Bu makale, işe alınacak bir kişiyi Çalışanlar > E-karşılama listesi'ne nasıl ekleyeceğinizi anlatır. Bu işi E-Karşılama Ekleme yetkisine sahip İK kullanıcıları yapar. Eklenen kişi henüz çalışan değildir; Çalışanlar listesinde görünmez, yalnız E-Karşılama formunu doldurabilir.
Başlamadan önce
Kişinin TC Kimlik Numarası (yabancı uyruklularda vatandaşlık numarası), e-posta adresi ve cep telefonu elinizde olmalı.
Kişinin çalışacağı şube tanımlı ve aktif olmalı; onay süreci şubeye göre işler.
O şubeden sorumlu olmalısınız: kendi şubeniz ya da size şube yetkisi verilen şubeler. Şube listesinde yalnız bunlar görünür (organizasyon yetkisi gerekmez); tek şube varsa otomatik seçilir.
Adım adım
Sol menüden Çalışanlar > E-karşılama listesi'ne gidin.
Ekle'ye tıklayın.
Çalışan Bilgilerini Ekleyiniz penceresini doldurun:
İsteğe bağlı: İkinci Adı, Cinsiyet
Zorunlu: Adı, Soyadı, Uyruk, TC Kimlik Numarası (Türkiye için 11 hane) ya da Vatandaşlık Numarası, Şube, Telefon Numarası, E-posta
İsteğe bağlı Şifre. Boş bırakılırsa 8 haneli bir şifre otomatik üretilir.
Telefon Numarası geçerli bir numara olmalı; giriş bilgileri ve doğrulama kodu bu numaraya SMS ile gider. Eksik ya da hatalı numarada "Geçerli telefon numarası giriniz." uyarısı çıkar ve kayıt yapılmaz. Ad ve soyad yazdığınız gibi saklanır, büyük harfe çevrilmez.
Kaydet'e tıklayın.
Sonuç
Kişi listeye Talep Edilmedi durumuyla eklenir.
Kişinin e-posta adresine, şifresini belirleyeceği 7 gün geçerli ve tek kullanımlık bir bağlantı gider (şifre e-postayla gönderilmez); SMS ile e-posta adresi ve şifresi gönderilir.
Kişi bu bilgilerle giriş yapabilir ama siz Veri Girişi Talep Et demeden form açılmaz; girişte "Veri girişi talep edilmedi." uyarısı görür. Sonraki adım: Veri girişi talep etme.
Listedeki diğer işlemler
Satırdaki işlem simgesine tıklayınca açılan menüde (yetkinize göre):
Düzenle: ad, kimlik, telefon ve e-posta bilgilerini günceller. Telefon burada da geçerli bir numara olmalı.
Şifre Değiştir: kişinin şifresini siz belirlersiniz. Pencerede Yeni şifre ve Yeni şifre (tekrar) alanlarını doldurun ya da Güçlü şifre üret'e tıklayıp Kopyala ile alın; En az 6 karakter ve Şifreler eşleşiyor maddeleri siz yazarken yeşil işaret alır. Şifreyi değiştir'e tıklayın. Şifre hemen değişir ve kişiye e-posta gitmez; yeni şifreyi ona siz iletin.
Giriş Bilgilerini Gönder: Giriş bilgilerini gönder penceresinde kişinin adını ve bağlantının gideceği e-posta adresini kontrol edip Bağlantıyı gönder'e tıklayın. Kişinin eski şifresi geçersiz olur ve e-posta adresine yeni şifresini belirleyeceği 7 gün geçerli, tek kullanımlık bir bağlantı gönderilir; şifre e-postada yer almaz. Kayıtlı e-posta adresi yoksa düğme pasif kalır.
Şube Ataması: kişinin şubesini sorumlu olduğunuz aktif şubelerden birine değiştirir (kayıt onay sürecindeyken kullanılamaz).
Not: kişiye not ekler; işlem geçmişi de burada görünür. Okunmamış not varsa simge işaretli görünür.
İşe Başlangıç Tarihi: planlanan başlangıç tarihini girer (Onaylama ve çalışana aktarma).
Pasife Al / Aktife Al: kaydı pasif listesine alır ya da geri getirir. Listenin üstündeki Aktif / Pasif sekmeleriyle iki liste arasında geçebilirsiniz.
Sil: kaydı; adayın girdiği kimlik, adres ve banka bilgilerini, belgelerini, notlarını, işlem geçmişini ve yüklediği dosyaları kalıcı olarak siler. Çalışan listesine aktarılmış kişinin sicilindeki belgeler etkilenmez.
Excel: Sayfa başlığındaki Listeyi indir ile listeyi o anki sekme ve süzgeçle Excel olarak hazırlatırsınız. Hazır olunca sağ altta Liste hazır bildirimi çıkar ve İndir ile alırsınız; önceki listeler başlıktaki Listelerim'dedir (Listeyi Excel olarak indirme ve Listelerim).
Liste: Arama kutusuna kişinin adını yazabilir, Şube ve Durum çipleriyle, Süzgeç ekle altındaki Mail Onay ve Telefon Numarası Onayı ile listeyi süzebilirsiniz (aynı anda tek ölçüt geçerlidir: birini seçince arama ve diğerleri temizlenir). Sırala ile listeyi kişiye, şubeye, duruma (süreç sırasıyla) ya da onaylara göre sıralayın; tablo başlığına tıklamak da aynı sıralamayı verir. Dar ekranda ve telefonda kayıtlar kart olarak görünür.
Aday Takip Sistemi'nde işe alınan adayı Karşılamaya Aktar ile de bu listeye ekleyebilirsiniz; aday aynı şekilde giriş bilgilerini alır (Aday Takip Sistemi).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Aday giriş bilgilerini almadığını söylüyor.
Çözüm: E-posta ve telefonu Düzenle ile kontrol edip Giriş Bilgilerini Gönder'i kullanın.
Belirti: Ekle butonu görünmüyor.
Neden: E-Karşılama Ekleme yetkiniz yok.
Belirti: Şube listesinde "Sorumlu olduğunuz aktif şube yok" yazıyor ya da çalışacağı şube listede yok.
Neden: Kendi şubeniz pasif ya da o şube için şube yetkiniz yok.
Çözüm: Şirket yöneticinizden ilgili şube için şube yetkisi isteyin.