Bu makale, harcama onay sürecinde bir seviyede sorumlu olan yöneticinin kendisine düşen harcama gruplarını nasıl yanıtlayacağını anlatır. Onaycı, onay sürecinde adıyla seçilmiş kişi ya da "Yönetici" seviyesinde çalışanın bağlı olduğu yöneticidir (Onay sürecini kurma).
Başlamadan önce
Onay sürecinin bir seviyesinde sorumlusunuz (ya da "Yönetici" seviyesi olan departmanda çalışanların yöneticisisiniz). Öyleyse Harcama Yönetimi ekranında Onayımda bekleyenler kartı görünür.
Adım adım
Size gelen "harcama talebi onayınızı bekliyor" bildirimine tıklayın ya da sol menüden Ücret ve masraf > Harcamalar'a gidin ve Onayımda bekleyenler kartını açın. Kartın rozetinde bekleyen grup sayısı yazar. Ana sayfadaki bekleyen işlemler kartından da grubu açabilirsiniz.
Gruba tıklayın ya da satırın sonundaki İncele ve yanıtla düğmesine basın. Sırası sizde olan gruplar Onayınızı bekliyor etiketiyle listenin başında durur. Listede grubun hangi adımda olduğu, Revize N ve Limit aşımı rozetleri de görünür.
Kart, daha önce işlem yaptığınız grupları da (onayladığınız adım, reddettiğiniz, revizyona gönderdiğiniz ya da yeniden açtığınız) listeler. Bunları Görüntüle ile açarsınız; onay düğmeleri yalnız sırası sizde olan grupta çıkar. Durum sekmeleriyle (Onayda, Revizyonda, Ödeme bekliyor, Ödendi, Reddedildi) listeyi daraltabilirsiniz.
Açılan grup penceresinde özet kutucuklarını (Toplam tutar, Çalışana ödenecek, Fiş sayısı, Gönderim tarihi, Departman), Harcama tipine göre ve Ödeme dağılımı grafiklerini ve Fişler listesini inceleyin. Fiş görseli kartın solundaki küçük resimdir; tıklayınca yeni sekmede büyük açılır. Fişin tüm alanları ve ekleri için karttaki göz simgesine (Görüntüle) tıklayın; fiş aynı pencerede açılır, Fişlere dön ile listeye dönersiniz.
Grup departman limitini aşarak gönderildiyse sarı kutuda Departman limiti aşıldı, fiş limiti dahilinde yazar ve aşım rakamları görünür (Departman limitleri).
Grup bir revizyonun ardından yeniden gönderildiyse "Bu form, önceki gönderimin revizesidir (Revize N)" kutusu ve değişen fişler vurgulu görünür (Revizyon).
Geçmiş bölümünde grubun gönderim, onay, revizyon ve red adımları kimin yaptığı ve ne zaman yapıldığıyla listelenir.
Alttaki işlem çubuğundan karar verin:
Onayla: "Harcama grubu bir sonraki onay adımına geçecek. Onaylıyor musunuz?" penceresinde Onayla'ya tıklayın. Onay seviyelerinde SMS kodu istenmez; kod yalnız ödeme onayında sorulur.
Revizyona gönder: Grubu düzeltilmesi için çalışana geri gönderir (Revizyona gönderme).
Reddet: Aşağıdaki 5. adıma geçin.
Harcamayı reddet penceresinde Red gerekçesi'ni yazın (en az 3 karakter). Çalışanın grubu düzeltip yeniden gönderebilmesini istiyorsanız "Çalışan düzenleyip yeniden gönderebilsin (revizyona aç)" kutusunu işaretleyin; bu durumda grup reddedilmez, düğmenin adı Revizyona gönder olur. Reddet'e tıklayın.
Sonuç
Onay: Sonraki onay seviyesi varsa grup ona geçer ve harcama sahibine bildirim gider. Son seviyeyse grup Ödeme bekliyor olur ve Harcama Cevaplama yetkisi olanlara ödeme onayı bildirimi gider (Ödeme onayı).
Red: Grup Reddedildi olur ve "Harcama grubu reddedildi." yazar. Gerekçe, grup penceresinde Red gerekçesi olarak harcama sahibine ve onaycılara görünür; harcama sahibine giden bildirim ve e-postada da yer alır. Grubu sonradan siz (reddeden kişi) ya da bir harcama yöneticisi Yeniden aç ile revizyona açabilir; harcama sahibi açamaz.
Revizyona açarak red: Grup Revizyonda olur, gerekçeniz revizyon notu olarak çalışana gider. Çalışan yeniden gönderince onay 1. adımdan başlar.
Ara seviyedeki onay ve red dijital kredi harcamaz. Her işlem grubun Geçmiş bölümüne yazılır.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Onayımda bekleyenler kartı görünmüyor.
Neden: Hiçbir onay sürecinde sorumlu değilsiniz ya da yöneticisi olduğunuz çalışanların departmanında "Yönetici" seviyesi yok.
Çözüm: Onay sürecinizi kontrol edin (Onay sürecini kurma).
Belirti: Onayınızı beklediği bildirilen grupta onay düğmeleri yok.
Neden: Grup başka bir seviyeye geçmiş, reddedilmiş ya da revizyona gönderilmiş; satırda Onayınızı bekliyor etiketi yoktur.
Çözüm: Grubu Onayımda bekleyenler kartında durum sekmeleriyle bulup Görüntüle ile açarak son durumunu ve Geçmiş'ini görebilirsiniz.
Belirti: Kendi harcamanız onay listenizde değil.
Neden: Onay sürecinde kendi seviyeniz atlanır; yöneticiniz ya da sonraki seviye onaylar.
Çözüm: İşlem gerekmez.
Belirti: Pencerede "Minimum 3 karakter girmelisiniz." uyarısı çıkıyor.
Neden: Gerekçe 3 karakterden kısa.
Çözüm: Gerekçeyi en az 3 karakter yazın.
Belirti: Grupta Onayla ve Reddet düğmeleri görünmüyor, yalnız Kapat var.
Neden: Grubun şu anki onay adımının onaycısı siz değilsiniz; grubu yalnız görme yetkinizle açmışsınız.
Çözüm: Onay sürecinde hangi seviyede olduğunuzu kontrol edin (Onay sürecini kurma).