Gönderilen bir harcama grubu geri çekilemez; ama onaycı ya da ödeme yetkilisi grubu, düzeltilmesi için çalışana revizyona geri gönderebilir. Çalışan grubu düzeltip yeniden gönderir, onay süreci 1. adımdan yeniden başlar ve onaycılar neyin değiştiğini görür. Bu makale üç rolün adımlarını anlatır.
Başlamadan önce
Grubu revizyona göndermek için ya grubun şu anki onay adımının onaycısısınız (grup Onayda) ya da Harcama Cevaplama yetkiniz var (grup Ödeme bekliyor).
Reddedilmiş bir grubu yeniden açmak için grubu siz reddettiniz ya da Harcama Yönetici Yetkisi sahibisiniz.
Revizyona dönen grubu düzeltmek için grubun sahibisiniz.
Adım adım
Onaycı: grubu revizyona gönderin
Onayımda bekleyenler (ödeme adımında Ödeme bekleyenler) kartından grubu açın.
Alttaki Revizyona gönder'e tıklayın. Açılan pencerede "Grup düzenlenmesi için çalışana geri gönderilir. Yeniden gönderildiğinde onay süreci baştan başlar." yazar. Revizyon notu'na neyin düzeltilmesi gerektiğini yazın (zorunlu, en az 3 karakter).
Penceredeki Revizyona gönder'e tıklayın.
Aynı sonucu reddederken de alabilirsiniz: Reddet penceresinde "Çalışan düzenleyip yeniden gönderebilsin (revizyona aç)" kutusunu işaretlerseniz grup reddedilmez, revizyona gider (Onaylama ve reddetme).
Reddedilen grubu yeniden açın
Reddedilmiş grubu açın: Onayımda bekleyenler kartında Reddedildi durum sekmesini seçin; reddettiğiniz gruplar burada listelenir. Ödeme adımında reddettiyseniz Ödeme bekleyenler, harcama yöneticisiyseniz Tüm harcamalar kartında da aynı sekmeyle bulabilirsiniz.
Yeniden aç'a tıklayın. Pencerede "Reddedilen grup, düzenlenip yeniden gönderilmesi için çalışana açılır." yazar. Açıklama'yı yazın (zorunlu, en az 3 karakter) ve Yeniden aç'a tıklayın.
Yeniden aç düğmesi yalnız grubu reddeden kişiye ve Harcama Yönetici Yetkisi sahiplerine görünür; grubun sahibi, harcama yöneticisi olsa bile kendi grubunu açamaz.
Çalışan: düzeltip yeniden gönderin
Size gelen revizyon bildirimine tıklayın ya da Harcamalarım kartında Revizyonda durum sekmesini seçip grubu açın.
Pencerenin üstündeki Revizyon notu kutusunda onaycının ne istediğini okuyun.
Grup, revizyondayken üç adımlı açılır ve Fişler adımından başlar. Grubu düzeltin: Fiş ekle ile yeni fiş ekleyin, fiş kartındaki kalem simgesiyle düzenleyin, çöp kutusu simgesiyle silin. Başlığı ve açıklamayı değiştirmek için üstteki Grup bilgileri adımına tıklayın, değiştirip Devam et'e basın.
Gözden geçir'e, ardından Yeniden gönder'e tıklayın. Departman limiti kontrolü ve telefonunuza gelen onay kodu, ilk gönderimdeki gibi istenir (Onaya gönderme).
Onaycı: revize grubu inceleyin
Yeniden gönderilen grup Onayımda bekleyenler kartına Revize N rozetiyle gelir. Grubu açtığınızda "Bu form, önceki gönderimin revizesidir (Revize N)" kutusunda değişikliklerin özeti (ör. 1 yeni fiş, 1 fiş değişti, 1 fiş kaldırıldı) ve kaldırılan fişlerin listesi görünür. Fişler listesinde yeni fişler Yeni, değişenler Değişti etiketi taşır; değişen alan vurgulanır ve altında "Önceki: …" değeri yazar. Değişti etiketinin üzerine gelince değişen alanların adı görünür.
Sonuç
Revizyona gönderilen ya da yeniden açılan grup Revizyonda olur; sahibine bildirim ve e-posta gider, not ikisinde de yer alır. Grup sahibine "Grup revizyona gönderildi." ya da "Grup çalışana yeniden açıldı." yazar.
Revizyondaki grubu yalnız sahibi düzenler; harcama yöneticisi de değiştiremez. Onaycılar grubu salt okunur görür.
Yeniden gönderimde grup yeni bir onay kodu ve zaman damgasıyla imzalanır, 1 dijital kredi harcanır, revizyon sayısı bir artar, departman limitleri yeniden hesaplanır ve onay zinciri 1. adımdan başlar.
Her adım (gönderim, onay, revizyona gönderme, yeniden açma, yeniden gönderim, red, ödeme) grubun Geçmiş bölümüne kimin yaptığı, ne zaman yaptığı ve notuyla yazılır.
Ödendi durumundaki grup revizyona gönderilemez ve yeniden açılamaz.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Revizyona gönder düğmesi görünmüyor.
Neden: Grubun şu anki adımının onaycısı değilsiniz, grup Ödeme bekliyor durumunda ve Harcama Cevaplama yetkiniz yok ya da grup Ödendi / Reddedildi / Taslak durumunda.
Çözüm: Reddedilmiş grup için Yeniden aç'ı kullanın; ödenmiş grup için çalışan yeni grup açmalıdır.
Belirti: Kendi reddedilen grubunuzda Yeniden aç yok.
Neden: Grubun sahibi kendi grubunu yeniden açamaz.
Çözüm: Grubu reddeden kişiden ya da harcama yöneticisinden yeniden açmasını isteyin.
Belirti: Pencerede notu yazmadan gönderemiyorsunuz.
Neden: Revizyon notu ve Açıklama zorunludur, en az 3 karakter olmalıdır.
Çözüm: Neyin düzeltilmesi gerektiğini kısaca yazın.