Bir harcama grubunu normalde yalnız sahibi, sırası gelen onaycı, ödeme yetkilisi ve harcama yöneticisi görür. Muhasebe ya da denetim gibi onay sürecinde yer almayan kişilerin onaydaki harcamaları, departman sorumlularının da kendi departmanlarının harcamalarını görebilmesi için iki görme yetkisi vardır. Bu makale, bu yetkileri Harcama Modülü Sorumluluk Yönetme yetkisi olan kullanıcının nasıl vereceğini anlatır.
Yetkiler ve gösterdikleri
Yetki | Gördüğü kartlar | Gördüğü gruplar |
Tüm harcamaları görüntüleme (onaydakiler dahil) | Tüm harcamalar, Fişler, Departman limitleri (departman filtresiyle) | Şirketteki, en az bir kez gönderilmiş tüm gruplar: Onayda, Revizyonda, Ödeme bekliyor, Ödendi, Reddedildi. Şube sorumluluğu tanımlıysa yalnız sorumlu olduğu şubelerin çalışanları. |
Departmanımın harcamalarını görüntüleme | Departmanımın harcamaları, Fişler, Departman limitleri (yalnız kendi departmanı) | Kendi departmanındaki çalışanların, en az bir kez gönderilmiş grupları. Grubun departmanı, gönderildiği andaki departmandır. |
Her iki yetki de tek başına Ücret ve masraf > Harcamalar ekranını açar. Harcama Yönetici Yetkisi liste görünürlüğünde Tüm harcamaları görüntüleme gibi davranır.
Başlamadan önce
Harcama Modülü Sorumluluk Yönetme yetkiniz var.
Departman yetkisi verilecek kişi doğru departmanda (pozisyonu bir departmana bağlı).
Adım adım
Sol menüden Yapılandırma > Harcama > Sorumluluklar'a gidin.
Kişiye Tüm harcamaları görüntüleme (onaydakiler dahil) ya da Departmanımın harcamalarını görüntüleme sorumluluğunu verin. Sorumluluk ekleme adımları için: Sorumluluk yönetimi.
Kişi Harcama Yönetimi ekranını yeniden açtığında ilgili kartları görür.
Sonuç
Kişi grupları açabilir, fişleri ve belgeleri, limit uyarısını, revizyon farkını ve Geçmiş'i görebilir, listeyi Excel'e aktar ile indirebilir.
Yetkiler salt okunurdur: grubu onaylama, reddetme, revizyona gönderme, ödeme onayı ya da düzenleme izni vermez. Kişi yalnız görme yetkisiyle açtığı grupta işlem çubuğunda yalnız Kapat'ı görür.
Taslaklar (henüz gönderilmemiş gruplar) yalnız sahibinde kalır; bu yetkilerle görünmez.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Departmanımın harcamaları kartı görünmüyor (yalnız bu yetkiniz varsa Fişler ve Departman limitleri kartları da yok).
Neden: Pozisyonunuz bir departmana bağlı değil; departman yetkisi departmanı olmayan kişiye kart açmaz.
Çözüm: Pozisyonunuzun bir departmana bağlı olduğunu kontrol edin.
Belirti: Departmanımın harcamaları kartı boş.
Neden: Departmanınızdaki çalışanlar henüz grup göndermedi.
Çözüm: Gruplar gönderildikçe kartta görünür.
Belirti: Tüm harcamalar kartında bazı çalışanların grupları yok.
Neden: Şube sorumluluğunuz bu çalışanların şubesini kapsamıyor.
Çözüm: Şube sorumluluklarınızı kontrol edin (Sorumluluk yönetimi).
Belirti: Grupta Onayla ya da Ödemeyi onayla görünmüyor.
Neden: Görme yetkileri işlem yetkisi vermez.
Çözüm: Onay için onay sürecinde sorumlu olmanız, ödeme için Harcama Cevaplama yetkisi gerekir.