Bu makale, Yapılandırma > E-belge > E-belge tipleri ekranında çalışanlara gönderilecek belgeleri tanımlamayı ve belgeleri gruplamayı anlatır. Bu işi E-Belge Tipi Ekleme yetkisi olan kullanıcılar yapar.

E-belge tipi, çalışana gönderilecek tek bir belgedir (ör. "KVKK Aydınlatma Metni"). E-belge grubu ise birlikte kullanılan belgelerin listesidir; gönderim sırasında belgeleri hızlı seçmek ve E-Karşılama aday sayfasında belge göstermek için kullanılır.

Başlamadan önce

Belgeniz PDF biçiminde ve en fazla 20 MB olmalıdır.
Belge çalışan bilgileriyle otomatik doldurulacaksa PDF'te form alanları hazırlanmış olmalıdır (aşağıya bakın).
Zaman damgalı onay kullanacaksanız şirketin Dijital Kredi bakiyesi olmalıdır; her zaman damgalı onay 1 kredi harcar.

Adım adım

E-belge tipi ekleme

Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden E-belge'yi ve üstteki E-belge tipleri kartını seçin. Üstteki kartlardan E-Belge Tipleri seçili olmalıdır. Listenin üstündeki Aktif ve Arşivlenmiş sekmeleri tipleri durumlarına göre ayırır. E-belge adıyla ara kutusuyla arayabilir, yanındaki Zaman Damgası süzgeciyle yalnız zaman damgalı (ya da damgasız) tipleri görebilirsiniz; arama ve süzgeç tek ölçüt olarak uygulanır, birini seçince diğeri kalkar. Sıralamak için sütun başlığına ya da satırın sağındaki Sırala'ya tıklayın (artan, azalan, kapalı). Liste ilk açıldığında en son eklenen tip en üsttedir; düğmede Sırala: Eklenme tarihi ↓ yazar.
Ekle butonuna tıklayın.
Açılan E-Belge Tipi Ekle penceresinde alanları doldurun:
- Adı (zorunlu): Belgenin çalışanlara görünen adı.
- Zaman Damgası (zorunlu): Evet seçerseniz çalışan belgeyi telefonuna gelen SMS koduyla onaylar ve onaylanan belgenin zaman damgalı kopyası oluşur. Hayır seçerseniz onay için SMS kodu istenmez.
- PDF şablonu: Belgenin PDF dosyasını yükleyin (yalnızca PDF, en fazla 20 MB). Dosya yüklemezseniz çalışan belgeyi onaylarken kendi PDF dosyasını yükler (ör. diploma fotokopisi gibi çalışandan istenen belgeler için).
Kaydet butonuna tıklayın.

Otomatik doldurulan PDF alanları: Yüklediğiniz PDF'te aşağıdaki adlarla form alanı varsa belge her çalışana gönderilirken bu alanlar çalışanın bilgileriyle doldurulur ve düzenlenemez hale getirilir:

PDF form alanının adı	Doldurulan bilgi
`nameSurname` veya `worker`	Ad soyad
`identificationNumber`	T.C. kimlik numarası
`residentialAddress`	İkamet adresi
`phoneNumber`	Telefon numarası

E-belge tipini düzenleme, arşivleme ve silme

Satırın İşlemler menüsünde şu seçenekler bulunur:

Gönder: Belgeyi çalışanlara gönderir (E-belge gönderme).
Düzenle: Belgenin adını ve zaman damgası ayarını değiştirir. Yeni bir PDF yüklerseniz şablon değişir, boş bırakırsanız mevcut dosya kalır. Daha önce gönderilmiş belgeler gönderildikleri dosyayla kalır. E-Belge Tipi Ekleme ya da E-Belge Tipi Sorumluluk Yönetme yetkisi gerekir.
Arşivle / Arşivden Çıkar: Arşivlenen belge listeden kalkar; arşivlenmiş belgeleri görmek için listenin üstündeki Arşivlenmiş sekmesine tıklayın. E-Belge Tipi Ekleme ya da E-Belge Tipi Sorumluluk Yönetme yetkisi gerekir; yalnız görüntüleme yetkisi olanlar bu seçenekleri görmez.
Sil: Yalnız hiç gönderilmemiş belgelerde görünür ve belgeyi kalıcı olarak siler.

E-belge grubu oluşturma

Üstteki E-Belge Grupları kartına tıklayın, sonra Ekle butonuna tıklayın. Grup listesinde Grup adıyla ara kutusunun yanında Durum (Aktif / Pasif) ve Döküman Tipi Sayısı süzgeçleri bulunur; Grup Adı, Döküman Tipi Sayısı, Sayfalı Görünüm ve Durum sütunları sıralanır.
Açılan E-Belge Grubu Ekle penceresinde alanları doldurun:
- Grup Adı (zorunlu).
- E-Belgeler (zorunlu): Gruba eklenecek belgeleri seçin.
- E-Karşılama Aday Sayfası Düzenle: Açarsanız belgeleri sayfalara bölersiniz (Sayfa 1, Sayfa Ekle). Bu düzen, E-Karşılama'da adaya gösterilen belge sayfalarında kullanılır (E-Karşılama). Boş sayfa bırakmayın.
- Şubeye göre grup belirle: Açarsanız grubun geçerli olduğu şubeleri seçersiniz.
Kaydet butonuna tıklayın.

Grubun İşlemler menüsünden Düzenle, Detay, Pasif Et / Aktif Et ve Sil seçeneklerini kullanabilirsiniz (düzenleme ve durum değişikliği E-Belge Tipi Ekleme ya da E-Belge Tipi Sorumluluk Yönetme, silme E-Belge Tipi Silme yetkisi ister; yalnız görüntüleme yetkisi olanlar Detay'ı görür). Gönderim penceresinde yalnız aktif gruplar listelenir.

Sonuç

Eklediğiniz belge listede Teamso E-Belge adıyla görünür; Zaman Damgası sütunu belgenin SMS kodlu onay isteyip istemediğini, E-Belge sütunu yüklenen PDF'i gösterir. Belge artık çalışanlara gönderilebilir. Belgenin adını, zaman damgası ayarını ya da dosyasını sonradan Düzenle ile değiştirebilirsiniz.

Sık karşılaşılan sorunlar

Belirti: Belgenin İşlemler menüsünde Sil yok.
Neden: Belge en az bir çalışana gönderilmiş.
Çözüm: Belgeyi Arşivle ile listeden kaldırın.

Belirti: PDF'teki ad soyad alanı boş geliyor.
Neden: PDF'teki form alanının adı tablodaki adlardan farklı ya da belge form alanı içermiyor.
Çözüm: PDF düzenleyicinizde alan adını nameSurname olarak değiştirip belgeyi Düzenle ile yeniden yükleyin.

Belirti: Grup penceresinde "Belgelerinizi sayfalara ayırmalısınız" uyarısı görünüyor.
Neden: E-Karşılama Aday Sayfası Düzenle açık ama bir sayfa boş.
Çözüm: Her sayfaya belge ekleyin ya da seçeneği kapatın.

E-belge tipi ve grubu oluşturma