Bu makale, e-belgeleri çalışanlara göndermeyi anlatır. Gönderdiğiniz belgelerin onay durumunu İletişim ve belgeler > E-belge arşivi ekranında takip edersiniz (E-Belge Arşivi). Bu işi E-Belge Ekleme yetkisi olan kullanıcılar yapar.
Başlamadan önce
Göndereceğiniz belge E-Belge Tipleri ekranında tanımlı ve arşivlenmemiş olmalıdır (E-belge tipi oluşturma).
Zaman damgalı belgelerde çalışanların telefon numarası kayıtlı olmalı ve şirketin Dijital Kredi bakiyesi bulunmalıdır.
Adım adım
E-belge arşivinden göndermek
Belgeleri, takip ettiğiniz ekrandan çıkmadan gönderebilirsiniz.
Sol menüden İletişim ve belgeler > E-belge arşivi'ne gidin.
Sayfanın sağ üstündeki E-belge gönder düğmesine tıklayın. Henüz hiç belge göndermediyseniz liste boştur, ortasında "Henüz e-belge göndermediniz" yazar; oradaki E-belge gönder düğmesi de aynı pencereyi açar.
Açılan pencerede:
E-Belge Grupları: Bir grup seçerseniz gruptaki belgeler otomatik seçilir.
E-Belgeler (zorunlu): Gönderilecek belgeleri seçin veya düzenleyin.
Şube, Departman, Pozisyon ve Çalışan alanlarından belgeyi alacak çalışanları seçin. Tüm Çalışanlar sorumlu olduğunuz bütün çalışanları seçer.
Mesaj: İsterseniz çalışana iletilecek bir açıklama yazın.
Reddedilme özelliğini aktif hale getir.: İşaretliyse çalışan belgeyi reddedebilir; işareti kaldırırsanız çalışan yalnız onaylayabilir.
Belge ve alıcı seçtiğinizde pencerenin altında, Gönder düğmesinin solunda kaç kişiye gideceği yazar: ör. "5 kişiye gönderilecek", altında "2 belge · toplam 10 kayıt oluşur".
Gönder'e tıklayın. Belge ya da çalışan seçmeden düğme etkin olmaz; nedeni pencerenin altında yazar.
"E-belge 5 kişiye gönderildi." bildirimi çıkar, pencere kapanır, liste ve sekmelerdeki sayılar yenilenir. Yeni belgeler Onay bekliyor durumuyla listenin başında görünür. Onaylanan, Reddedilen ya da 7 günden uzun bekleyen sekmesindeyseniz liste yeni belgeleri göstermek için Toplam belge sekmesine geçer.
Tek bir belgeyi göndermek
Sol menüden Yapılandırma > E-belge > E-belge tipleri'ne gidin.
Göndereceğiniz belgenin satırında İşlemler menüsünü açıp Gönder'i seçin.
Açılan E-Belge Gönder penceresinde belge E-Belgeler alanında seçili gelir; isterseniz başka belgeler de ekleyebilirsiniz. Pencere, arşivden ve toplu gönderimde açılan pencereyle aynıdır:
Şube, Departman, Pozisyon ve Çalışan alanlarından belgeyi alacak çalışanları seçin.
Mesaj: İsterseniz çalışana iletilecek bir açıklama yazın. Çalışan bu metni belgenin Açıklama alanında görür.
Reddedilme özelliğini aktif hale getir.: İşaretliyse çalışan belgeyi reddedebilir; işareti kaldırırsanız çalışan yalnız onaylayabilir.
Pencerenin altındaki özette kaç kişiye gönderileceğini kontrol edip Gönder butonuna tıklayın. En az bir çalışan seçmeden buton etkin olmaz; pencerenin altında "Göndermek için en az bir çalışan seçin." yazar.
Birden fazla belgeyi birlikte göndermek
E-Belge Tipleri ekranının üstündeki Gönder butonuna tıklayın. Aynı pencereyi E-belge arşivi ekranındaki E-belge gönder düğmesiyle (yukarıda), ana sayfadaki Hızlı ekle ya da sol menüdeki Oluştur menüsünden Belge gönder ile de, bulunduğunuz sayfadan çıkmadan açabilirsiniz. E-belge arşivi açıkken gönderirseniz arşiv listesi kendiliğinden yenilenir.
Açılan pencerede:
E-Belge Grupları: Bir grup seçerseniz gruptaki belgeler otomatik seçilir.
E-Belgeler (zorunlu): Gönderilecek belgeleri seçin veya düzenleyin.
Mesaj, çalışan seçimi ve Reddedilme özelliğini aktif hale getir. alanları tek belge gönderimindeki gibidir.
Pencerenin altındaki özet (Gönder düğmesinin solunda) kaç kişiye ve kaç belge gönderileceğini gösterir.
Gönder butonuna tıklayın.
Gönderilen belgeleri takip etmek
Gönderdiğiniz belgeler İletişim ve belgeler > E-belge arşivi ekranında listelenir. Orada durum kartları ve filtrelerle belgeleri izler, onay bekleyenlere hatırlatma gönderir, reddedilen belgeyi yeniden gönderir, belge geçmişini görür, otomatik hatırlatma ve geciken belgeler raporunu ayarlar ve listeyi Excel'e aktarırsınız. Ayrıntılar: E-Belge Arşivi.
Sonuç
Seçtiğiniz her çalışan ve her belge için ayrı bir kayıt Onay bekliyor durumunda oluşur. PDF'te otomatik doldurulan alanlar varsa çalışanın bilgileriyle doldurulur. PDF hazırlanamazsa (ör. şablon dosyası bozuksa) belgeyi gönderen size "E-belge hazırlanamadı" e-postası gelir; çalışana teknik hata gönderilmez. Şablonu kontrol edip belgeyi yeniden gönderin. Çalışana belgenin gönderildiğini bildiren bir e-posta gider ve belge çalışanın E-Belgelerim ekranına düşer. Belge onaylanmazsa çalışana otomatik hatırlatma gider: varsayılan olarak gönderimden 5 gün sonra, sonra her 7 günde bir, en fazla 3 kez (her sabah 09:00). Bu düzeni E-Belge Arşivi ekranındaki Takip ayarları'ndan değiştirirsiniz (E-Belge Arşivi).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Belge listede görünmüyor, gönderemiyorum.
Neden: Belge arşivlenmiş olabilir.
Çözüm: Üstteki Arşivlenmiş kartına geçip belgeyi Arşivden Çıkar ile geri alın.
Belirti: E-Belge Arşivi ekranında bazı çalışanların belgelerini göremiyorum.
Neden: Liste yalnız yetkili olduğunuz şubelerdeki çalışanları gösterir.
Çözüm: Şube yetkinizin genişletilmesi için yöneticinize başvurun (Sorumluluk yönetimi).
Belirti: Aynı belgeyi aynı çalışana yanlışlıkla iki kez gönderdim.
Neden: Her gönderim yeni bir kayıt oluşturur.
Çözüm: Çalışan iki kaydı da ayrı ayrı görür; gereksiz olanı onaylamaması için çalışanı bilgilendirin.