Bu makale, çalışanların fiş girerken seçtiği harcama tiplerini (Yemek, Konaklama, Akaryakıt vb.) nasıl yöneteceğinizi anlatır. Bu işi Harcama Yönetici Yetkisi olan kullanıcı yapar.
Başlamadan önce
Harcama Yönetici Yetkisi sahibisiniz.
Şirketiniz kurulurken dokuz hazır tip gelir: Akaryakıt, Ulaşım, Misafir Ağırlama, Yemek, Konaklama, Hediye, Vize İşlemleri, Araç Bakım, Organizasyon Katılım. Önce bunları gözden geçirin.
Adım adım
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden Harcama'yı ve üstteki Harcama tipleri kartını seçin. Harcamalar ekranının başlığındaki Ayarlar düğmesi de bu sayfayı açar. Tabloda her tipin Kod, Fiş başına limit, Para birimi, Limit aşımı (İzin var / İzin yok), Departman limiti (kaç departmana limit tanımlı) ve Durum bilgisi vardır. Tümü, Aktif ve Pasif filtreleriyle ya da arama kutusuyla ("Tip adı ya da kodu ara") süzebilirsiniz.
Yeni tip için Harcama tipi ekle'ye tıklayın. Harcama Tipi Ekle penceresi açılır.
Pencere üç bölümden oluşur; etiketler alanların üstündedir:
Temel bilgiler
Harcama tipi adı (zorunlu, 3–50 karakter): Şirket içinde benzersiz olmalıdır.
Kod (zorunlu, 2–10 karakter): Listelerde ve raporlarda görünen kısa kod (ör. YMK). Benzersiz olmalıdır.
Açıklama (isteğe bağlı, en fazla 500 karakter): Tipin hangi harcamalar için kullanılacağını yazın (ör. "Şehir içi taksi, otobüs ve metro fişleri; uçak bileti bu tipe girmez."). Ad kısa kalır, ayrıntı buraya yazılır.
Çalışanlara açık: Kapalı tip fiş formunda listelenmez.
Limit ve para birimi
Para birimi: Fiş başına limit ve departman limitleri bu para birimindedir. Limit koymayacaksanız boş bırakabilirsiniz.
Fiş başına limit: Tek bir fişte talep edilebilecek en yüksek tutar. Boş bırakırsanız sınır olmaz. Limit girerseniz Para birimi zorunludur.
Limit aşımına izin ver: Departman limitini aşan grubun gönderilip gönderilemeyeceği.
Departman limitleri: Departman ekle ile departman başına aylık ve yıllık limit satırı eklenir; ayrıntı: Departman limitleri.
Kaydet'e tıklayın (düzenlemede Güncelle).
Mevcut bir tipi yönetmek için satırın sonundaki İşlemler düğmesini açın: Düzenle, Aktif Et / Pasif Et ya da Sil. Düzenleme kuralları:
Kurulumla gelen tiplerin adı ve kodu değiştirilemez, kendileri silinemez; açıklaması, limitleri ve görünürlükleri değiştirilebilir.
Fişte kullanılmış bir tipin adı, kodu, limitleri ve görünürlüğü değiştirilebilir; limitin para birimi değiştirilemez ve tip silinemez. Yeni fiş başına limit, eklenen ya da düzenlenen fişlere uygulanır; önceden kaydedilmiş fişler değişmez.
Sonuç
Aktif tipler çalışanların fiş formundaki Harcama tipi listesinde hemen görünür; pasif tipler görünmez.
Açıklama yazdığınız tipte çalışan, listede tip adının altında açıklamayı görür; tipi seçince açıklama alanın altında da yazar. Harcama tipleri tablosunda açıklama tip adının altında görünür. Açıklamayı silmek için alanı boşaltıp kaydedin.
Tipte para birimi tanımlıysa o tipteki fiş aynı para biriminde girilmek zorundadır.
Tipte Fiş başına limit varsa her fişin tutarı bu sınırı aşamaz. Bu sınır yalnız tek fişe bakar; grubun ya da ayın toplamı için departman limitlerini kullanın. Limit kuruşlu girilebilir (ör. 150,50).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Sil soluk, üzerine gelince "Bu tipte fiş olduğu için silinemez; pasife alabilirsiniz." ya da "Kurulumdaki harcama tipleri silinemez…" yazıyor.
Neden: Bu tiple girilmiş fişler var ya da tip kurulumla geldi.
Çözüm: Tipi artık kullanmak istemiyorsanız Pasif Et ile listeden kaldırın.
Belirti: "Bu harcama tipi kodu zaten mevcut" ya da "Bu harcama tipi adı zaten mevcut".
Neden: Aynı ad veya kod şirkette var (pasif tipler dahil).
Çözüm: Farklı bir ad veya kod kullanın.
Belirti: Çalışan fiş kaydederken "Fiş tutarı, bu gider türü için izin verilen limiti aşıyor" uyarısı alıyor.
Neden: Fiş tutarı tipin Fiş başına limit'ini aşıyor.
Çözüm: Tutarı kontrol edin. Sınır yanlışsa Düzenle ile değiştirin (kullanılmış tipte de olur; para birimi kilitlidir).