Bu makale, yaptığınız iş harcamalarını fişleriyle birlikte nasıl kaydedip onaya göndereceğinizi anlatır. Bu işi Harcama Temel Yetki sahibi çalışan yapar.
Başlamadan önce
Fiş veya faturanın fotoğrafı elinizde (.jpg, .jpeg, .png, .webp ya da .heic; en fazla 20 MB).
Cep telefonunuz sistemde kayıtlı. Onaya gönderirken telefonunuza gelen kodla dijital onay verirsiniz.
Harcamanın tipi (Yemek, Konaklama vb.) tanımlı ve aktif (Harcama tipleri).
Adım adım
1. Harcama grubu açın
Sol menüden Benim > Harcamalarım'a gidin, sayfa başlığının sağındaki Yeni harcama grubu'na tıklayın. (Sol menüdeki Oluştur > Harcama ve ana sayfadaki Profil kartından Harcama Ekle de aynı pencereyi açar.)
Yeni harcama grubu penceresinin üstünde üç adım görürsünüz: Grup bilgileri, Fişler ve Gözden geçir ve gönder. İlk adımda Başlık (3–50 karakter) ve Açıklama (10–500 karakter) yazıp Kaydet ve fiş ekle'ye tıklayın. Örnek: "Ankara müşteri ziyareti", "12-13 Ekim Ankara ziyaretindeki ulaşım, yemek ve konaklama masrafları". Alanlar boşsa ya da kısaysa uyarı alanın altında çıkar.
Grup Taslak olarak kaydedilir. Pencere kapanmaz, Fişler adımına geçer ve fiş formu aynı pencerenin içinde açılır.
2. Fiş ekleyin
Formun Fiş/Fatura Yükle bölümüne fişin fotoğrafını sürükleyin ya da tıklayıp seçin. Fiş eklerken dosya zorunludur; dosyasız kaydederseniz "Fiş/fatura dosyası ekleyin." uyarısı çıkar.
Şirketinizde Fiş/Fatura OCR Analizi açıksa form alanında Yapay Zeka Analiz Ediyor kartı görünür; analiz bitince Fiş tarihi, Para birimi, Tutar ve Vergi oranı doldurulur. Doldurulan değerleri mutlaka kontrol edin (OCR ayarı). Fiş okunamazsa (analiz hatası, zaman aşımı ya da fişte toplam tutar bulunamadıysa; yalnız tarih okunması yetmez) "Fiş okunamadı; alanları elle doldurun. Bu analiz için kredi düşülmedi." uyarısı çıkar; alanları elle doldurursunuz ve başarısız analiz için kredi düşülmez. Yüklenen dosyayı kaldırırsanız OCR'ın doldurduğu alanlar da boşalır.
Fiş bilgileri bölümünü doldurun:
Harcama tipi (zorunlu): Yalnız aktif tipler listelenir; tipin açıklaması seçimin altında görünür. Tipe departmanınız için limit tanımlıysa "Bu ay kalan departman limiti: … / …" (yıllık limitte "Bu yıl kalan departman limiti") bilgisi görünür. Girdiğiniz tutar kalan limiti aşıyorsa altına "Bu tutarla departman limiti aşılıyor; gönderirken onayınız istenecek." ya da tip aşıma izin vermiyorsa "Bu tutar departman limitini aşıyor ve bu tipte aşıma izin verilmiyor; grup gönderilemez." yazar.
Tutar (zorunlu): 0,01 ile 1.000.000 arası. Tipin Fiş başına limit'i varsa bu tutarı aşamaz.
Para birimi (zorunlu): Türk Lirası, Dolar, Euro, Pound, Bulgar Levası, Japon Yen, İsviçre Frangı ya da Kuveyt Dinarı. Varsayılan Türk Lirası'dır. Tipte para birimi tanımlıysa aynı para birimini seçmelisiniz.
Fiş tarihi (zorunlu): Harcamanın yapıldığı gün; ileri tarih seçilemez.
Vergi oranı: Bilgi amaçlıdır, tutara eklenmez.
Harcama nedeni alanına açıklamayı yazın (zorunlu, en fazla 500 karakter).
Gerekirse Ödeme dağılımı bölümünü doldurun:
Şirket kartıyla ödenen: Tutarın şirket kartıyla ödenen kısmı.
Alınan avans: Bu harcama için önceden aldığınız avans.
Çalışana ödenecek: Kendiliğinden hesaplanır: Tutar − Şirket kartıyla ödenen − Alınan avans (en az 0).
Pencerenin altındaki Fişi kaydet'e tıklayın. Fiş, Fişler listesine kart olarak eklenir. Kaydetmeden çıkmak için İptal'e ya da formun üstündeki Fişlere dön'e tıklayın.
3. Gözden geçirip onaya gönderin
Fişler adımında her fiş bir kartta görünür: fiş görseli, harcama tipi, fiş tarihi, vergi oranı, ek sayısı, tutar ve ödenecek tutar. Başka fiş için Fiş ekle'ye tıklayın; bir fişi göz simgesiyle görüntüleyebilir, kalem simgesiyle düzenleyebilir, çöp kutusu simgesiyle silebilirsiniz.
Gözden geçir'e tıklayın. Grupta fiş yoksa düğme pasiftir ("Göndermeden önce en az bir fiş ekleyin.").
Gözden geçir ve gönder adımında özet kutucuklarını (Toplam tutar, Çalışana ödenecek, Fiş sayısı), Harcama tipine göre grafiğini (her tipin tutarı ve payı), Ödeme dağılımı'nı (Çalışana ödenecek, Şirket kartı, Avans, Fiş başına ortalama, En yüksek fiş) ve fiş listesini kontrol edin. Bir şeyi değiştirmek için Geri'ye ya da üstteki adımlara tıklayın.
Onaya gönder'e tıklayın.
Grup, departmanınızın bir harcama tipindeki aylık ya da yıllık limitini aşıyorsa Departman limiti aşılıyor penceresi açılır: "Departman limiti aşılmıştır. Göndermek istediğinizden emin misiniz?" Altında her tip ve dönem için Tanımlı limit, Önceki kullanım, Bu grup, Gönderimle birlikte ve Aşım tutarları yazar. Göndermek için Evet, gönder'e, vazgeçmek için İptal'e tıklayın. Tip limit aşımına izin vermiyorsa pencerenin başlığı Bu grup gönderilemiyor olur; grubu gönderemezsiniz, fişleri düzenleyip tekrar denersiniz.
Harcama grubunu onaya gönder penceresinde telefonunuza gelen onay kodunu girin.
Sonuç
Grubun durumu Onayda olur ve departmanınızın onay sürecindeki ilk onaycıya bildirim gider. Onay süreci tanımlı değilse grup doğrudan Ödeme bekliyor olur. Ekranda "Harcama grubu onaya gönderildi." yazar ve pencerenin Geçmiş bölümüne Onaya gönderildi satırı eklenir.
Limit aşımını onaylayarak gönderdiyseniz grupta Limit aşımı rozeti görünür; onaycılar aşım tutarlarını grup penceresinde görür.
Size "Harcama talebiniz oluşturuldu" bildirimi gelir; her seviye onayladığında ve sonuçta (Ödendi / Reddedildi / revizyon) yeniden haberdar edilirsiniz.
Grup için zaman damgalı bir QR Kodlu Masraf Formu oluşturulur; grup penceresindeki Masraf Evrakları bölümünden açılır.
Onaya gönderme şirket bakiyesinden 1 Teamso Dijital Kredi harcar.
Gönderilen grup ve fişleri artık değiştirilemez; geri çekme yoktur. Düzeltme gerekirse onaycınız grubu Revizyona gönder ile size geri gönderebilir (Revizyon).
Zaman damgası alınamazsa "Dijital Onay alınamadı." uyarısı çıkar; grup ve fişleri Taslak durumunda olduğu gibi kalır, kredi düşülmez ve Onaya gönder ile yeniden deneyebilirsiniz.
Döviz ve avans hakkında: Farklı para birimindeki fişler aynı grupta olabilir; toplamlar para birimi başına ayrı gösterilir, kur çevrilmez. Grafiklerin üstünde para birimi seçilir. Avans tutarı yalnız Çalışana ödenecek hesabında kullanılır; harcamalar bordroya aktarılmaz.
Mobilde fiş çekme
Telefon tarayıcısında aynı adımları izleyin. Fiş/Fatura Yükle alanına dokunduğunuzda telefonun kendi dosya seçicisi açılır; telefonunuzun sunduğu kamera seçeneğiyle fişi o an fotoğraflayabilir ya da galeriden seçebilirsiniz. iPhone'da çekilen .heic fotoğraflar da kabul edilir. Fişi düz bir zemine koyup tamamı kadraja girecek şekilde, gölgesiz çekin; OCR daha doğru sonuç verir. Ayrıntı: Mobil uygulama.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "Fiş tutarı, bu gider türü için izin verilen limiti aşıyor".
Neden: Seçtiğiniz harcama tipinin Fiş başına limit'i var.
Çözüm: Tutarı kontrol edin; gerekiyorsa harcama yöneticinize başvurun.
Belirti: Bu grup gönderilemiyor penceresi açılıyor.
Neden: Grup, departmanınızın limitini aşıyor ve bu harcama tipinde limit aşımına izin verilmiyor.
Çözüm: Fişleri düzenleyin ya da limiti aşan fişi başka bir grupla sonraki döneme bırakın; limitin değişmesi gerekiyorsa harcama yöneticinize başvurun (Departman limitleri).
Belirti: "Seçilen gider türü için işlemler … cinsinden olmalıdır".
Neden: Harcama tipine farklı bir para birimi tanımlı.
Çözüm: Para birimi'ni tipin para birimi yapın.
Belirti: Onaya gönderirken "İşlemi tamamlamak için SMS doğrulama kodunu girmeniz gerekmektedir" ya da kredi uyarısı.
Neden: Kod girilmedi ya da şirketin dijital kredisi yetersiz.
Çözüm: Kodu girin; kredi için yöneticinize başvurun.
Belirti: Fişte bir alanı yanlış girdiniz.
Neden: Kaydedilen fiş otomatik düzeltilmez.
Çözüm: Grup Taslak durumundayken Fişler adımında fiş kartındaki kalem simgesiyle düzeltin (ya da çöp kutusu simgesiyle silip yeniden ekleyin). Onaya gönderilmiş grubun fişleri değiştirilemez.
Belirti: Grubu silmek istiyorsunuz.
Neden: Sahibi kendi taslağını kodsuz siler; gönderilmiş grubu silmek ayrı yetki ve SMS kodu ister.
Çözüm: Taslak durumundaki grubunuzun penceresinde sol alttaki Sil'e tıklayıp Harcama grubunu sil penceresinde onaylayın.