Bu makale, onay süreci tamamlanmış harcamaların ödemesini nasıl onaylayacağınızı ve harcama raporlarını nasıl alacağınızı anlatır. Ödeme onayını Harcama Cevaplama yetkisi olan kullanıcı yapar; Excel'e aktarmayı, gördüğü her listede herkes kullanabilir.
Başlamadan önce
Ödeme onayı için Harcama Cevaplama yetkiniz var. Bu yetki tek başına Ücret ve masraf > Harcamalar ekranını ve Ödeme bekleyenler kartını açmaya yeter.
Cep telefonunuz sistemde kayıtlı ve şirketin Teamso Dijital Kredi bakiyesi yeterli (her ödeme onayı 1 kredi).
Adım adım
Ödemeyi onaylama
"harcama talebi ödeme onayınızı bekliyor" bildirimine tıklayın ya da Ücret ve masraf > Harcamalar'da Ödeme bekleyenler kartını açın. Kart, Ödeme bekliyor durumundaki gruplarla açılır; ödenmiş ve reddedilmiş grupları durum sekmelerinden (Ödendi, Reddedildi) görebilirsiniz.
Grubu açın; özet kutucuklarındaki Çalışana ödenecek tutarı, Ödeme dağılımı grafiğini (Çalışana ödenecek, Şirket kartı, Avans), Fişler listesini ve Geçmiş'teki onay adımlarını kontrol edin.
Ödemeyi yaptıktan (ya da ödeme talimatı verdikten) sonra Ödemeyi onayla'ya tıklayın ve telefonunuza gelen kodu Harcama Talebinin Onaylanması penceresine girin.
Ödemeyi yapmayacaksanız Reddet ile gerekçe yazın. Grupta düzeltilmesi gereken bir şey varsa Revizyona gönder ile notunuzu yazıp grubu çalışana geri gönderin; çalışan yeniden gönderince grup onay sürecine 1. adımdan yeniden girer (Revizyon).
Excel'e aktarma
Bir grup kartını (Harcamalarım, Ödeme bekleyenler, Tüm harcamalar ya da Departmanımın harcamaları) açın.
Durum sekmesini, aramayı ve Tarih ile Harcama tipi çiplerini ayarlayın.
Sayfa başlığındaki Excel'e aktar'a tıklayın. Süzgeçlere uyan tüm gruplar (yalnız ekrandaki sayfa değil) "harcamalar_YYYY-AA-GG.xlsx" dosyası olarak iner; her fiş bir satırdır ve satırda çalışan, departman, grup, durum, gönderim tarihi, revizyon sayısı, limit aşımı, fiş tarihi, harcama tipi, tutar, para birimi ve ödenecek tutar bilgileri bulunur. İndirme bitince "Excel dosyası indirildi." yazar.
Fişler kartı
Harcama Yönetici Yetkisi ya da görme yetkilerinden biri olan kullanıcılar Fişler kartında grupların tüm fişlerini tek tabloda görür: Fiş tarihi, Çalışan, Harcama tipi, Açıklama, Tutar, Grup ve Belgeler. Arama kutusu açıklamada, grup başlığında ve çalışan adında arar; Fiş tarihi ve Harcama tipi çipleriyle süzebilir, Sırala ile ya da sütun başlıklarından sıralayabilir (Belgeler dışında her sütun), satırdaki Grubu aç düğmesiyle fişin grubunu açabilirsiniz. Departmanının harcamalarını görme yetkisi olan kullanıcı yalnız kendi departmanının fişlerini görür.
Masraf evrakları
Gönderilmiş bir grubun penceresindeki Masraf Evrakları bölümünde QR Kodlu Masraf Formu (PDF) ve Masraf Zaman Damgası dosyası bulunur (zaman damgası dosyası ayrıca zaman damgası görme yetkisi ister). Form, onaya gönderme ve ödeme onayı anlarında zaman damgasıyla oluşturulur; muhasebe kaydına eklenebilir.
Sonuç
Ödeme onaylanınca grup Ödendi olur, harcama sahibine bildirim ve e-posta gider, 1 dijital kredi harcanır ve Geçmiş'e Ödeme onaylandı yazılır. Ödendi son durumdur; ödenmiş grup revizyona açılamaz.
Tutarlar para birimi başına ayrı toplanır; raporda TL karşılığı yoktur.
Harcama verisi bordroya aktarılmaz; ödemeyi bordro dışında yapın.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Ödeme onayında "Dijital Onay alınamadı." uyarısı çıkıyor.
Neden: Zaman damgası alınamadı; grup Ödeme bekliyor durumunda kalır ve kredi düşülmez.
Çözüm: Bir süre sonra Ödemeyi onayla ile yeniden deneyin.
Belirti: Excel'e aktar "Excel dosyası hazırlanamadı. Lütfen tekrar deneyin." diyor.
Neden: Dosya sunucuda üretilemedi ya da bağlantı kesildi.
Çözüm: Filtreleri daraltıp yeniden deneyin.
Belirti: Ödenmiş bir grubu düzeltmek gerekiyor.
Neden: Ödendi son durumdur ve revizyona açılamaz.
Çözüm: Çalışan doğru bilgilerle yeni bir harcama grubu açmalıdır.