Bu modül ne işe yarar
Aday Takip Sistemi (ATS), işe alım sürecinizi tek ekranda yönetir: işe alım talebi açılır ve onaylanır, iş ilanı hazırlanıp kariyer sayfanızda yayınlanır, başvurular ve yüklediğiniz CV'ler CV Havuzu'nda toplanır, yapay zeka CV'leri ayrıştırıp puanlar, adaylar görüşme aşamalarından geçer ve işe alınan aday E-Karşılama'ya aktarılır. Tüm bu işler sol menüdeki Gelişim ve işe alım > İşe alım yönetimi ekranında yapılır.
Ekranın üstünde üç sekme vardır: İşe Alım Talepleri, İş İlanları ve CV Havuzu. İşe alım ayarları Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar sayfasındadır; ekran başlığındaki Ayarlar düğmesi bu sayfayı açar.
İşe Alım Talepleri ve İş İlanları listeleri aynı düzendedir: listenin üstündeki durum sekmeleri her durumdaki kayıt sayısını gösterir ve listeyi süzer; altındaki satırda arama kutusu (Talep sahibi ara ya da Pozisyon adı ara), Süzgeç ekle (şube, departman, pozisyon, tarih gibi diğer süzgeçler; seçili süzgeç sayısıyla), Tümünü temizle, kayıt sayısı, yetkiniz varsa Excel ve Sırala bulunur. Sıralamak için sütun başlığına ya da Sırala'ya tıklayın (artan, azalan, kapalı). Sayfa başına kayıt sayısını ve sayfaları listenin altından seçin; dar ekranda liste kartlara döner. Excel > Excel Olarak Dışa Aktar listeyi o anki sekme ve süzgeçlerle hazırlatır: sağ altta Liste hazırlanıyor, hazır olunca Liste hazır bildirimi çıkar ve İndir ile alırsınız; önceki listeler aynı menüdeki Listelerim'dedir (Listeyi Excel olarak indirme ve Listelerim).
İş İlanları listesinde Adaylar sütunu ilana gelen başvuru sayısını gösterir. Satıra tıklayınca ilan ayrıntısı açılır: Aday süreci sekmesinde adaylar aşama sütunlarında (pano) ya da liste halinde görünür, kartı sürükleyerek aşamasını değiştirebilirsiniz; İlan bilgileri sekmesi ilanın özetidir (İş ilanı oluşturma). Adayın panelinde sık işler (Durumu Değiştir, E-posta Gönder, Görüşme Planla, Olumsuz) üstte durur.
Roller ve yetkiler
ATS'nin kendi rolleri vardır ve sorumluluk olarak verilir. Yetki verme adımları için Sorumluluk Yönetimi makalesine bakın.
Rol | Yetki | Neler yapabilir |
Admin | Yönetici Yetkisi (ATS_ADMIN) | Tüm işler: ilan, aday, işe alım talebi, Excel dışa aktarma; ayrıca Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar (şablonlar, entegrasyonlar, bekletme süresi, kariyer sayfası linkleri), adaya e-posta gönderme ve Görüşme Planla. |
Yönetici (işe alım uzmanı) | İşe Alım Yetkisi (ATS_HIRING) | İlan oluşturur, yayınlar, kopyalar, siler; CV yükler ve analize gönderir; aday durumunu değiştirir, adayları birleştirir, adayı karşılamaya aktarır; işe alım talebi oluşturur ve düzenler; Excel'e aktarır; ilan şablonlarını kullanır, adaya e-posta gönderir ve Görüşme Planla ile görüşme planlar. Ayarlar'da yalnız kendi Google/Outlook hesabını bağladığı Entegrasyonlar bölümünü görür. |
Çalışan (görüşmeci) | Görüşmeci Yetkisi (ATS_INTERVIEWER) | Yalnız kendisine görüşme atanmış adayları görür ve atanmış mülakatın değerlendirmesini doldurur. İşe alım talebi oluşturabilir. İlanları göremez, aday ekleyemez. |
Modül sorumlusu | ATS Sorumluluk Yönetme (ATS_MANAGE) | Modülün Sorumluluk Yönetme ve Onay Süreci menülerini açar. Diğer üç rolden biri olmadan işe alım ekranını kullanamaz. |
Not: Görüşme planlamak ve adaya e-posta göndermek için kullanıcının kendi Google veya Outlook hesabını Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar > Entegrasyonlar'dan bağlamış olması gerekir.
Başlamadan önce
Şirketinizde ATS modülü açık olmalı.
İşe alım ekibine Yönetici Yetkisi veya İşe Alım Yetkisi, görüşme yapacak çalışanlara Görüşmeci Yetkisi verilmeli.
İşe alım talepleri onaya gidecekse ATS onay süreci tanımlanmalı (Onay Süreci).
Görüşme planlamak ve e-posta göndermek için Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar > Entegrasyonlar'dan Google veya Outlook hesabınızı bağlayın (ATS ayarları).
İlk kurulum
Yönetici Yetkisi olan bir kullanıcı şunları bir kez yapar. Her bölümün ayrıntılı anlatımı ATS ayarları makalesindedir.
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden İşe alım'ı ve üstteki Ayarlar kartını seçin. İşe alım yönetimi ekranının başlığındaki Ayarlar düğmesi de bu sayfayı açar.
Entegrasyonlar sekmesinde Google ve/veya Outlook hesabınızı bağlayın.
Mülakat Şablonları sekmesinde en az bir şablon oluşturun, sorularının ağırlıklarını %100'e tamamlayın ve şablonu aktifleştirin. Aktif şablon olmadan görüşme planlanamaz.
İsterseniz İlan Şablonları, İlan Soruları ve E-posta Şablonları sekmelerinde tekrar kullanacağınız içerikleri hazırlayın.
Özelleştirme sekmesinde rezerve adaylar için Bekletme Süresi'ni belirleyin ve Kariyer Sayfası Linkleri'ni kopyalayın.
İşe alım taleplerinin onaylanması gerekiyorsa ATS modülünün Onay Süreci menüsünden onay adımlarını tanımlayın.
Günlük akışlar
Talep açan (herhangi bir ATS rolü): İşe Alım Talepleri sekmesinden talep oluşturur ve onaya gönderir. Ayrıntı: İşe alım talebi oluşturma ve onaylama.
İşe alım uzmanı: Onaylanan talepten veya sıfırdan ilan hazırlar, yapay zekayla açıklama ürettirir ve yayınlar. Ayrıntı: İş ilanı oluşturma ve yayınlama.
Aday: Kariyer sayfasından başvurur. Ayrıntı: Kariyer sayfası ve başvuruların toplanması.
İşe alım uzmanı: CV yükler, yapay zekayla analiz ettirir ve puanlara bakar. Ayrıntı: CV yükleme ve yapay zeka ile analiz.
İşe alım uzmanı: Adayı aşamalar arasında ilerletir, favoriye ekler veya rezerve eder. Ayrıntı: Aday durumunu (aşamasını) değiştirme.
Yönetici ve görüşmeci: Görüşme planlanır; görüşmeci değerlendirmeyi doldurur. Ayrıntı: Mülakat planlama ve değerlendirme.
İşe alım uzmanı: Tekrar başvuran adayların kayıtlarını birleştirir. Ayrıntı: Tekrarlanan aday kayıtlarını birleştirme.
İşe alım uzmanı: Teklifi kabul eden adayı İşe Alındı yapar ve E-Karşılama'ya aktarır. Ayrıntı: Teklif ve adayı E-Karşılama'ya aktarma.
Durumlar ve anlamları
İş ilanı durumları
Durum | Anlamı |
Taslak | İlan kaydedildi, henüz yayında değil. Yeni ve kopyalanan ilanlar bu durumda başlar. |
Yayında | İlan kariyer sayfanızda görünür ve başvuru alır. |
Yayında Değil | İlan yayından kaldırıldı; başvuru alınmaz. |
Durduruldu | İlan geçici olarak durduruldu; başvuru alınmaz. |
Arşivlendi | İlan kapatıldı ve arşive alındı. |
Aday durumları (her ilan için ayrı tutulur)
Durum | Alt durum | Anlamı |
Yeni Aday | - | Başvuru veya CV yeni geldi. |
Görüşme | Ön Görüşme, İlk Görüşme, İkinci Görüşme, Teknik Görüşme, Referans Kontrolü | Aday görüşme sürecinde. |
İşe Alındı | - | Aday teklifi kabul etti; E-Karşılama'ya aktarılabilir. |
Reddedildi | Adayın vazgeçme nedeni (ör. Ücret beklentisi karşılanmadı, Başka bir teklifi kabul etti) | Aday süreçten veya tekliften çekildi. |
Olumsuz | Şirketin eleme nedeni (ör. Teknik yetkinlik yetersiz, Referans sonucu olumsuz) | Şirket adayı eledi. |
Arşiv | - | Aday arşivlendi. Birleştirilen tekrar kayıtlar da bu duruma alınır. |
İşe alım talebi durumları
Durum | Anlamı |
Taslak | Talep kaydedildi, onaya gönderilmedi. Yalnız oluşturan görür. |
Yönetici Onayında | Talep onay sürecinde; sıradaki onaycının cevabını bekliyor. |
Onaylandı | Talep onaylandı; ilan oluştururken kaynak olarak seçilebilir. |
Reddedildi | Talep reddedildi. |
Bildirimler
Ne zaman | Kime | Kanal |
Kariyer sayfasından başvuru yapıldığında | Adaya (başvurduğu dilde) | E-posta |
Google ile görüşme planlandığında | Adaya, CC'deki kişilere ve katılımcı personele | Takvim daveti (Google e-postası) |
Yasal Metinleri Gönder kullanıldığında | Adaya | E-posta (onay bağlantısı) |
Aday yorumunda bir kişiden @ ile bahsedildiğinde | Bahsedilen kişiye | Uygulama içi bildirim ve e-posta |
Aday Karşılamaya Aktar ile aktarıldığında | Adaya | Hoş geldin e-postası ve SMS (giriş şifresiyle) |
Not: Aday durumunu değiştirdiğinizde (ör. Reddedildi) adaya otomatik e-posta gitmez; gerekirse adayın E-postalar sekmesinden e-posta gönderin. İşe alım talebi onaya gönderildiğinde, onaylandığında veya reddedildiğinde de bildirim gönderilmez. Yeni başvuruda işe alım ekibine bildirim gitmez; başvurular CV Havuzu'nda görünür.
Mobilde farklar
Teamso mobil uygulaması web ekranlarını açtığı için ATS ekranları mobilde de kullanılabilir; ancak ilan oluşturma sihirbazı ve aday paneli geniş ekran için tasarlanmıştır, bilgisayardan kullanmanızı öneririz. Adaylar kariyer sayfasına ve başvuru formuna telefondan da ulaşabilir. Ayrıntı: Mobil uygulama.
Sık yapılan hatalar ve SSS
Menüde Aday Takip Sistemi'ni göremiyorum. Size ATS rollerinden biri verilmemiş. Modül sorumlusundan isteyin.
Ayarlar görünmüyor. Ayarlar'ın tüm bölümleri Yönetici Yetkisi olanlara açıktır; İşe Alım Yetkisi olanlar yalnız Entegrasyonlar'ı görür. Ayrıntı: ATS ayarları.
Görüşmeci olarak CV Havuzu boş görünüyor. Görüşmeciler yalnız kendilerine görüşme atanmış adayları görür. Görüşme planlandıktan sonra aday listenize gelir.
Yapay zeka özellikleri kredi düşer mi? Hayır. İş tanımı üretme ve CV analizi şu anda dijital kredi kullanmaz. Karşılamaya aktarmada gönderilen hoş geldin SMS'i ise SMS kredinizden düşer.
Süresi dolan ilan kendiliğinden kapanır mı? Hayır. Hedef Tamamlanma Tarihi geçse de ilan yayında kalır; ilanı Durumu Değiştir veya Yayından Kaldır ile siz kapatın.