Harcama tiplerine, departman başına aylık ve yıllık harcama limiti koyabilirsiniz. Bir grup gönderilirken departmanın o tipteki limiti aşılıyorsa çalışana sorulur (ya da gönderim engellenir), onaycı da aşımı rakamlarıyla görür. Limitleri Harcama Yönetici Yetkisi olan kullanıcı tanımlar; kullanımı Departman limitleri panosundan izlenir.
Başlamadan önce
Limit tanımlamak için Harcama Yönetici Yetkisi sahibisiniz.
Harcama tipinde Para birimi seçili. Limitler tipin para birimindedir; para birimi yoksa "Departman limiti tanımlamak için harcama tipine para birimi seçin." uyarısı çıkar.
Departmanlar tanımlı ve çalışanlar bir departmanda.
Adım adım
Limit tanımlama
Yapılandırma > Harcama > Harcama tipleri sayfasını açın (Harcamalar ekranının başlığındaki Ayarlar da açar).
Tipin satırındaki İşlemler düğmesinden Düzenle'yi seçin (yeni tip için Harcama tipi ekle).
Limit ve para birimi bölümündeki Limit aşımına izin ver anahtarını ayarlayın. Açıkken "Departman limitini aşan grup, çalışan onaylarsa gönderilir; onaycı uyarıyı görür."; kapalıyken "Departman limitini aşan grup gönderilemez."
Departman limitleri bölümünde Departman ekle'ye tıklayın.
Satırda Departman'ı seçin, Aylık limit ve/veya Yıllık limit girin. Her satırda en az birini girmelisiniz; aylık limit yıllık limitten büyük olamaz ve bir departman listede bir kez yer alır. Satırı çöp kutusu simgesiyle (Satırı sil) kaldırırsınız. Bölüm başlığının altındaki açıklamada "Limitler TRY cinsindendir." gibi limitlerin para birimi yazar; satır yokken "Henüz departman limiti yok." görünür.
Güncelle'ye (yeni tipte Kaydet) tıklayın.
Fiş başına limit ayrıca geçerlidir: tek bir fiş bu tutarı hiçbir koşulda aşamaz (Harcama tipleri).
Kullanım nasıl hesaplanır
Bir departmanın bir tipteki kullanımı, durumu Onayda, Ödeme bekliyor ya da Ödendi olan gruplardaki o tipten fişlerin tutar toplamıdır. Taslak, Revizyonda ve Reddedildi gruplar sayılmaz.
Ay ve yıl, fişin tarihine göre belirlenir.
Grubun departmanı, grup gönderildiği anda sahibinin departmanıdır. Çalışan sonradan departman değiştirse de geçmiş kullanım kaymaz.
Çalışan ve onaycı ne görür
Çalışan fiş eklerken Fiş bilgileri bölümünün altında "Bu ay kalan departman limiti: … / …" bilgisini görür. Grubu Onaya gönder ile gönderirken limit aşılıyorsa Departman limiti aşılıyor penceresinde "Departman limiti aşılmıştır. Göndermek istediğinizden emin misiniz?" sorusunu Evet, gönder ile onaylar; tip aşıma izin vermiyorsa Bu grup gönderilemiyor penceresi çıkar (Onaya gönderme). Onaylanarak gönderilen grup Limit aşımı rozeti taşır; onaycı grup penceresinde Departman limiti aşıldı, fiş limiti dahilinde başlıklı kutuda her tip ve dönem için Tanımlı limit, Önceki kullanım, Bu grup, Gönderimle birlikte ve Aşım tutarlarını görür. Onaycıya giden e-postada da limit aşımı uyarısı bulunur.
Departman limitleri panosu
Harcama Yönetimi'nde Departman limitleri kartını açın. Kartı Harcama Yönetici Yetkisi, Tüm harcamaları görüntüleme (onaydakiler dahil) ya da Departmanımın harcamalarını görüntüleme yetkisi olanlar görür.
Dönem seçiciden ayı seçin. Yönetici ve tüm harcamaları görme yetkisi olanlar Tüm departmanlar listesinden departman da seçebilir; departmanının harcamalarını görme yetkisi olan kullanıcı yalnız kendi departmanını görür.
Tabloyu okuyun: her satır bir departman ve harcama tipidir. Aylık kullanım ve Yıllık kullanım sütunlarında kullanılan / limit, yüzde ve Kalan (aşıldıysa "… aşıldı") yazar. Çubuk %80 ve üstünde sarı, limit aşılınca kırmızıdır. Aşım sayısı, seçilen yılda limiti aşarak gönderilmiş grup sayısıdır; Son aşım en sonuncusunun tarihidir. Aşıma izin vermeyen tipte "Limit aşımına izin verilmiyor" etiketi görünür. Üstteki özet "… limit", "… limite yakın" ve "… limit aşıldı" sayılarını verir.
Sonuç
Limitler kaydedildiği andan itibaren fiş formunda, gönderimde ve panoda kullanılır. Daha önce gönderilmiş gruplar değişmez; limit aşımı rozeti gönderim anındaki duruma göre konur.
Limit aşımıyla gönderilen grup, onay sürecinde normal şekilde ilerler; onaycı isterse reddeder ya da revizyona gönderir.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Kaydederken "Harcama tipi kaydedildi ama departman limitleri kaydedilemedi. Lütfen tekrar deneyin." uyarısı çıkıyor.
Neden: Tip kaydedildi, limit satırları yazılamadı.
Çözüm: Tipi yeniden Düzenle ile açıp limitleri tekrar kaydedin.
Belirti: Satırın altında "Aylık ya da yıllık limitten en az birini girin.", "Aylık limit yıllık limitten büyük olamaz." ya da "Bu departman listede zaten var." yazıyor.
Neden: Satır kurallara uymuyor.
Çözüm: Satırı düzeltin ya da silin.
Belirti: Panoda "Bu dönem için departman limiti yok" yazıyor.
Neden: Seçilen departmanın hiçbir tipte limiti yok.
Çözüm: Harcama tiplerinde departman limiti tanımlayın.
Belirti: Fiş formunda kalan limit bilgisi görünmüyor.
Neden: Seçtiğiniz tipte departmanınız için limit tanımlı değil.
Çözüm: İşlem gerekmez; limit yoksa bilgi gösterilmez.