Bu modül ne işe yarar
Harcama modülü, çalışanların iş için yaptıkları masrafları fiş veya faturasıyla birlikte kaydedip onaya göndermesini sağlar. Masraflar bir harcama grubu (ör. "Ankara müşteri ziyareti") altında toplanır; her fiş grubun bir satırıdır. Grup, departmana göre tanımlanan onay sürecinden geçer, ardından ödeme yetkilisi ödemeyi onaylar. Harcama tiplerine departman başına aylık ve yıllık limit konabilir; onaycı, düzeltilmesi gereken bir grubu çalışana revizyona geri gönderebilir. İsteğe bağlı Fiş/Fatura OCR Analizi, yüklenen fiş fotoğrafından tarih, tutar, para birimi ve vergi oranını forma doldurur.
Ekranın düzeni
Sol menüden Ücret ve masraf > Harcamalar'a gidin. Ekranın üstünde, yetkinize göre görünen kartlar vardır; bir karta tıklayınca altında o kartın listesi açılır:
Kart | Kim görür | Ne listeler |
Harcamalarım | Harcama Temel Yetki ya da Harcama Yönetici Yetkisi | Kendi harcama gruplarınız (taslaklar dahil). |
Onayımda bekleyenler | Onay sürecinde sırası gelen onaycı | Onayınızı bekleyen gruplar (rozetteki sayı) ve daha önce onayladığınız, reddettiğiniz ya da revizyona gönderdiğiniz gruplar. Onay zincirinde yer almıyorsanız kart görünmez. |
Ödeme bekleyenler | Harcama Cevaplama | Onay süreci bitmiş, ödeme onayı bekleyen gruplar; durum sekmelerinden ödenmiş ve reddedilmiş gruplar. |
Tüm harcamalar | Harcama Yönetici Yetkisi ya da Tüm harcamaları görüntüleme (onaydakiler dahil) | Şirketteki, en az bir kez gönderilmiş tüm gruplar (sorumlu olduğunuz şubeler). |
Departmanımın harcamaları | Departmanımın harcamalarını görüntüleme | Kendi departmanınızdaki çalışanların gönderilmiş grupları. |
Fişler | Yönetici, tüm harcamaları ya da departmanının harcamalarını görme yetkisi olanlar | Grupların tüm fişleri tek tabloda. |
Departman limitleri | Yönetici, tüm harcamaları ya da departmanının harcamalarını görme yetkisi olanlar | Departman ve harcama tipi başına aylık ve yıllık limit kullanımı. |
Harcama tipleri (fiş başına limit ve departman limitleri) Yapılandırma > Harcama > Harcama tipleri sayfasındadır; ekran başlığındaki Ayarlar düğmesi bu sayfayı açar.
Grup kartlarının rozetinde kayıt sayısı yazar; Onayımda bekleyenler ve Ödeme bekleyenler kartında bekleyen iş varsa rozet dikkat çekecek şekilde renklenir.
Kart şeridinden listeyi seçin.
Liste kartının en üstündeki durum sekmeleriyle (Tümü, Taslak, Onayda, Revizyonda, Ödeme bekliyor, Ödendi, Reddedildi) süzün; her sekmenin yanında kayıt sayısı yazar.
Altındaki araç satırında arama kutusu grup başlığında ve açıklamada (yönetim kartlarında çalışan ve departman adında da) arar. Tarih çipiyle Bu ay, Geçen ay, Son 3 ay, Bu yıl ya da takvimden bir aralık, Harcama tipi çipiyle bir tip seçin; yönetim kartlarında Süzgeç ekle altında Departman da vardır. Seçili süzgeç çipte yazar ("Tarih: Ekim 2026"), çipteki × ile kaldırılır, Tümünü temizle aramayı ve süzgeçleri birlikte siler. Sağda sonuç sayısı ve Sırala vardır: alanı ve yönü (Artan / Azalan) seçin, Sıralamayı kaldır varsayılan sıraya döner. Sütun başlığına her tıklama da artan, azalan ve kapalı arasında geçer.
Başlıktaki Excel'e aktar, seçili süzgeçlere uyan tüm grupları Excel dosyası olarak indirir. Liste kartı dar ekranda (telefon, tablet, menüsü açık küçük ekran) kartlara döner; süzgeç ve sıralama panelleri telefonda ekranın altından açılır.
Bir satıra tıklayınca harcama grubu penceresi açılır. Kendi taslak ya da revizyondaki grubunuz üç adımlı açılır (Grup bilgileri, Fişler, Gözden geçir ve gönder); fişleri aynı pencerede ekler, düzenler ve gönderirsiniz (Harcama girme ve onaya gönderme). Gönderilmiş ya da başkasının grubunda üstte durum ve özet (Toplam tutar, Çalışana ödenecek, Fiş sayısı, gönderim tarihi, Departman), varsa limit uyarısı ve revizyon bilgisi, Harcama tipine göre ve Ödeme dağılımı grafikleri, kart olarak Fişler listesi, Masraf Evrakları ve Geçmiş zaman çizelgesi bulunur. Alttaki işlem çubuğunda yalnız sizin o anda yapabileceğiniz işlemler görünür.
Roller ve yetkiler
Sorumluluklar sol menüde Yapılandırma > Harcama > Sorumluluklar ekranından atanır; ayrıntı için Sorumluluk yönetimi.
Rol | Sorumluluk | Neler yapabilir |
Çalışan | Harcama Temel Yetki | Harcama Yönetimi ekranını açar, harcama grubu ve fiş ekler, grubunu onaya gönderir, revizyona dönen grubunu düzeltip yeniden gönderir. |
Yönetici (onaycı) | Onay sürecinde bir seviyede sorumlu olmak | Onayımda bekleyenler kartındaki grupları Onayla, Reddet ya da Revizyona gönder ile yanıtlar. Onay seviyesi "Yönetici" olarak tanımlandıysa çalışanın bağlı olduğu yönetici onaylar. |
Admin (İK / finans) | Harcama Yönetici Yetkisi | Harcama tiplerini, fiş başına limiti ve departman limitlerini tanımlar; tüm harcamaları, fişleri ve limit panosunu görür; reddedilmiş grubu Yeniden aç ile revizyona açabilir. |
Admin (ödeme) | Harcama Cevaplama | Onay süreci tamamlanmış grupların ödemesini onaylar, reddeder ya da revizyona gönderir. Bu yetki tek başına Harcama Yönetimi ekranını açar. |
Muhasebe, denetim | Tüm harcamaları görüntüleme (onaydakiler dahil) | Onaydakiler dahil tüm gönderilmiş grupları, fişleri ve limit panosunu salt okunur görür. |
Departman sorumlusu | Departmanımın harcamalarını görüntüleme | Kendi departmanının gönderilmiş gruplarını, fişlerini ve limit panosunu salt okunur görür. |
Admin (kurulum) | Harcama Modülü Sorumluluk Yönetme | Sorumluluk Yönetme ve Onay Süreci ekranlarını yönetir. |
Görme yetkileri onay ya da ödeme yetkisi vermez; ayrıntı: Harcamaları görme yetkileri. Fiş/Fatura OCR Analizi ayarı Yapılandırma > Şirket ayarları sayfasındadır.
Başlamadan önce
Şirketinizde yeterli Teamso Dijital Kredi var. Onaya gönderme ve ödeme onayı 1'er kredi, her OCR analizi 2 kredi harcar.
Onaycıların ve çalışanların cep telefonu sistemde kayıtlı. Onaya gönderme ve ödeme onayında telefona gelen kodla dijital onay istenir.
Departmanlara onay süreci tanımlı (tanımlı değilse grup doğrudan ödeme onayına düşer).
İlk kurulum
Yapılandırma > Harcama > Sorumluluklar ekranında çalışanlara Harcama Temel Yetki, ödemeyi onaylayacak kişilere Harcama Cevaplama, harcama tiplerini yönetecek kişilere Harcama Yönetici Yetkisi verin. Harcamaları yalnız izleyecek kişilere görme yetkilerinden birini verin (Görme yetkileri).
Yapılandırma > Harcama > Onay süreci ekranında departmanlar için en fazla 3 seviyeli onay sürecini tanımlayın (Onay sürecini kurma).
Yapılandırma > Harcama > Harcama tipleri sayfasında hazır gelen tipleri gözden geçirin, gerekirse yenilerini ekleyin ve Fiş başına limit koyun (Harcama tipleri).
İsterseniz tiplere departman başına aylık ve yıllık limit tanımlayın (Departman limitleri).
İsterseniz Yapılandırma > Şirket ayarları > Fiş/Fatura OCR Analizi'ni açın (OCR ayarı).
Günlük akışlar
Çalışan: Yeni harcama grubu açar, fiş fotoğrafını yükleyip bilgileri girer ve Onaya gönder'e basar (Harcama girme ve onaya gönderme). Revizyona dönen grubunu düzeltip Yeniden gönder'e basar (Revizyon).
Onaycı: Onayımda bekleyenler kartından grubu açar; Onayla, Reddet ya da Revizyona gönder der (Harcamayı onaylama veya reddetme).
Ödeme yetkilisi: Ödeme bekleyenler kartındaki grubu Ödemeyi onayla ile Ödendi yapar; Excel'e aktarır (Ödeme onayı ve raporlama).
Yönetici ve izleyiciler: Tüm harcamalar, Fişler ve Departman limitleri kartlarından takip eder (Departman limitleri).
Durumlar ve anlamları
Durum | Anlamı |
Taslak | Grup oluşturuldu, henüz onaya gönderilmedi. Yalnız sahibi görür; fiş eklenip silinebilir. |
Onayda | Grup onay sürecinde; sıradaki seviyenin onayını bekliyor. Listede hangi adımda olduğu da yazar. |
Revizyonda | Onaycı ya da ödeme yetkilisi grubu düzeltilmesi için çalışana geri gönderdi (ya da reddedilen grup yeniden açıldı). Sahibi düzenleyip yeniden gönderir. |
Ödeme bekliyor | Tüm onay seviyeleri tamamlandı; ödeme yetkilisinin onayını bekliyor. |
Ödendi | Ödeme onaylandı. Son durumdur; revizyona açılamaz. |
Reddedildi | Bir onaycı ya da ödeme yetkilisi reddetti; gerekçe grup penceresinde Red gerekçesi olarak görünür. Reddeden kişi ya da harcama yöneticisi grubu Yeniden aç ile revizyona açabilir. |
Gruplarda iki rozet daha görünebilir: Revize N (grup N. kez düzeltilip yeniden gönderildi) ve Limit aşımı (çalışan departman limitini aşan grubu onaylayarak gönderdi).
Bildirimler
Bildirimler uygulama içi bildirim ve e-posta olarak gider:
Olay | Kime |
Grup onaya gönderildi | Harcama sahibi |
Onayınızı bekliyor | Sıradaki seviyenin onaycıları (limit aşımıyla gönderilen grupta e-postada uyarı satırı da bulunur) |
Sonraki onay seviyesine geçti | Harcama sahibi |
Ödeme onayınızı bekliyor | Harcama Cevaplama yetkisi olanlar |
Ödendi / Reddedildi | Harcama sahibi |
Revizyona gönderildi / yeniden açıldı | Harcama sahibi (not bildirimde ve e-postada yer alır) |
Harcama kaydı silindi (yönetici tarafından) | Silen kişinin yöneticisi ve Harcama Cevaplama yetkisi olanlar |
Dijital kredi 10'un altına düştüğünde şirket yöneticisine uyarı gider.
Mobilde farklar
Telefon tarayıcısında kartlar yatay kayar, listeler tablo yerine kart olarak görünür; grup penceresinde fişler geniş ekrandaki gibi kart olarak görünür. Fiş eklerken Fiş/Fatura Yükle alanına dokunduğunuzda telefonun dosya seçicisi açılır; buradan kamerayla yeni fotoğraf çekebilir ya da galeriden seçebilirsiniz. Ayrıntı: Harcama girme, Mobil uygulama.
Sık yapılan hatalar ve SSS
Döviz kuru çevrilir mi? Hayır. Her fiş kendi para biriminde kaydedilir; toplamlar para birimi başına ayrı gösterilir, TL karşılığı hesaplanmaz.
Avans nasıl düşülür? Fişteki Alınan Avans tutarı Çalışana Ödenecek Tutar'dan düşülür. Modülde ayrıca avans talebi yoktur; harcamalar bordroya aktarılmaz.
Reddedilen grubu yeniden gönderebilir miyim? Kendiniz açamazsınız. Grubu reddeden kişi ya da harcama yöneticisi Yeniden aç derse grup Revizyonda olur ve düzeltip yeniden gönderebilirsiniz. Aksi hâlde yeni bir grup açın (Revizyon).
Gönderdiğim grubu geri çekebilir miyim? Hayır. Onaycınızdan grubu Revizyona gönder ile size geri göndermesini isteyin.
Onaydaki harcamaları muhasebe görebilir mi? Evet, Tüm harcamaları görüntüleme (onaydakiler dahil) yetkisiyle (Görme yetkileri).