi dışındaki kullanıcılar yalnız sorumlu oldukları şubelerdeki çalışanların şifresini değiştirebilir. Şirket yöneticisinin şifresini yalnız kendisi ya da başka bir şirket yöneticisi değiştirebilir; sizde olmayan bir yetkiye sahip (sizden daha yetkili) bir çalışanın şifresi de değiştirilemez. Bu durumlarda formun altında "Bu çalışanın şifresini değiştiremezsiniz." uyarısı çıkar. Başka biri şifreyi değiştirdiğinde çalışanın açık oturumları kapanır ve yeniden giriş yapması gerekir. Aynı kurallar Giriş Bilgilerini Gönder için de geçerlidir.
Düzenle / Değiştir: Sicil Bilgileri
Sicil Bilgileri sekmesi Çalışan Listesi Ekleme yetkisiyle görünür ve çalışanın sicil bölümlerini (pozisyon, ücret, kıdem, nüfus, aile, belgeler, yasal bilgiler…) içerir. Bölümlerin tek tek nasıl doldurulduğu Sicil bölümlerini doldurma, Ücret bilgisi girme ve Pozisyon ve yönetici atama makalelerinde anlatılır.
Not
Çalışanla ilgili İK'nın kendi kullanımı için kısa notlar tutar. Notları çalışan görmez.
Satır menüsünden Not'u seçin. Notlar penceresi açılır; eklenen notlar en yenisi üstte, metinleri tam okunur hâlde listelenir. Her notun üstünde ne zaman eklendiği yazar ("3 gün önce"); üzerine gelince tam tarih ve saat görünür. Hiç not yoksa "Henüz not yok" yazar.
Üstteki Yeni not alanına notu yazın (en çok 250 karakter, sayaç sağ altta) ve Kaydet'e tıklayın (Ctrl + Enter da kaydeder). Not, ikinci bir pencere açılmadan listeye eklenir.
Bir notu düzenlemek için kalem simgesine tıklayın; metin yerinde düzenlenir, Güncelle ile kaydedin. Silmek için çöp kutusu simgesine tıklayın ve notun altında çıkan "Bu not silinsin mi?" sorusunda Sil'i seçin.
Atama Yap
Çalışanı tek tek servise, izin kuralına, çalışma takvimine, resmi tatil takvimine ya da şubeye atar. Hepsi tek pencerede yapılır. Toplu atama için ilgili modülün ekranını kullanın.
Satır menüsünden Atama Yap'ı seçin. Atama yap penceresi açılır; başlığın altında çalışanın adı ve unvanı yazar.
Soldaki listeden atama türünü seçin. Yalnız yetkiniz olan türler görünür ve her türün altında çalışanın şu anki değeri yazar (ör. "Şu an: Merkez"; hiç atama yoksa Atanmamış):
Servis (İletişim Yönetici Yetkisi)
İzin kuralı (İzin Kuralı Listesi Ekleme)
Çalışma takvimi (Şirket Ayarları Görüntüleme)
Resmi tatil takvimi (Şirket Ayarları Görüntüleme)
Şube (Çalışan Listesi Güncelleme)
Sağda Mevcut satırı çalışanın şu anki değerini gösterir. Yeni ... listesinden (ör. Yeni şube) yeni değeri seçin. Şu anki değer listede Şu an rozetiyle işaretlidir ve seçilemez. Servis'te ayrıca Durak adı'nı yazın; aynı serviste yalnız durağı da değiştirebilirsiniz (şu anki servisi seçince durak alanı şu anki durakla dolar).
Değişiklik satırında eski ve yeni değeri kontrol edip Kaydet'e tıklayın. Kaydet yalnız geçerli bir değişiklik varken açılır; kapalıyken nedeni pencerenin altında yazar (ör. "Seçtiğiniz değer zaten atanmış.").
Kaydedince "... ataması kaydedildi." bildirimi çıkar, pencere kapanır ve liste yenilenir. Türlere göre sonuç:
Servis: çalışanın servisi varsa yenisiyle değişir; servis doluysa "Servis kapasitesi yeterli değil." uyarısı çıkar (Servis yönetimi).
İzin kuralı: çalışanın önceki kuralı kapanır. Pencere de uyarır: izin hakları yeni kurala göre işe giriş tarihinden yeniden hesaplanır (her gece 03:00'te) ve önceki kuralın bakiyesi yeni kurala aktarılmaz (İzin kuralları).
Çalışma takvimi: çalışanın önceki takvimi bu takvimle değişir (Çalışma takvimi).
Resmi tatil takvimi: çalışan seçtiğiniz takvime eklenir (Resmi tatil takvimi).
Şube: çalışanın kayıtlı şubesi değişir; çalışan bundan sonra yeni şubenin sorumlularının listelerinde görünür. Pozisyon kaydındaki şube değişmez (pencere bunu da hatırlatır); gerekirse yeni pozisyon kaydı da ekleyin. Entegrasyonlarınızda webhook tanımlıysa şube değişikliği bildirilir.
Giriş Bilgilerini Gönder
Çalışan şifresini unuttuysa ya da hoş geldin e-postası kaybolduysa kullanılır.
Satır menüsünden Giriş Bilgilerini Gönder'i seçin. Giriş bilgilerini gönder penceresi açılır.
Alıcı satırında çalışanın adını ve bağlantının gideceği e-posta adresini kontrol edin. Maddeler ne olacağını özetler: mevcut şifresi hemen geçersiz olur ve açık oturumları kapanır, e-postasına 7 gün geçerli, tek kullanımlık bir bağlantı gider, şifre e-postada yer almaz.
Bağlantıyı gönder'e tıklayın. Vazgeçmek için Vazgeç'e basın.
Çalışanın kayıtlı e-posta adresi yoksa satırda "Kayıtlı e-posta adresi yok" yazar, Bağlantıyı gönder pasif kalır ve altta "Bağlantı gönderilemez: önce Düzenle ile e-posta adresini ekleyin." açıklaması görünür.
Çalışanın eski şifresi hemen geçersiz olur; kayıtlı e-posta adresine şifresini belirleyeceği bağlantı gönderilir. Çalışan bağlantıyı açıp Şifreni belirle ekranında yeni şifresini belirler. E-posta adresinin doğru olduğundan emin olun.
Birden fazla çalışana giriş bilgisi göndermek için tabloda çalışanları seçip Giriş bilgilerini gönder'e ya da İşlemler > Çoklu İşlemler > Toplu Giriş Bilgisi Gönderimi'ne tıklayın (Toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi).
Mail Onayı
E-posta adresi onaylanmamış çalışan giriş yaparken "Mail adresi onaylanmadı." uyarısı alır. Çalışan onay e-postasını bulamıyorsa adresi siz onaylayabilirsiniz.
Adının altında E-posta onayı bekliyor rozeti olan çalışanın satır menüsünden Mail Onayı'nı seçin.
Mail Onayı penceresinde çalışanın adı ve onaylanacak e-posta adresi yazar. E-postayı onayla'ya tıklayın.
Rozet kalkar ve çalışan giriş yapabilir.
Birden fazla çalışanın adresini onaylamak için tabloda çalışanları seçip Mail onayla'ya ya da İşlemler > Çoklu İşlemler > Toplu Mail Onayı'na tıklayın. Mail onayı bekleyenlerin tümünü seç (N) ile onay bekleyen herkesi tek seferde seçebilirsiniz (Toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi).
Atanmış Demirbaş Listesi
Demirbaş listesi penceresinde çalışana zimmetli demirbaşlar (marka ve model, seri no, atama tarihi, açıklama, durum) listelenir. Demirbaşları seçip alttaki çubuktan Zimmet düşür'e tıklarsınız; Zimmet formu formu aynı pencerede açar. Hiç demirbaş yoksa "Bu çalışana zimmetli demirbaş yok" yazar ve Demirbaşlara git sizi Demirbaşlar sayfasına götürür. Ayrıntılar için Demirbaş zimmetleme ve zimmet düşürme makalesine bakın.
Adım adım: çalışan listesini Excel olarak indirme (Listelerim)
Listeyi daraltmak istiyorsanız önce arama kutusu ve süzgeçlerle süzün (ör. Şube / Departman / Pozisyon: Ankara Şubesi ya da Çalışma yılı). İndirilen dosya bu süzmeye uyar.
Sağ üstteki Excel düğmesine tıklayın ve Aktif listeyi indir ya da Pasif listeyi indir'i seçin. Liste o anki arama ve süzgeçlere uyar. Sağ altta Liste hazırlanıyor bildirimi çıkar; bildirimde liste adı ve süzgeç özeti (ör. "Ankara Şubesi, 42 kayıt") yazar. Dosya arka planda hazırlanır, bu sırada başka sayfaya geçebilirsiniz.
Liste hazır olunca sağ altta Liste hazır bildirimi çıkar; İndir'e tıklayın.
Bildirimi kapattıysanız Excel > Listelerim ya da İşlemler > Listelerim'i açın. Listeler Liste, Durum, İstek zamanı ve Dosya ile görünür; durumu Hazır olan satırda İndir'e tıklayın (Listeyi Excel olarak indirme ve Listelerim).
Dosyada çalışan başına ad soyad, TC kimlik no, işe giriş ve doğum tarihi, eğitim durumu, şube, departman, pozisyon, yönetici, adres, il, telefon, IBAN, e-posta ve durum sütunları bulunur; pasif listede ayrıca çıkış tarihi ve çıkış nedeni yer alır. Şirket yöneticisi tüm çalışanları, diğer kullanıcılar yalnız sorumlu oldukları şubelerin çalışanlarını alır. Süzmeye uyan çalışan yoksa durum Kayıt yok olur; hazırlama hata verirse Hata görünür, satırdaki Tekrar dene aynı süzgeçlerle yeniden hazırlatır.
İşlemler menüsünün Çoklu İşlemler bölümündeki Toplu Çalışan Ekle, Toplu Pozisyon Ekle, Çoklu Veri Giriş Talebi, Çoklu Pasife Alma, Çoklu Aktife Alma, Toplu Mail Onayı ve Toplu Giriş Bilgisi Gönderimi kendi makalelerinde anlatılır: Excel ile toplu çalışan ekleme, Pozisyon ve yönetici atama, Veri girişi talebi, Çalışanı pasife alma, Toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi.
Sonuç
Temel Bilgiler, şube ve atama değişiklikleri hemen kaydedilir ve liste yenilenir.
E-posta giden işlemler: Giriş Bilgilerini Gönder (şifre belirleme bağlantısı), Şifre Değiştir (çalışana "şifreniz değişti" bildirimi) ve e-posta adresinin değiştirilmesi (yeni adrese doğrulama e-postası, eski adrese "e-posta adresiniz değişti" bildirimi). Not, Mail Onayı ve atamalar e-posta göndermez.
Notlar yalnız Çalışanlar ekranında, Not seçeneğini görebilen kullanıcılara görünür.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Satır menüsünde Giriş Bilgilerini Gönder, Veri Girişi Talebi ya da Pasife Al yok.
Neden: Çalışan şirket yöneticisi (admin) hesabı; bu işlemler yönetici hesaplarında gösterilmez. Ya da yetkiniz yok.
Çözüm: Yetkileri tablodan kontrol edin.
Belirti: Atama Yap menüde yok.
Neden: Çalışan pasif ya da tablodaki yetkilerin hiçbiri sizde yok.
Belirti: Atama yap penceresinde yalnız Şube görünüyor.
Neden: Diğer atama türleri için ilgili modül yetkisi gerekir (servis, izin kuralı, takvim).
Belirti: Atama yap penceresinde Kaydet kapalı.
Neden: Yeni değer seçilmedi, servis için durak adı boş ya da seçtiğiniz değer zaten atanmış. Nedeni pencerenin altında yazar.
Belirti: "Ekleme başarısız. Bu Çalışan ID bilgisi mevcut."
Çözüm: Çalışan ID şirkette tekil olmalıdır; başka bir değer girin.
Belirti: Çalışan giriş yaparken "Mail adresi onaylanmadı." uyarısı alıyor.
Çözüm: Mail Onayı ile adresi onaylayın.
Belirti: İndirilen listede bazı çalışanlar yok.
Neden: Liste o anki aramaya, süzgeçlere ve sorumlu olduğunuz şubelere göre hazırlanır.
Çözüm: Aramayı ve süzgeçleri (Tümünü temizle) temizleyip listeyi yeniden isteyin.
Belirti: Giriş Bilgilerini Gönder "Şirket yöneticisinin şifresini sıfırlayamazsınız" uyarısı veriyor.
Neden: Şirket yöneticisinin giriş bilgilerini yalnız başka bir şirket yöneticisi sıfırlayabilir. Bu işlem için Çalışan Listesi Ekleme veya Güncelleme yetkisi gerekir.
Belirti: Şifre Değiştir "Bu çalışanın şifresini değiştiremezsiniz." uyarısı veriyor.
Neden: Çalışan şirket yöneticisi, sorumlu olduğunuz şubelerin dışında ya da sizde olmayan bir yetkiye sahip.
Çözüm: Şifreyi bir şirket yöneticisine değiştirtin.