Bu modül ne işe yarar
İki menü işe giriş ve çıkış süreçlerini kapsar:
E-Karşılama: İşe alınacak kişiyi (aday) çalışan olmadan önce sisteme alırsınız. Aday, kendisine gönderilen giriş bilgileriyle Teamso'ya girer; kişisel, aile, adres ve banka bilgilerini doldurur, istenen belgeleri onaylar veya yükler. Bilgiler şube bazlı onay sürecinden geçer, İK başlangıç tarihini belirleyip kişiyi Çalışan Listesine Aktar ile çalışan yapar.
On/Off Boarding: İşe başlayan çalışanlara belirli gün sonra (Onboarding) ve işten ayrılacak çalışanlara ayrılmadan önce (Offboarding) değerlendirme anketi gönderir; yeni çalışana bir buddy (rehber çalışan) atar.
Roller ve yetkiler
Yetkiler her menünün Sorumluluk Yönetme ekranından verilir; bkz. Sorumluluk yönetimi.
Rol | Sorumluluk | Neler yapabilir |
Admin (İK) | E-Karşılama Ekleme | E-Karşılama Listesi'ne kişi ekler, düzenler, siler; Veri Girişi Talep Et, İşe Başlangıç Tarihi, Giriş Bilgilerini Gönder, şube ataması, not ve şifre değiştirme işlemlerini yapar. |
Admin (İK) | E-Karşılama Cevaplama | Yetkili Onayında durumundaki kişiyi inceler, gerekirse sıfırlar ve Çalışan Listesine Aktar ile çalışan yapar. |
Onaycı | (onay sürecinde tanımlı kişi) | Kendi sırasındaki kaydı Detay'dan inceleyip Onayla, Reddet ya da Yeniden Gönder der. |
Herkes (yetkiye göre) | E-Karşılama Görüntüleme | Listeyi görür ve Excel indirir. |
Sorumluluk yöneticisi | E-Karşılama Modülü Sorumluluk Yönetme | Sorumluluk Yönetme ve Onay Süreci ekranlarına erişir. |
Admin (İK) | On/Off Boarding Yönetici | Anket ve buddy işlemlerinin tümü, silme dahil. |
Admin (İK) | On/Off Boarding Admin | Anket oluşturur, yayınlar, yeniden gönderir, yorum ekler; buddy atar ve tamamlar (silme hariç). |
İzleyici | On/Off Boarding Görüntüleyici | Anket yanıtlarını ve buddy listesini görür. |
Aday | (giriş bilgileri) | Yalnız kendi E-Karşılama formunu doldurur. |
Başlamadan önce
Şubeler tanımlı olmalı; E-Karşılama kaydı ve onay süreci şubeye bağlıdır.
Adaydan alınacak belgeler E-Belge modülünde belge türü ya da E-Belge Grubu olarak tanımlı olmalı.
Onay zinciri isteniyorsa Yapılandırma > E-karşılama > Onay süreci'nde şube bazlı onaycılar tanımlanmalı (Onay süreçleri).
Zaman damgalı belge kullanılacaksa şirketin dijital kredisi olmalı.
İlk kurulum
Yapılandırma > E-karşılama > Sorumluluklar'dan İK kullanıcılarına E-Karşılama Ekleme, E-Karşılama Görüntüleme ve aktarımı yapacak kişiye E-Karşılama Cevaplama verin.
Yapılandırma > E-karşılama > Onay süreci'nde her şube için onaycı sırası tanımlayın. Bir şube için onay süreci tanımlamazsanız aday formu tamamladığında kayıt doğrudan Yetkili Onayında durumuna geçer.
On/Off Boarding kullanacaksanız Yapılandırma > İşe giriş ve çıkış > Sorumluluklar'dan yetkileri verin ve Onboarding / Offboarding ekranlarında değerlendirme anketlerini oluşturun.
Günlük akışlar
İK kişiyi ekler; giriş bilgileri e-posta ve SMS ile gider (E-Karşılama'ya kişi ekleme).
İK Veri Girişi Talep Et ile istenecek belgeleri seçer; kişiye e-posta ve SMS gider (Veri girişi talep etme).
Aday giriş yapıp formu doldurur ve Tamamla'ya basar (Aday formunu doldurma).
Onaycılar sırayla onaylar; son adımdan sonra kayıt Yetkili Onayında olur. İK başlangıç tarihini girip Çalışan Listesine Aktar'ı kullanır (Onaylama ve çalışana aktarma).
Çalışan işe başladıktan sonra Onboarding anketi ve buddy (Onboarding değerlendirmeleri, Buddy atama); işten ayrılırken Offboarding anketi (Offboarding değerlendirmeleri).
Aday Takip Sistemi'nde (ATS) işe alınan bir adayı Karşılamaya Aktar ile doğrudan E-Karşılama listesine alabilirsiniz (Aday Takip Sistemi).
Durumlar ve anlamları
Durum (E-Karşılama Listesi) | Anlamı |
Talep Edilmedi | Kişi eklendi, veri girişi henüz istenmedi. Kişi giriş yapsa da form açılmaz. |
Veri Girişi Bekleniyor | Veri girişi istendi; aday formu dolduracak. |
Revizyon Bekleniyor | Onaycı Yeniden Gönder dedi; aday reddedilen kısımları düzeltecek. |
{sıra}. Onay Sürecinde | Aday formu tamamladı; kayıt onay zincirinin o sırasında. |
Yetkili Onayında | Onay zinciri bitti (ya da hiç yok); E-Karşılama Cevaplama yetkilisi aktarım yapacak. |
Aktarım Bekleniyor | Aktarım yapıldı ama başlangıç tarihi ileri bir gün; o gün sabah otomatik aktarılır. |
Reddedildi | Onaycı reddetti; bilgiler ve belgeler silindi. |
Kara Liste | Aktarım sırasında aynı TC Kimlik Numarasıyla kara listeye alınmış eski bir çalışan bulundu; aktarım elle yapılmalı. |
Listeyi araç satırındaki Durum çipiyle süzebilirsiniz; onay zincirindeki kayıtlar için Onay Sürecinde seçeneğini kullanın. Sırala menüsünde Durum seçilince kayıtlar süreç sırasıyla dizilir.
Bildirimler
Ne zaman | Kime | Kanal |
Kişi E-Karşılama'ya eklendiğinde | Aday | E-posta (şifre belirleme bağlantısı, 7 gün geçerli) ve SMS (kullanıcı adı ve şifre) |
Veri Girişi Talep Et kaydedildiğinde | Aday | E-posta ve SMS (giriş yapıp bilgi girme çağrısı) |
Onaycı Yeniden Gönder dediğinde | Aday | E-posta (gerekçe ile) |
Onaycı Reddet dediğinde (onay sürecinin ilk adımı dışında) | Şubenin ilk onaycısı; şubede onay süreci yoksa kaydı ekleyen kişi | E-posta |
Sıfırla kullanıldığında | Aday | E-posta |
Onboarding / Offboarding anketi tetiklendiğinde | Çalışan, yöneticisi, buddy (ayara göre) ve bilgilendirme adresi | E-posta |
Hatırlatma günü geldiğinde (09:00) | Anketi henüz yanıtlamayanlar ve bilgilendirme adresi | E-posta |
Buddy atanırken Tanışma e-postası gönder açıksa | Yeni çalışan ve buddy | E-posta |
Not: Aday formu tamamladığında onaycılara ayrı bir bildirim gönderilmez; onaycılar bekleyen kayıtları E-Karşılama Listesi'nde görür.
Mobilde farklar
Aday formu telefonda da doldurulabilir; adımlar aynıdır, dar ekranda adım başlıkları gizlenir. Liste, onay ve aktarım işlemlerini web'den yapmanızı öneririz. Genel bilgi: Mobil uygulama.
Sık yapılan hatalar ve SSS
Belirti: Aday giriş yapınca "Veri girişi talep edilmedi." uyarısı alıyor.
Çözüm: Listede kişiyi seçip Veri Girişi Talep Et'i kullanın.
Belirti: Çalışan Listesine Aktar gri ve "Çalışanı transfer etmek için başlangıç tarihi belirlemeniz gerekmektedir." diyor.
Çözüm: Önce İşe Başlangıç Tarihi ile tarih girin.
Belirti: Onaycı listede Detay seçeneğini görmüyor.
Neden: Kayıt başka bir onay sırasında ya da onaycı o şubenin onay sürecinde tanımlı değil.