Bu makale, E-Karşılama listesindeki kişilerden formu doldurmalarını ve belgeleri onaylamalarını nasıl isteyeceğinizi anlatır. Bu işi E-Karşılama Ekleme yetkisine sahip İK kullanıcıları yapar.
Başlamadan önce
Kişi E-Karşılama Listesi'nde Talep Edilmedi ya da Reddedildi durumunda olmalı ve bir şubesi olmalı. Yalnız bu kişiler talep penceresinde listelenir.
İsteyeceğiniz belgeler E-Belge modülünde bir E-Belge Grubu altında tanımlı olmalı. Hiç grup yoksa pencerenin üstünde nedeni ve yapılacak iş yazar, Kaydet pasif kalır: E-Belge Tipleri yetkiniz varsa E-Belge Tiplerine git bağlantısı çıkar; E-Belge modülü şirketiniz için kapalıysa şirket yöneticisi önce Ayarlar > Modüller'den modülü açar (Modülleri yönet).
Adım adım
Çalışanlar > E-karşılama listesi'nde Veri Girişi Talep Et'e tıklayın.
Veri Girişi Talebi penceresinde:
E-Karşılama Listesi (zorunlu): talep gönderilecek bir ya da birden çok kişiyi seçin.
E-Belge Grubu: bir grup seçin. Şubeye göre tanımlanmış gruplar Şubeye göre belirlenmiş grup etiketiyle görünür. Grup seçilince belgeler otomatik dolar.
E-Belge (zorunlu): grup içinden istemediğiniz belgeyi çıkarabilirsiniz. Sayfalı yapıdaki bir grup seçtiyseniz "Sayfalı yapıda bir grup seçtiniz, belge düzenlemesi yapılamıyor." uyarısı çıkar ve grubun tüm sayfaları istenir.
Reddedilme özelliğini aktif hale getir.: açarsanız aday belgeleri onaylamak yerine reddedebilir.
Kaydet'e tıklayın.
Sonuç
Seçilen kişilerin durumu Veri Girişi Bekleniyor olur (daha önce reddedilmiş kişide Revizyon Bekleniyor).
Kişiye "E-Karşılama – Veri Girişi" e-postası ve SMS gider; Teamso'ya giriş yapıp bilgilerini doldurması istenir.
Adayın göreceği ekranlar için bkz. Aday formunu doldurma.
Kaydı sıfırlama
Formu tamamlanmış bir kaydı baştan başlatmak için satır menüsünden Sıfırla'yı seçin. Sıfırla, kayıt onay sürecinde sizin sıranızdaysa, Yetkili Onayında durumundaysa ve E-Karşılama Cevaplama yetkiniz varsa ya da kayıt Aktarım Bekleniyor durumundaysa görünür. Onayladığınızda adayın girdiği bilgiler, belgeler ve başlangıç tarihleri silinir, durum Talep Edilmedi olur ve adaya bilgilendirme e-postası gider. Bu işlem geri alınamaz; ardından yeniden Veri Girişi Talep Et diyebilirsiniz.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Kişi E-Karşılama Listesi seçiminde görünmüyor.
Neden: Kişinin durumu Talep Edilmedi / Reddedildi değil ya da şubesi yok.
Çözüm: Şube atamak için satır menüsünden Şube Ataması'nı kullanın; süreçteki kaydı yeniden başlatmak için Sıfırla'yı kullanın.
Belirti: E-Belge alanı seçilemiyor.
Neden: Önce E-Belge Grubu seçilmeli ya da sayfalı bir grup seçilmiş.
Belirti: E-Belge Grubu listesi boş, pencerede "Tanımlı bir E-Belge grubu yok." ya da "E-Belge modülü şirketiniz için kapalı." uyarısı var.
Neden: Talep, E-Belge grubundaki belgelerle gönderilir; henüz grup tanımlanmamış ya da E-Belge modülü kapalı.
Çözüm: Modül kapalıysa şirket yöneticisi Ayarlar > Modüller'den E-Belge modülünü açar. Ardından E-Belge Tipleri ekranında belge tiplerini ve bir E-Belge Grubu oluşturun, sonra talebi yeniden açın.