Aday formu tamamladığında kayıt, şubesi için tanımlı onay sürecine girer. Bu makale onaycıların ne yapacağını ve son adımda E-Karşılama Cevaplama yetkisine sahip İK kullanıcısının kişiyi nasıl çalışan yapacağını anlatır.
Başlamadan önce
Şube bazlı onay süreci Yapılandırma > E-karşılama > Onay süreci'nde tanımlı olmalı (Onay süreçleri). Tanımlı değilse kayıt doğrudan Yetkili Onayında durumuna geçer.
Aktarım yapacak kişide E-Karşılama Cevaplama yetkisi olmalı.
Kişinin çalışacağı şube, departman ve pozisyon Organizasyon Yönetimi'nde tanımlı olmalı.
Adım adım (onaycı)
Çalışanlar > E-karşılama listesi'nde durumu {sıra}. Onay Sürecinde olan ve sırası sizde olan kaydın satır menüsünden Detay'ı seçin.
Pencerede kişisel bilgiler, nüfus bilgileri ve belgeler görünür; aday sonradan bir alanı değiştirdiyse Değiştirilmiş Veriler bölümünde gösterilir. Belge satırlarından belgeleri açabilir, gerekirse tek tek reddedebilirsiniz.
Alttaki butonlardan birini seçin (Yeniden Gönder ve Reddet gerekçe ister; Onayla'da gerekçe isteğe bağlıdır):
Onayla: kayıt bir sonraki onaycıya geçer; son onaycıysanız Yetkili Onayında olur. Reddedilmiş belge varken Onayla kullanılamaz.
Yeniden Gönder: aday belirttiğiniz gerekçeyle formu düzeltir; durum Revizyon Bekleniyor olur ve adaya e-posta gider.
Reddet: pencere bunu açıklayıp ret nedenini ister. Süreç sonlanır, adayın yüklediği belgeler silinir (girdiği bilgiler kayıt silinene kadar saklanır), durum Reddedildi olur; adaya e-posta gönderilmez, aday giriş yapmayı denediğinde başvurusunun onaylanmadığını görür. Ret bildirimi e-postası (ilk adımdaki ret hariç) şubenin onay sürecindeki ilk onaycıya, şubede onay süreci yoksa kaydı ekleyen kişiye gider.
Kişinin sicil bilgilerinde düzeltme gerekiyorsa satır menüsündeki Sicil Bilgilerini Düzenleme ile bilgileri siz de güncelleyebilirsiniz. Askerlik durumu yalnız erkek adaylara sorulur; kadın adayda Askerlik Durumu bu pencerede boş, Çalışan Listesine Aktar penceresinde "-" görünür.
Adım adım (İK: başlangıç tarihi ve aktarım)
Satır menüsünden İşe Başlangıç Tarihi'ni seçin. Çalışan İşe Başlangıç Tarihleri penceresinde Başlangıç Tarihi Belirle ile planlanan tarihi girin. Listede Başlangıç Tarihi Yetkilisi ve Planlanan İşe Başlangıç Tarihi görünür.
Kayıt Yetkili Onayında iken satır menüsünden Çalışan Listesine Aktar'ı seçin. Başlangıç tarihi girilmemişse seçenek gri görünür.
Açılan pencerede bilgileri ve belgeleri son kez kontrol edip Çalışan Listesine Aktar'a tıklayın.
Pozisyon Bilgisi penceresinde Pozisyon Başlangıç Tarihi (başlangıç tarihinden gelir), Şube / Departman / Pozisyon ve Yönetici'yi seçip Kaydet'e tıklayın. Şube için bir yönetici tanımlıysa Yönetici alanı önceden dolu gelir. Yönetici, çalışanın onay süreçlerindeki yöneticisi olur (Pozisyon ve yönetici atama).
Sonuç
Başlangıç tarihi bugün ya da geçmişse kişi hemen çalışan olur: kullanıcı hesabı açılır, nüfus bilgileri ve onaylı belgeleri sicile, pozisyon ve yönetici bilgisi pozisyon kaydına aktarılır, kıdem kaydı başlangıç tarihiyle açılır ve kayıt E-Karşılama listesinden kalkar. Çalışan, E-Karşılama'da kullandığı e-posta ve şifreyle giriş yapmaya devam eder.
Başlangıç tarihi ileri bir günse kayıt Aktarım Bekleniyor olur ve o gün sabah 07:00'de otomatik aktarılır.
Aynı TC Kimlik Numarasıyla şirkette (aktif ya da pasif) bir çalışan varsa uyarı penceresi açılır: onaylarsanız mevcut çalışanın bilgileri E-Karşılama bilgileriyle güncellenir, pasifse aktife alınır. Kişi kara listedeyse aktarım yapılmaz, durum Kara Liste olur ve işlemleri elle yapmanız gerekir. Yeniden işe alınan çalışanın kıdem (işe giriş) tarihi otomatik güncellenmez; Sicil Bilgileri > Kıdem'i kontrol edin.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Detay seçeneği görünmüyor.
Neden: Kaydın sırası sizde değil ya da o şubenin onay sürecinde tanımlı değilsiniz.
Belirti: Çalışan Listesine Aktar görünmüyor.
Neden: Kayıt henüz Yetkili Onayında / Aktarım Bekleniyor durumunda değil ya da E-Karşılama Cevaplama yetkiniz yok.
Belirti: Onayla ya da Çalışan Listesine Aktar butonu pasif.
Neden: Reddedilmiş bir belge var.
Çözüm: Kayıt onay sürecindeyse adaydan belgeyi yeniden istemek için Yeniden Gönder'i kullanın; Yetkili Onayında ise kaydı Sıfırla ile baştan başlatın (Veri girişi talep etme).