Bu makale, adaya iş teklifini ilettikten sonra sonucu ATS'de nasıl işleyeceğinizi ve işe alınan adayı E-Karşılama'ya nasıl aktaracağınızı anlatır. Bu işi Yönetici Yetkisi veya İşe Alım Yetkisi olan kullanıcılar yapar; adaya ATS üzerinden e-posta göndermek için kendi Google veya Outlook hesabınızı bağlamış olmanız gerekir.
Not: ATS'de ayrı bir "teklif" kaydı veya teklif mektubu yoktur. Teklif, adaya e-posta ile iletilir; sonucu aday durumuyla (İşe Alındı veya Reddedildi) kaydedilir.
Başlamadan önce
Aday görüşme sürecini tamamlamış olmalı (Mülakat planlama ve değerlendirme).
Adaya e-posta göndermek için Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar > Entegrasyonlar'dan Google veya Outlook hesabınız bağlı olmalı (ATS ayarları).
Aktarım için adayın T.C. kimlik numarası (yabancı uyruklu ise vatandaşlık numarası), şubesi ve cinsiyeti belli olmalı.
E-Karşılama modülü şirketinizde açık olmalı.
Adım adım
1. Teklifi iletme
CV Havuzu'nda ya da ilan ayrıntısının Aday süreci sekmesinde adayı açın.
Panelin üstündeki E-posta Gönder'e tıklayın (panel E-postalar sekmesine geçer ve yeni e-posta penceresi açılır). Şablon Kullan ile Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar > E-posta Şablonları'ndaki hazır teklif metninizi seçebilirsiniz.
Gönderim Aracı (Google veya Outlook), Konu, Mesaj ve gerekiyorsa Ekler'i doldurun. Hemen Gönder veya Planla seçip gönderin. Planlanan e-posta seçtiğiniz gün saat 09.00'da (İstanbul saati) gönderilir.
2. Teklifin sonucunu kaydetme
Adayın Durum sekmesinden Durumu Değiştir'e tıklayın (Aday durumunu değiştirme):
Aday teklifi kabul ettiyse İşe Alındı seçin.
Aday teklifi kabul etmediyse Reddedildi seçin ve Alt Durum olarak nedeni belirtin (ör. Ücret beklentisi karşılanmadı, Başka bir teklifi kabul etti, Mevcut işinde kalmaya karar verdi (counter offer dahil)).
3. Adayı E-Karşılama'ya aktarma
CV Havuzu'nda İşe Alındı durumundaki adayın satırında İşlemler menüsünü açın ve Karşılamaya Aktar'a tıklayın. Bu seçenek yalnız İşe Alındı durumundaki adaylarda görünür.
Personel Karşılamaya Aktar penceresinde adayın bilgileri hazır gelir. Kontrol edip eksikleri tamamlayın: Adı, İkinci Adı (isteğe bağlı), Soyadı, E-posta, Telefon Numarası, Şifre (en az 6 karakter), Cinsiyet, Uyruk, TC Kimlik Numarası (Türkiye için 11 hane) veya Vatandaşlık Numarası, Şube.
"Bu kişi e-karşılama listenize aktarılacaktır. Lütfen girilen bilgilerden emin olun." uyarısını okuyun ve Karşılamaya Aktar'a tıklayın.
Sonuç
Aday başarıyla karşılamaya aktarıldı mesajı görünür ve aday E-Karşılama listenizde yeni bir kayıt olarak yer alır. Karşılama süreci E-Karşılama modülünde devam eder.
Adaya, girdiğiniz şifreyi içeren bir hoş geldin e-postası ve SMS gönderilir. SMS, şirketinizin SMS kredisinden düşer.
Adayın ATS'deki durumu İşe Alındı olarak kalır.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Karşılamaya Aktar menüde görünmüyor.
Neden: Adayın durumu İşe Alındı değil.
Çözüm: Önce adayın durumunu İşe Alındı yapın.
Belirti: Kimlik numarası alanı hata veriyor.
Neden: Uyruk Türkiye seçiliyken T.C. kimlik numarası 11 haneden kısa.
Çözüm: 11 haneli T.C. kimlik numarasını girin; yabancı uyruklu adaylar için doğru uyruğu seçip vatandaşlık numarasını girin.
Belirti: Karşılamaya Aktar hata veriyor, kayıt oluşmuyor.
Neden: Seçilen Şube sorumlu olduğunuz aktif şubelerden biri değil.
Çözüm: Kendi sorumluluğunuzdaki aktif bir şubeyi seçin; başka bir şube gerekiyorsa o şubenin sorumlusundan aktarmasını isteyin.
Belirti: E-posta Gönder çalışmıyor veya pasif.
Neden: Kullanıcınıza bağlı bir Google/Outlook hesabı yok.
Çözüm: Yapılandırma > İşe alım > Ayarlar > Entegrasyonlar'dan kendi hesabınızı bağlayın (ATS ayarları).