Bu makale, Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar sayfasını bölüm bölüm anlatır. Bu sayfa eskiden İşe alım yönetimi ekranında bir sekmeydi; artık işe alım ayarları Yapılandırma'da durur. Burada işe alım ekibinin tekrar tekrar kullanacağı içerikleri (ilan şablonları, başvuru soruları, e-posta ve mülakat şablonları) hazırlar, takvim ve e-posta hesabınızı bağlar, rezerve adayların bekletme süresini ayarlar ve kariyer sayfanızın linklerini alırsınız. Sayfanın tüm bölümlerini Yönetici Yetkisi (ATS_ADMIN) olan kullanıcılar görür. İşe Alım Yetkisi olan kullanıcılar bu sayfada yalnız Entegrasyonlar bölümünü görür ve kendi Google veya Outlook hesabını bağlar.
İlan şablonları, ilan soruları, e-posta şablonları ve mülakat şablonları listeleri aynı düzendedir: listenin üstündeki satırda arama kutusu, bulunan kayıt sayısı ve Sırala bulunur (mülakat şablonlarında üstte durum sekmeleri, ilan sorularında Soru Tipi süzgeci de vardır). Sıralamak için sütun başlığına ya da Sırala'ya tıklayın (artan, azalan, kapalı); sayfa başına kayıt sayısını ve sayfaları listenin altından seçin. Arama, süzgeç, sıralama ve sayfa adreste tutulur.
Başlamadan önce
Size ATS modülünde Yönetici Yetkisi verilmiş olmalı (Sorumluluk Yönetimi). İşe Alım Yetkisi olan kullanıcılar yalnız Entegrasyonlar bölümünü, Görüşmeci Yetkisi olan kullanıcılar bu sekmeyi hiç görmez.
Takvim ve e-posta entegrasyonu için kullandığınız Google veya Microsoft (Outlook) hesabının şifresi elinizde olmalı.
Adım adım
1. Ayarlar ekranını açma
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden İşe alım'ı ve üstteki Ayarlar kartını seçin. İşe alım yönetimi ekranının başlığındaki Ayarlar düğmesi de bu sayfayı açar.
Soldaki menüden çalışmak istediğiniz bölümü seçin: İlan Şablonları, İlan Soruları, E-posta Şablonları, Mülakat Şablonları, Entegrasyonlar ve Özelleştirme. Bölüm adının yanındaki sayı, o bölümde kayıtlı şablon veya soru sayısıdır. Telefonda bölümler içeriğin üstünde yana kayan tek bir şerittir. Her bölümün başlığında ne işe yaradığını anlatan bir satır ve bölümün ekleme düğmesi bulunur; bölüm boşsa listede İlk şablonu oluştur (sorularda İlk soruyu ekle) düğmesi de çıkar.
Menünün altındaki Hızlı Bağlantılar alanından Kariyer Sayfası Önizleme ve Canlı Kariyer Sayfası linklerini kopyalayabilir veya yeni sekmede açabilirsiniz.
2. İlan şablonu hazırlama (İlan Şablonları)
İlan şablonu, sık açtığınız bir pozisyonun bilgilerini (şube, departman, çalışma tipi, maaş aralığı, açıklama) saklar. İlan oluştururken şablonu seçtiğinizde bu bilgiler forma otomatik gelir.
İlan Şablonları bölümünde Yeni Şablon'a tıklayın. Şablon Ekle penceresi açılır.
Kayıt Başlığı alanına şablonun adını yazın (en fazla 255 karakter). Bu ad listede ve ilan oluştururken şablon seçiminde görünür.
Talep Türü'nü seçin:
Yerine Koyma: Şube, Departman ve Pozisyon'u şirketinizdeki mevcut pozisyonlardan seçersiniz.
Yeni Pozisyon: Şube ve Departman'ı seçer, Pozisyon adını kendiniz yazarsınız.
Çalışma Tipi (Tam Zamanlı, Yarı Zamanlı, Stajyer, Sözleşmeli) ve Çalışma Modeli (Ofisten, Hibrit, Uzaktan) seçin. İsterseniz İşe Alınacak Kişi Sayısı, Pozisyon Doldurma Süresi (Gün), Pozisyon Ülkesi, Pozisyon Şehri, Çalışma Saat Dilimi, Maaş Para Birimi, Maaş Minimum Tutar, Maaş Maksimum Tutar, Sözleşmenin Saatlik Ücreti, Deneyim Yılı, Eğitim Seviyesi ve Yabancı Diller alanlarını da doldurun.
Açıklama alanına iş tanımını yazın veya Yapay Zeka ile Oluştur'a tıklayın. Buton; Pozisyon, Çalışma Tipi ve Çalışma Modeli dolduğunda açılır. Açıklama en fazla 5000 karakter olabilir.
Kaydet'e tıklayın. Şablon başarıyla eklendi mesajı görünür ve şablon listeye eklenir.
Zorunlu alanlar: Kayıt Başlığı, Talep Türü, Şube, Departman, Pozisyon, Çalışma Tipi ve Çalışma Modeli.
Listede satırın sonundaki İşlemler menüsünden şablonu Detay ile salt okunur açabilir, Düzenle ile değiştirebilir veya Sil ile silebilirsiniz. Şablonu silmek veya değiştirmek, daha önce bu şablondan oluşturulmuş ilanları etkilemez; şablon yalnız ilan oluşturulurken bilgileri forma kopyalar.
Şablonu kullanma: İş İlanları sekmesinde İlan Oluştur'a tıkladığınızda açılan Nasıl başlamak istersiniz? ekranında Şablondan Devam Et'i seçin. Ayrıntı: İş ilanı oluşturma ve yayınlama. Bu seçenek Yönetici Yetkisi ve İşe Alım Yetkisi olan kullanıcılara, en az bir şablon kayıtlıyken görünür. Şablon ekleyip düzenlemek yalnız Yönetici Yetkisi ile yapılır.
3. Başvuru sorusu ekleme (İlan Soruları)
İlan Soruları şirketinizin soru bankasıdır. Buraya eklediğiniz sorular, ilan oluştururken İlan Soruları adımında Şablondan Seç ile ilana eklenir ve adaylar kariyer sayfasındaki başvuru formunda bu soruları yanıtlar.
İlan Soruları bölümünde Yeni Soru'ya tıklayın. Soru Ekle penceresi açılır.
Soru alanına adaya soracağınız soruyu yazın (en fazla 100 karakter).
Soru Tipi'ni seçin:
Metin: Aday serbest metin olarak yazılı cevap verir.
Tarih: Aday bir takvim üzerinden tarih seçer.
Tekli Seçim: Aday verdiğiniz seçeneklerden yalnızca birini işaretler.
Çoklu Seçim: Aday verdiğiniz seçeneklerden birden fazlasını işaretleyebilir.
Tekli Seçim veya Çoklu Seçim seçtiyseniz Cevap alanına seçenekleri yazın. En az 2 dolu seçenek gerekir; eksikse "En az 2 dolu seçenek ekleyin." uyarısı çıkar. Yeni seçenek için Seçenek Ekle'ye, bir seçeneği kaldırmak için yanındaki çarpıya tıklayın. Boş bıraktığınız satırlar kaydedilmez.
Adayın bu soruyu cevaplamadan başvuru yapamamasını istiyorsanız Doldurulması zorunlu satırındaki anahtarı açın.
Kaydet'e tıklayın. Soru başarıyla eklendi mesajı görünür.
Listenin üstündeki satırda Soru ara... kutusuyla soru metninde arayabilir, yanındaki Soru Tipi süzgeciyle soruları tipe göre (Metin, Tarih, Tekli Seçim, Çoklu Seçim) süzebilirsiniz. İşlemler menüsünde Detay, Düzenle ve Sil bulunur.
Bilmeniz gerekenler:
Bankadaki bir soruyu ilana eklediğinizde ilana sorunun kopyası eklenir. Soruyu sonradan bankada Düzenle ile değiştirmek ya da Sil ile silmek, daha önce eklendiği ilanların başvuru formunu etkilemez; ilandaki soruyu ilanı düzenlerken değiştirin.
Kopyalama gelmeden önce eklenmiş eski bir ilan soruyu hâlâ doğrudan kullanıyorsa soru silinemez: Sil'e bastığınızda "Bu soru bir ilanda kullanıldığı için silinemedi. Önce soruyu kullanan ilanlardan kaldırın." mesajı çıkar ve soru listede kalır.
İlan oluştururken İlan Soruları adımında Yeni Soru ile eklediğiniz soru yalnız o ilana aittir; bu listede (soru bankasında) görünmez.
4. E-posta şablonu hazırlama (E-posta Şablonları)
E-posta şablonları, adaya sık gönderdiğiniz metinleri (görüşme daveti, teklif, olumsuz sonuç bildirimi gibi) hazır tutar.
E-posta Şablonları bölümünde Yeni Şablon'a tıklayın.
Kayıt Başlığı alanına şablonun adını yazın (en fazla 255 karakter). Bu ad yalnız şablon listesinde görünür, adaya gitmez.
Konu alanına e-postanın konusunu yazın (en fazla 255 karakter).
Gerekirse Bilgi (CC) ya da gizli (BCC) alıcı ekle'ye tıklayın ve CC ile BCC alanlarına e-posta adreslerini yazıp her adresten sonra Enter'a basın. Her alana en fazla 15 adres eklenebilir. Adres girilmiş bir şablonda bu alanlar açık gelir.
Mesaj alanına e-posta metnini yazın. Metni kalın, liste ve bağlantıyla biçimlendirebilirsiniz; en fazla 2000 karakter olabilir. Görsel yapıştırılamaz.
Kaydet'e tıklayın. E-posta şablonu başarıyla eklendi mesajı görünür.
Listede Şablon Adı, Konu ve Son Güncelleme Tarihi görünür. İşlemler menüsünde Detayı Görüntüle, Düzenle ve Sil bulunur.
Şablonu kullanma: CV Havuzu'nda adayı açın, E-postalar sekmesinde e-posta oluştururken Şablon Kullan'a tıklayın ve Şablon Seç penceresinden şablonu seçin. Şablonun konusu, mesajı ve CC/BCC adresleri e-postaya aktarılır; göndermeden önce metni değiştirebilirsiniz.
Not: Şablonlarda aday adı veya pozisyon gibi kendiliğinden doldurulan alanlar (değişkenler) yoktur. Metne adaya özel bilgi koyacaksanız e-postayı gönderirken elle düzenleyin.
5. Mülakat şablonları (Mülakat Şablonları)
Görüşme planlamak için en az bir aktif mülakat şablonu gerekir. Şablonu bölümler ve ağırlıklı sorularla oluşturma, Durumu Değiştir ile aktifleştirme ve görüşmede kullanma adımları Mülakat planlama ve değerlendirme makalesindedir. Yeni şablon, İlk Bölümü Ekle'ye tıkladığınızda taslak olarak oluşturulur; Kaydet demeden İptal ya da pencereyi kapatırsanız bu taslak silinir ve listede kalmaz. Listede İşlemler menüsünden şablonu Kopyala ile çoğaltabilirsiniz. Bir görüşmede kullanılmış şablonda Düzenle ve Sil görünmez; değişiklik için şablonu kopyalayıp yeni sürüm oluşturun.
6. Takvim ve e-posta hesabını bağlama (Entegrasyonlar)
Adaya Teamso'dan e-posta göndermek ve Görüşme Planla ile görüşme oluşturmak için kendi Google veya Microsoft hesabınızı bağlamanız gerekir. Bağlantı kişiseldir: Yönetici Yetkisi ve İşe Alım Yetkisi olan her kullanıcı kendi hesabını bağlar; e-postalar ve takvim davetleri işlemi yapan kullanıcının bağlı hesabından gönderilir.
Entegrasyonlar bölümünü açın. Kartlarda Google Calendar, Microsoft Outlook ve Zoom görünür; her kartın sağ üstünde Bağlı veya Bağlı Değil yazar.
Bağlamak istediğiniz hesabın kartında Bağlan'a tıklayın. Google veya Microsoft giriş sayfası yeni bir tarayıcı sekmesinde açılır. Açılmazsa tarayıcınızın açılır pencere engelleyicisini kontrol edin.
Hesabınızla giriş yapın ve Teamso'nun istediği izinleri onaylayın: takviminize erişim, sizin adınıza e-posta gönderme ve e-postalarınızı okuma. Microsoft hesabında ayrıca Teams toplantısı oluşturma izni istenir.
Onaydan sonra giriş yaptığınız sekmede Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar > Entegrasyonlar açılır ve "Google hesabınız bağlandı." (Outlook için "Outlook hesabınız bağlandı.") mesajı görünür; kart Bağlı olur. Bağlan'a tıkladığınız ilk sekmedeki kartlar da kendiliğinden güncellenir. Bağlantı kurulamazsa "Google bağlantısı kurulamadı. Lütfen tekrar deneyin." gibi bir hata mesajı görünür.
Bağlantıyı kaldırmak için kartta Bağlantıyı Kes'e tıklayın. Kart Bağlı Değil olur; bu hesaptan artık e-posta gönderilmez ve görüşme oluşturulmaz. Daha önce oluşturulmuş takvim etkinlikleri ve gönderilmiş e-postalar silinmez.
Bağlı hesaba göre açılan seçenekler:
Bağlı hesap | Adaya e-posta | Görüşme türü |
Google Calendar | Gmail hesabınızdan gönderilir | Google Meet veya Yüz Yüze |
Microsoft Outlook | Outlook hesabınızdan gönderilir | Microsoft Teams veya Yüz Yüze |
İkisi de bağlı | Gönderirken hesabı seçersiniz | Üç tür de seçilebilir |
Zoom kartında Yakında yazar; Zoom bağlantısı henüz kullanılamaz.
7. Bekletme süresi ve kariyer sayfası linkleri (Özelleştirme)
Bekletme Süresi, bir işe alım uzmanının Rezerve Et ile kendine ayırdığı adayların ne kadar süre rezerve kalacağını belirler. Süre dolunca rezerv kendiliğinden kalkar ve aday tekrar herkesin listesinde görünür (Aday durumunu değiştirme).
Özelleştirme bölümünü açın.
Bekletme Süresi satırında 30 Gün, 60 Gün, 90 Gün, 180 Gün veya 365 Gün'ü seçin. Farklı bir süre için Özel gün'e tıklayıp 1 ile 365 arasında bir gün sayısı girin.
Değeri değiştirdiğinizde alttaki çubukta Kaydedilmemiş değişiklikler var yazar. Kaydet'e tıklayın; Bekletme süresi başarıyla kaydedildi mesajı görünür. Vazgeçmek için Değişiklikleri geri al'a tıklayın. Kaydetmeden sayfadan ayrılmak isterseniz onay sorulur.
Önizleme Linki ve Canlı Kariyer Sayfası satırlarındaki linkleri kopyalama simgesiyle (Linki Kopyala) kopyalayın veya açma simgesiyle (Linki Aç) yeni sekmede açın. Canlı Kariyer Sayfası, yayındaki ilanlarınızın listelendiği ve adayların başvurduğu sayfadır; bu linki web sitenize ve sosyal medya hesaplarınıza ekleyebilirsiniz.
Varsayılan bekletme süresi 180 gündür. Rezervler her sabah saat 08.00'de (Türkiye saati) kontrol edilir: rezerve edildiği günden itibaren süreyi aşmış adayların rezervi kaldırılır. Yeni süre mevcut rezervlere de uygulanır; süreyi kısaltırsanız eski rezervlerin bir kısmı ertesi sabah kalkabilir.
Not: Kariyer sayfasının tema rengi şu anda Ayarlar'dan değiştirilemez.
Sonuç
Kaydettiğiniz ilan şablonları ve sorular, ilan oluşturma sihirbazında hemen seçilebilir hale gelir. Bölüm menüsündeki sayılar güncellenir.
E-posta şablonları adayın E-postalar sekmesindeki Şablon Kullan listesinde görünür.
Hesabınızı bağladığınızda adayın panelinde e-posta gönderebilir ve Görüşme Planla ile görüşme oluşturabilirsiniz (Mülakat planlama ve değerlendirme).
Bekletme süresi şirketinizin tüm işe alım ekibi için geçerlidir.
Ayarlarda yaptığınız değişiklikler için kimseye bildirim gönderilmez.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Yapılandırma'da İşe alım yok ya da Ayarlar'da yalnız Entegrasyonlar görünüyor.
Neden: Size Yönetici Yetkisi verilmemiş. İşe Alım Yetkisi yalnız Entegrasyonlar'ı, Görüşmeci Yetkisi hiçbir bölümü göstermez.
Çözüm: Şablon ve diğer ayarlar için ATS modülünün sorumlusundan Yönetici Yetkisi isteyin (Sorumluluk Yönetimi).
Belirti: Adayın panelinde "E-posta veya görüşme oluşturabilmek için Ayarlar - Entegrasyonlar alanından Google veya Outlook hesabınızı bağlamanız gerekmektedir" uyarısı çıkıyor.
Neden: Sizin kullanıcınıza bağlı bir Google veya Outlook hesabı yok. Başka bir kullanıcının bağladığı hesap sizin için geçerli değildir.
Çözüm: Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar > Entegrasyonlar'dan kendi hesabınızı bağlayın.
Belirti: Bağlan'a tıkladım ama giriş sayfası açılmadı.
Neden: Tarayıcı yeni sekmeyi açılır pencere olarak engelledi.
Çözüm: Adres çubuğundaki engelleme simgesinden Teamso için açılır pencerelere izin verin ve tekrar Bağlan'a tıklayın.
Belirti: Giriş yaptım ama "bağlantısı kurulamadı" mesajı çıktı ya da kart hâlâ Bağlı Değil görünüyor.
Neden: İzinler onaylanmadı veya giriş işlemi yarıda kaldı.
Çözüm: Bağlan ile tekrar deneyin ve izin ekranındaki tüm izinleri onaylayın.
Belirti: İlan oluştururken Şablondan Devam Et seçeneği çıkmıyor.
Neden: Kayıtlı ilan şablonu yok.
Çözüm: Yönetici Yetkisi olan bir kullanıcı İlan Şablonları'ndan şablon eklesin; şablonları Yönetici Yetkisi ve İşe Alım Yetkisi olan kullanıcılar kullanabilir.
Belirti: Soruyu silerken "Bu soru bir ilanda kullanıldığı için silinemedi." mesajı çıkıyor.
Neden: Soru en az bir ilanın başvuru formunda kullanılıyor.
Çözüm: Soruyu önce ilgili ilanların İlan Soruları adımından kaldırın, sonra tekrar silin.
Belirti: Bekletme süresini kaydederken "1 ile 365 arasında olmalıdır" uyarısı çıkıyor.
Neden: Girilen gün sayısı izin verilen aralığın dışında.
Çözüm: 1 ile 365 arasında bir değer girin.