Bu makale, işe yeni başlayan çalışanların deneyimini ölçmek için Çalışanlar > İşe giriş süreçleri ekranında değerlendirme anketi kurmayı anlatır. Anketi On/Off Boarding Yönetici ve On/Off Boarding Admin yetkisine sahip kullanıcılar oluşturur; On/Off Boarding Görüntüleyici yanıtları görür.
Başlamadan önce
Otomatik gönderim çalışanın işe giriş tarihine göre çalışır: önce Sicil Bilgileri > Kıdem'deki şirkete giriş tarihi, yoksa çalışanın ilk pozisyon başlangıç tarihi esas alınır. Bu tarihlerin girildiğinden emin olun.
Anket yöneticiye gidecekse çalışanların pozisyon kaydında yönetici, buddy'ye gidecekse aktif buddy ataması olmalı (Buddy atama).
Adım adım
Sol menüden Çalışanlar > İşe giriş süreçleri'ne gidin. Ekranın üstünde üç bölüm vardır: Anketler, Yanıtlar ve Buddy Yönetimi. Ekran Anketler bölümüyle açılır (yalnız görüntüleme yetkisi olanlar için Yanıtlar ile).
Değerlendirme Oluştur'a tıklayın. Henüz hiç anket yoksa listenin ortasındaki Değerlendirme Oluştur da aynı pencereyi açar.
Anket Oluştur adımında Anket adı'nı yazın ve İlk bölümü ekle'ye tıklayın (soruları yapay zekâya hazırlatmak için aşağıdaki Yapay zekâ ile oluşturma bölümüne bakın). Bölümün adını yazın; bölümün ilk sorusu hazır gelir, yenisi için Soru ekle, yeni bölüm için Bölüm ekle'ye tıklayın.
Her soruda Soru metni'ni yazın ve Soru tipi'ni seçin: Çoktan Seçmeli, Çoklu Seçim ya da Yazılı Cevap. İsterseniz Açıklama ekle ile kısa bir açıklama yazın.
Seçmeli sorularda seçenekleri yazın; Seçenek ekle ile yeni seçenek, Diğer seçeneğini ekle ile "Diğer" seçeneği eklenir.
Sorunun sağ üstündeki düğmelerle soruyu Yukarı taşı, Aşağı taşı, Kopyala ya da Soruyu sil. Bölümler de aynı şekilde taşınır ve silinir. Tüm sorular Zorunlu'dur.
Sağdaki önizleme anketin çalışana görünen hâlini anlık gösterir; dar ekranda üstteki Düzenle / Önizleme geçişiyle açılır.
Sonraki kapalıysa pencerenin altında nedeni yazar (ör. Anket adını yazın.). Hazır olunca Sonraki'ye tıklayın.
Ayarlar adımında İşe giriş gönderimi altından Gönderim modu'nu seçin:
Otomatik Gönderim: Gönderim zamanı alanına çalışan işe başladıktan kaç gün sonra gönderileceğini girin ve Alıcılar altından Çalışan, Yöneticisi, Buddy'si seçeneklerinden en az birini işaretleyin.
Manuel Gönderim: Çalışanlar alanından çalışanları seçin ve Gönderim tarihi'ni girin.
Süre ve hatırlatma altında Kapanma süresi'ni (gönderimden kaç gün sonra kapanacağı) girin.
Aynı bölümde isterseniz Hatırlatma günlerini (anketin kapanmasına kaç gün kala; gün yazıp Enter'a basın, en fazla kapanma süresi kadar) ve Bilgilendirme e-postası'nı girin. Hatırlatma günü eklediyseniz bilgilendirme adresi zorunludur.
Yanıtlar altında Ankete yorum eklenebilsin seçeneğini açarak İK'nın yanıtlara yorum yazmasını sağlayabilirsiniz. Yanıtlayanın adının görünmesini istemiyorsanız Anonim anket'i açın; yanıtlar tabloda Anonim olarak listelenir. Anket yayınlandıktan veya yanıtlandıktan sonra anonimlik açılabilir ama kapatılamaz. Sonraki'ye tıklayın.
Önizleme adımında soldaki Özet kartını (bölümler, soru sayısı, gönderim, alıcılar, hatırlatma) ve sağdaki Çalışanın göreceği anket önizlemesini kontrol edin, Tamamla ve Yayınla'ya tıklayın. Hazır değilseniz Taslak Olarak Kaydet deyin; taslaklar listede Taslak etiketiyle görünür.
Yapay zekâ ile oluşturma
Bölümleri ve soruları kendiniz yazmak yerine yapay zekâya taslak olarak hazırlatabilirsiniz. Her başarılı taslak 1 kredi dijital kredi harcar; taslak hazırlanamazsa kredi düşmez.
Anket Oluştur adımında, anket boşken üstteki kartta Yapay zekâ ile oluştur'a tıklayın. Ankette bölüm varsa aynı pencere Bölüm ekle'nin yanındaki Yapay zekâ ile soru üret ile açılır.
Amaç ya da odak alanına anketin amacını yazın ya da altındaki hazır önerilerden ekleyin: İlk 30 gün uyum, Ekipman ve erişimler, Buddy desteği, Eğitim ve oryantasyon, Yönetici desteği. İsterseniz Hedef kitle ya da pozisyon, Soru sayısı (5 ile 20 arası), Ton (Samimi, Resmi, Nötr), Anketin dili ve Ek not girin.
Taslak oluştur'a tıklayın. Pencerenin altında kredinin yalnız başarıda düşeceği yazar; Onayla, 1 kredi harcayarak oluştur ile onaylayın.
Taslak genellikle 10 ile 40 saniyede hazırlanır. Beklemek istemezseniz Arka planda sürsün'e tıklayın; pencereyi yeniden açtığınızda sonuç oradadır.
Hazır olunca bölüm ve soru sayısını gösteren özet açılır. Anket boşsa Taslağı kullan'a tıklayın. Ankette zaten bölümler varsa Değiştir (taslak mevcut bölümlerin yerine geçer) ya da Sona ekle (taslağın bölümleri mevcutların arkasına eklenir) seçin. Anket adı boşsa taslağın adı yazılır, doluysa sizinki kalır.
Taslak henüz kaydedilmedi: soruları, seçenekleri ve bölümleri her zamanki gibi düzenleyin ve Sonraki'ye tıklayın. Anket bu adımda kaydedilir; pencereyi kapatırsanız taslak kaydedilmez.
Yapay zekâ yalnız Çoktan Seçmeli, Çoklu Seçim ve Yazılı Cevap soruları hazırlar. Puanlama soruları 1'den 5'e seçenekli Çoktan Seçmeli olarak gelir; seçenekler her cevabı kapsamayabilecekse son seçenek Diğer olur. Yapay zekâya yalnız bu formda yazdıklarınız gider; e-posta, telefon ve kimlik numarası gibi bilgiler gönderilmeden çıkarılır, çalışan verisi gönderilmez. Dakikada en fazla 4 taslak hazırlanabilir.
Sonuç
Otomatik Gönderim: her sabah 08:00'de, işe giriş tarihi + girdiğiniz gün sayısı bugüne denk gelen aktif çalışanlara (ve seçtiyseniz yöneticisine, buddy'sine) davet e-postası gider. Kaçırılmış gönderimler en fazla 30 gün geriye telafi edilir; anket ayarı oluşturulmadan önce vadesi geçmiş çalışanlara ve sisteme vadesinden sonra eklenen çalışanlara gönderilmez. Aynı anket aynı çalışana bir kez gider; şirketin farklı onboarding anketleri (ör. 1. ay, 6. ay) birbirini engellemez.
Manuel Gönderim: seçilen çalışanlara gönderim tarihinde davet gider.
Bilgilendirme adresi girdiyseniz her gönderimde bu adrese de bilgi gider. Hatırlatma günlerinde saat 09:00'da anketi henüz yanıtlamayanlara hatırlatma e-postası gider.
Çalışan anketi e-postadaki Ankete Git bağlantısıyla ya da Teamso ana sayfasındaki bekleyen işlemlerden yanıtlar.
Anket Anketler listesine eklenir; taslaklar Taslak, yayınlananlar Yayında etiketiyle görünür.
Telefonda ve listenin tabloya sığmadığı dar ekranlarda aynı liste kart olarak açılır; satırdaki işlemler kartın sağ üstündeki ⋯ menüsündedir.
Anketleri yönetme
Anketler bölümünde oluşturduğunuz her anket bir satırdır: Anket Adı (altında soru sayısı), Durum (Yayında ya da Taslak; anonim ankette ayrıca Anonim), Gönderim (ör. Otomatik Gönderim, "İşe başladıktan 30 gün sonra"; Manuel Gönderim ve tarihi; ayarı yapılmamış ankette Ayar yapılmadı), Alıcılar (otomatikte Çalışan, Yöneticisi, Buddy; manuelde seçilen kişi sayısı) ve Yanıt (ör. "9 / 12 yanıtladı"; hiç gönderilmemişse Henüz gönderilmedi).
Üstteki sekmeler (Tümü, Yayında, Taslak) anketleri duruma göre süzer. Arama kutusuna (Anket adıyla ara) anket adı yazabilir, Gönderim çipiyle Otomatik Gönderim, Manuel Gönderim ya da Ayar yapılmadı anketleri ayırabilir, Sırala ile sıralayabilirsiniz.
Anketin adına tıklayınca (ya da satır menüsünden Yanıtları gör) Yanıtlar bölümü o ankete daralmış olarak açılır. Satır menüsünde ayrıca Görüntüle, Düzenle (On/Off Boarding Yönetici ve On/Off Boarding Admin) ve Sil (yalnız On/Off Boarding Yönetici) vardır.
Yanıtları izleme
Yanıtlar bölümünün üstündeki sekmeler (Tümü, Cevaplandı, Gönderildi, Cevaplanmadı) yanıtları duruma göre süzer; sekmedeki sayı o durumdaki yanıt sayısıdır. Arama kutusuna çalışan adı yazabilirsiniz. Anket çipinden bir anket seçerek listeyi o ankete daraltın. Şube ve Departman çipleri ile Süzgeç ekle altındaki Anket adı içerir alanı da listeyi süzer (aynı anda tek ölçüt geçerlidir: birini seçince arama ve diğerleri temizlenir). Sırala ile listeyi istediğiniz sütuna göre sıralayabilirsiniz; tablo başlığına tıklamak da aynı sıralamayı verir. Anketi görüntüleme, düzenleme ve silme Anketler bölümündedir.
Henüz yanıt yoksa liste Henüz yanıt yok der ve anketlerin ne zaman gideceğini anlatır (Anketleri gör sizi anket listesine götürür); hiç anket yoksa Henüz anket yok ve Değerlendirme Oluştur görünür.
Tabloda Çalışan Adı Soyadı, Şube, Departman, Durum, Anket Adı, Gönderilme Tarihi, Cevaplama Tarihi görünür. Satır menüsünden Görüntüle (cevaplanmışsa), Yeniden Gönder (cevaplanmamışsa), Yorum Ekle ve Sil (yalnız On/Off Boarding Yönetici) işlemlerini yapabilirsiniz.
Görüntüle ile açılan Anket Yanıtını Görüntüle penceresinin üstünde çalışanın adı ve pozisyonu, Şube, Departman, Yönetici, İşe Başlangıç, Gönderilme Tarihi ve Cevaplama Tarihi yer alır; altında sorular bölüm bölüm listelenir ve seçilen cevaplar vurgulanır (Diğer seçeneğine yazılan metin dahil). Yönetici pencerenin altındaki Excel İndir ve PDF İndir ile yanıtı indirebilir, yorum açık ankette Yorum Ekle ile yorum yazabilir. Telefonda pencere tam ekran açılır.
Yanıtlar bölümündeyken başlıktaki Excel İndir ile yanıtları Excel olarak hazırlatıp Listelerim'den indirebilirsiniz.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Yanıtlanmış bir anketi düzenlerken "Bu anket yanıtlandığı için soru, seçenek ya da bölüm eklenemez, silinemez ve soru türü değiştirilemez." uyarısı çıkıyor.
Neden: Verilen yanıtların karşılığı bozulmasın diye yanıtı olan ankette yapı kilitlenir.
Çözüm: Başlık, soru ve seçenek metinlerini düzenleyebilirsiniz. Yeni soru gerekiyorsa yeni bir anket oluşturun.
Belirti: Yapay zekâ penceresinde "Taslak hazırlanamadı" ya da "Yanıt zamanında gelmedi" görünüyor.
Neden: Yapay zekâ kullanılabilir bir taslak döndürmedi ya da geç yanıt verdi. Bu durumda kredi düşmez.
Çözüm: Tekrar dene'ye tıklayın. Olmazsa Formu düzenle ile amacı daha açık yazın ya da soru sayısını azaltın.
Belirti: Yapay zekâ penceresinde "Dijital krediniz yetersiz" görünüyor.
Neden: Şirketin dijital kredisi taslak için yetmiyor.
Çözüm: Ödeme Bilgileri sayfasından kredi yükleyin ya da soruları elle girin.
Belirti: Otomatik anket bir çalışana gitmedi.
Neden: Çalışanın işe giriş tarihi yok, vade tarihi anketi oluşturduğunuz günden önce kalıyor ya da çalışan sisteme vadesinden sonra eklendi.
Çözüm: Bu çalışana Manuel Gönderim ile ayrı bir anket gönderin.
Belirti: Yöneticiye anket gitmedi.
Neden: Çalışanın aktif pozisyon kaydında yönetici yok (Pozisyon ve yönetici atama).