Bu modül ne işe yarar
Bu bölüm iki modülü kapsar:
Talep: Çalışanlar İK'ya, idari işlere ya da başka bir birime yazılı talep iletir (ör. ekipman, kartvizit, erişim talebi). Talep, tipine göre tanımlanan onay sürecinden geçer ve talep tipinin sorumlu çalışanı tarafından cevaplanır.
E-Belge: İK, çalışanlara okunup onaylanması gereken belgeler gönderir (ör. iş sözleşmesi eki, KVKK aydınlatma metni, iç yönetmelik). Çalışan belgeyi okuyup onaylar ya da (izin verildiyse) reddeder. Zaman Damgası açık belgelerde onay SMS koduyla yapılır ve onaylanan belge zaman damgasıyla saklanır.
Not: Eski Belgeler menüsü (Belge Şablonları, Belge Başvuruları, Belge Başvurularım) artık gösterilmez. Çalışanlara belge gönderip onay almak için E-Belge modülünü kullanın.
Roller ve yetkiler
Sorumluluklar ilgili modülün Sorumluluk Yönetme ekranından atanır; ayrıntı için Sorumluluk yönetimi makalesine bakın.
Rol | Sorumluluk | Neler yapabilir |
Admin (Talep) | Talep Tipi Listesi Ekleme / Güncelleme / Silme | Yapılandırma > Talep > Talep tipleri ekranında talep tipi ekler, düzenler, pasif eder ve siler; her tipe sorumlu çalışan atar. |
Admin (Talep) | Talep Modülü Sorumluluk Yönetme | Yapılandırma > Talep > Onay süreci ekranında talep tipi başına onay adımlarını tanımlar. |
Admin (Talep) | Talep Listesi Cevaplama | Talep yönetim yetkilerinden biriyle birlikte (ör. Talep Listesi Silme, Talep Tipi Listesi Ekleme) İletişim ve belgeler > Talepler ekranında yetkili olduğu şubelerdeki tüm çalışanların taleplerini görür. Tek başına bu yetki yalnız kendi taleplerini, onay sırası kendisine gelenleri ve sorumlusu olduğu tiplerin taleplerini gösterir. |
Yönetici / onaylayıcı | (onay sürecindeki adım) | Onay sırası kendisine gelen talepleri İletişim ve belgeler > Talepler ekranından, Benim > Onaylarım'dan ya da ana sayfadaki İş kutusundan onaylar veya gerekçe yazarak reddeder. |
Sorumlu çalışan | (talep tipinde Sorumlu Çalışan olarak seçilen kişi) | Onay sürecini tamamlamış talebe Talep Cevabı yazar, onaylar veya reddeder. |
Çalışan | Talep Listesi Ekleme, Talep Listesi Görüntüleme | Talep oluşturur, kendi taleplerinin durumunu ve cevabını görür. |
Admin (E-Belge) | E-Belge Tipi Ekleme / Silme / Görüntüleme | Yapılandırma > E-belge > E-belge tipleri ekranında belge tipi ve belge grubu oluşturur, düzenler ve arşivler (ekleme yetkisiyle), siler. |
Admin (E-Belge) | E-Belge Ekleme | Çalışanlara e-belge gönderir; İletişim ve belgeler > E-belge arşivi ekranında yetkili olduğu şubelerdeki çalışanlara gönderilen belgelerin durumunu izler, hatırlatma gönderir, reddedilenleri yeniden gönderir ve siler. |
Çalışan | E-Belge Görüntüleme | Benim > E-belgelerim ekranında kendisine gönderilen belgeleri görür, onaylar veya reddeder. |
Başlamadan önce
Talep tiplerinde sorumlu seçebilmek için çalışanların şube, departman ve pozisyon bilgileri tanımlı olmalıdır (Organizasyon).
Yönetici onayı kullanacaksanız çalışanların yöneticileri tanımlı olmalıdır.
Zaman damgalı e-belge gönderecekseniz şirketin yeterli Dijital Kredi bakiyesi olmalı ve çalışanların telefon numarası sistemde kayıtlı olmalıdır.
İlk kurulum
Yapılandırma > Talep > Talep tipleri ekranında talep tiplerinizi oluşturun ve her tipe en az bir Sorumlu Çalışan atayın (Talep tipi oluşturma).
Talebin önce bir veya birkaç kişinin onayından geçmesini istiyorsanız Yapılandırma > Talep > Onay süreci ekranında talep tipi için onay adımlarını tanımlayın (Onay süreci).
Yapılandırma > E-belge > E-belge tipleri ekranında göndereceğiniz belgeleri PDF olarak yükleyin, gerekirse belge grupları oluşturun (E-belge tipi oluşturma).
Günlük akışlar
Çalışan:
Talep oluşturur ve durumunu izler: Talep oluşturma ve takip etme.
Kendisine gönderilen e-belgeyi okuyup onaylar: E-belgeyi onaylama.
Yönetici / onaylayıcı ve sorumlu çalışan:
Kendisine düşen talepleri onaylar, reddeder ve cevaplar: Talepleri onaylama ve cevaplama.
Admin:
Talep tiplerini ve sorumlularını yönetir: Talep tipi oluşturma.
E-belge tiplerini hazırlar: E-belge tipi ve grubu oluşturma.
E-belge gönderir: E-belge gönderme ve takip etme.
Gönderilen e-belgeleri takip eder, hatırlatır ve yeniden gönderir: E-Belge Arşivi.
Durumlar ve anlamları
Talep durumları (Talepler ekranı):
Durum | Anlamı |
Onay Sürecinde | Talep, talep tipine tanımlı onay adımlarından birinde bekliyor. Etiketin üzerine gelince kaçıncı onay adımında olduğu görünür. |
Sorumlu Onayında | Onay süreci tamamlandı (ya da tanımlı değil); talep tipinin sorumlu çalışanının cevabını bekliyor. |
Onaylandı | Sorumlu çalışan talebi onayladı. |
Reddedildi | Talep bir onay adımında ya da sorumlu çalışan tarafından reddedildi. |
E-belge durumları (E-Belgelerim ve E-Belge Arşivi ekranları):
Durum | Anlamı |
Onay bekliyor | Belge çalışana gönderildi, henüz onaylanmadı. |
Onaylandı | Çalışan belgeyi onayladı. Zaman damgalı belgelerde zaman damgalı kopya da oluşur. |
Reddedildi | Çalışan belgeyi reddetti (yalnız reddetme izni verilerek gönderilen belgelerde). |
Gecikmiş (7+ gün) | Yalnız E-Belge Arşivi'nde: belge, takip ayarlarındaki Gecikmiş sayılma süresi'nden (varsayılan 7 gün) uzun süredir onay bekliyor. |
Bildirimler
Olay | Kime | Kanal |
Talep oluşturuldu | Talep sahibi | E-posta ve uygulama içi bildirim |
Talep onay adımına geldi | O adımdaki onaylayıcı (adım tanımlı değilse talep tipinin sorumluları) | E-posta ve uygulama içi bildirim |
Talep bir sonraki onay adımına geçti | Talep sahibi | E-posta ve uygulama içi bildirim |
Onay süreci tamamlandı | Talep tipinin sorumlu çalışanları | E-posta ve uygulama içi bildirim |
Talep onaylandı / reddedildi | Talep sahibi | E-posta ve uygulama içi bildirim |
E-belge gönderildi | Belgenin gönderildiği çalışan | E-posta |
E-belge onay bekliyor (otomatik hatırlatma, varsayılan gönderimden 5 gün sonra, sonra her 7 günde bir, en fazla 3 kez) | Belgenin gönderildiği çalışan | E-posta ve uygulama içi bildirim (sabah 09:00) |
İK onay bekleyen e-belge için Hatırlat'ı seçti ya da reddedilen belgeyi yeniden gönderdi | Belgenin gönderildiği çalışan | E-posta ve uygulama içi bildirim |
Geciken belgeler raporu açıksa, her pazartesi 09:30 | E-belge gönderme yetkisi olanlar, isteğe bağlı yöneticiler ve ek adresler (E-Belge Arşivi) | E-posta |
Onayında talep bekleyen yöneticilere haftada bir (Onay hatırlatması açıksa) | Yöneticiler (Onay hatırlatması) | E-posta |
Mobilde farklar
Teamso mobil uygulaması aynı Talep ve E-Belge ekranlarını açar; talep oluşturma, cevaplama ve e-belge onaylama mobilde de yapılır. Ayrıntı için Mobil uygulama makalesine bakın.
Sık yapılan hatalar ve SSS
Talep eklerken "Mevcut bir talep tipi yok" uyarısı çıkıyor.
Şirkette aktif talep tipi yoktur. Talep tipi ekleme yetkiniz varsa uyarıdaki Ekle butonuyla tip oluşturabilirsiniz; yoksa İK yöneticinize başvurun.
Talep tipini silemiyorum.
O tipe bağlı en az bir talep varsa tip silinemez. Tipi yeni taleplere kapatmak için Pasif Et'i kullanın.
Onaylayıcı talebi Talepler ekranında nasıl bulur?
Talepler ekranında herkes kendi taleplerini, onay sırası kendisine gelen talepleri ve sorumlusu olduğu tiplerin taleplerini görür; şirketteki tüm talepleri Talep Listesi Cevaplama yetkisiyle birlikte bir talep yönetim yetkisi (ör. Talep Listesi Silme) olanlar görür. Talep tipine Sorumlu Çalışan olarak seçilmek ek yetki vermez: sorumlu çalışan yalnız sorumlusu olduğu tiplerin taleplerini görür. Sıradaki talepler ana sayfadaki İş kutusunda ve Benim > Onaylarım'da da çıkar.
Zaman damgalı belgeyi onaylarken kredi uyarısı çıkıyor.
Şirketin Dijital Kredi bakiyesi yetersizdir. Şirket yöneticinizin kredi yüklemesi gerekir.