Bu makale, size gönderilen bir e-belgeyi okuyup onaylamayı veya reddetmeyi anlatır. Bu işi E-Belge Görüntüleme yetkisi olan çalışanlar yapar.
Başlamadan önce
Belge size gönderildiğinde e-posta alırsınız.
Belge Zaman Damgası ile gönderildiyse onay kodu sistemde kayıtlı telefon numaranıza SMS olarak gelir; telefon numaranızın güncel olduğundan emin olun.
Adım adım
Sol menüden Benim > E-belgelerim'e gidin. Size gönderilen belgeler Teamso E-Belge, Zaman Damgası ve Durum sütunlarıyla listelenir. Listenin üstündeki sekmeler (Tüm belgeler, Onay bekleyen, Onaylanan, Reddedilen) belge sayılarını gösterir; bir sekmeye tıklayınca liste o duruma göre süzülür. Arama kutusu belge adında arar; Zaman damgası süzgeciyle yalnız zaman damgalı (ya da damgasız) belgeleri listeler, Sırala ile ya da sütun başlıklarına tıklayarak sıralarsınız. Onayınızı bekleyen belge varsa listenin üstünde "Onayınızı bekleyen 2 e-belge var." gibi bir şerit çıkar; Onay bekleyenleri göster ile yalnız bu belgeleri listelersiniz.
Onay bekliyor durumundaki belgenin satırında İncele ve onayla'ya tıklayın (telefonda kartın menüsünden seçin).
Açılan pencere belgeyi üç adımda gösterir. Belgeyi gönderen bir not yazdıysa en üstte Gönderenin notu olarak görünür.
Belgeyi inceleyin: Belgeyi aç'a tıklayın; belge yeni sekmede açılır, okuyun. Belgeyi açmadan Onayla ve Reddet etkin olmaz.
Belgeye dosya eklenmemişse bu adım Belgeyi yükleyin olur. İstenen belgeyi PDF olarak (en fazla 20 MB) yükleyin.
Okuduğunuzu onaylayın adımında Okudum, anladım. kutusunu işaretleyin. Kutu işaretlenmeden butonlar etkin olmaz; pencerenin altındaki not neyin eksik olduğunu söyler.
Kararınızı verin adımında Onayla'ya tıklayın. Belge size reddetme izniyle gönderildiyse Reddet butonu ve Ret gerekçesi (isteğe bağlı) alanı da görünür. Reddetmeden önce bu alana belgeyi neden reddettiğinizi yazabilirsiniz; belgeyi gönderen İK kullanıcısı gerekçeyi görür. Reddetme izni yoksa pencerede "Bu belge reddedilemez; yalnızca onaylanabilir." yazar.
Belge zaman damgalıysa açılan E-Belge Onaylama penceresinde telefonunuza gelen 6 haneli onay kodunu girin ve Onayla'ya tıklayın. Kod gelmezse süre dolduktan sonra Tekrar Gönder ile yeni kod isteyin.
Anasayfadan açma
Onayınızı bekleyen e-belgeler Ana sayfa'daki İş kutusunda, Yapacaklarınız altında Onay bekleyen belge satırı olarak da listelenir. Satırlar E-Belge modülü açıkken ve E-Belge Görüntüleme yetkiniz varsa görünür; en uzun süredir bekleyen iş en baştadır.
Ana sayfa'da İş kutusunu bulun. Onayınızı bekleyen başka talepler de varsa Yapacaklarınız sekmesine geçin. Her satırda belgenin adı ve ne zamandır beklediği yazar (ör. "4 gün önce").
Satıra ya da satırdaki Belgeyi incele düğmesine tıklayın. E-Belgelerim ekranı açılır ve o belgenin onay penceresi kendiliğinden gelir; yukarıdaki 3-6. adımlarla devam edin.
Onayladığınız ya da reddettiğiniz belge, Ana sayfa'ya döndüğünüzde İş kutusundan kalkar.
Sonuç
Belgenin durumu Onaylandı (veya Reddedildi) olur ve belgeyi gönderen İK kullanıcısı bunu E-Belge Arşivi ekranında görür. Ret gerekçesi yazdıysanız o da orada görünür; İK belgeyi düzeltip size yeniden gönderebilir, bu durumda belge yeniden Onay bekliyor olur ve size e-posta gelir. Zaman damgalı belgelerde onaylanan belgenin zaman damgalı kopyası oluşur ve şirketin dijital kredisinden 1 kredi düşer; bu belgenin PDF'ine satırın İşlemler menüsündeki PDF Dosyaları seçeneğinden PDF İndir ile ulaşabilirsiniz. Onaylanan veya reddedilen belgede İncele ve onayla artık görünmez; karar geri alınamaz. Belgenin tarihlerini ve dosyasını satırın menüsündeki Detay ile görebilirsiniz.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Onayla'ya bastığımda "Devam edebilmek için zorunlu alanları doldurunuz." uyarısı çıkıyor.
Neden: Belgeye dosya eklenmemiş ve siz de dosya yüklemediniz.
Çözüm: Yükleme kutusuna istenen PDF'i yükleyip tekrar deneyin.
Belirti: Onay kodunu girdikten sonra "Teamso Dijital Kredi ile ilgili yöneticinizle iletişime geçin." uyarısı çıkıyor.
Neden: Şirketin dijital kredi bakiyesi zaman damgalı onay için yetersiz.
Çözüm: İK yöneticinize bilgi verin; kredi yüklendikten sonra belgeyi yeniden onaylayın.
Belirti: Onay kodunu girdikten sonra "Dijital Onay alınamadı." uyarısı çıkıyor.
Neden: Zaman damgası alınamadı. Belge onaylanmaz, Onay bekliyor durumunda kalır ve kredi düşülmez.
Çözüm: Bir süre sonra yeniden onaylayın. Belgeye siz dosya yüklediyseniz dosyayı yeniden yükleyin.
Belirti: Belgeyi Ana sayfa'dan açınca "Bu e-belgeyi zaten yanıtladınız." yazıyor ve onay penceresi yerine detay açılıyor.
Neden: Belgeyi başka bir sekmede ya da telefonda onayladınız veya reddettiniz; kart henüz yenilenmemişti.
Çözüm: Bir şey yapmanız gerekmez. Ana sayfa'ya döndüğünüzde belge İş kutusundan kalkar.
Belirti: Belgeyi Ana sayfa'dan açınca "Bu e-belge bulunamadı ya da size gönderilmemiş." yazıyor.
Neden: Belge siz açmadan önce İK tarafından silindi ya da bağlantı size gönderilmemiş bir belgeye ait.
Çözüm: E-Belgelerim ekranındaki listeye bakın; belge orada yoksa İK'ya sorun.
Belirti: Reddet butonu yok.
Neden: Belge size reddetme izni verilmeden gönderildi.
Çözüm: Belgeyle ilgili itirazınızı İK'ya doğrudan iletin.