Bu makale, size düşen bir talebi nasıl onaylayacağınızı, reddedeceğinizi ve cevaplayacağınızı anlatır. Bu işi iki grup yapar:
Onaylayıcı: Talep tipinin onay sürecinde bir adıma atanmış çalışan ya da (adım Yönetici olarak tanımlıysa) talep sahibinin yöneticisi.
Sorumlu çalışan: Talep tipinde Sorumlu Çalışan olarak seçilen kişi. Onay süreci biten talebe son cevabı verir.
Başlamadan önce
Talep tipine sorumlu çalışan ve gerekiyorsa onay adımları tanımlanmış olmalıdır (Talep tipi oluşturma, Onay süreci).
Talepler ekranında, onay sırası size gelen talepleri ve sorumlusu olduğunuz tiplerin taleplerini görürsünüz. Şirketteki tüm talepleri görmek için Talep Listesi Cevaplama yetkisiyle birlikte bir talep yönetim yetkisi (ör. Talep Listesi Silme ya da Talep Tipi Listesi Ekleme) gerekir. Sorumlu çalışan olarak seçilmek bu yetkiyi vermez.
Adım adım
Sıra size geldiğinde e-posta ve uygulama içi bildirim alırsınız. Talebi açmak için iki yol vardır:
Ana sayfadaki İş kutusunda talebin satırındaki Yanıtla düğmesine tıklayın.
İletişim ve belgeler > Talepler ekranında talebin İşlemler menüsünden Cevapla'yı seçin. Cevapla yalnız sırası size gelen taleplerde görünür. Cevap bekleyenleri bulmak için listenin üstündeki Bekleyen sekmesini açın; arama kutusu gönderen adında, sicil numarasında ve talep tipinde arar, Talep tipi ve Tarih süzgeçleri listeyi daraltır.
Açılan Cevapla penceresinde Talep Tipi, Talep Mesajı, URL ve varsa Dosyalar görünür. Eki görmek için dosyanın yanındaki Aç butonuna tıklayın.
Talebin durumuna göre işlem yapın:
Onay Sürecinde olan talepte (onaylayıcı): Onayla talebi bir sonraki onay adımına, son adımdaysanız sorumlu çalışana gönderir. Reddet talebi sonlandırır. Reddederken Red gerekçesi (yalnız reddederseniz kaydedilir) alanına gerekçe yazabilirsiniz; talep sahibi bunu talebin Detay penceresinde görür. Onaylarken bu alan kaydedilmez.
Sorumlu Onayında olan talepte (sorumlu çalışan): Talep Cevabı alanına talep sahibine iletilecek cevabı yazın (en fazla 255 karakter), ardından Onayla veya Reddet'e tıklayın.
Sonuç
Onay adımında Onayla: Talep bir sonraki adıma geçer; o adımın onaylayıcısına ve talep sahibine bilgi gider. Son adım geçildiyse talep Sorumlu Onayında olur ve sorumlu çalışanlara e-posta ile uygulama içi bildirim gider.
Sorumlu aşamasında Onayla / Reddet: Talep Onaylandı / Reddedildi olur, yazdığınız cevap kaydedilir ve talep sahibine e-posta ile uygulama içi bildirim gider. Talep sahibi cevabı Detay penceresinde görür.
Herhangi bir onay adımında Reddet: Talep Reddedildi olur, yazdıysanız gerekçe kaydedilir ve talep sahibine bildirim gider.
Talep sahibi aynı zamanda talep tipinin sorumlusuysa, onay süreci bittikten 10 dakika sonra talep kendiliğinden Onaylandı olur (sistem bunu birkaç dakikada bir kontrol eder). Kişi kendi talebini cevaplayamaz, bu yüzden kendi talebinde Cevapla görünmez.
Talep Listesi Cevaplama yetkisiyle birlikte bir talep yönetim yetkisi olanlar Talepler ekranında yetkili oldukları şubelerdeki tüm talepleri görür; Talep Listesi Silme yetkisi olanlar talepleri Sil ile kaldırabilir.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Talebi listede görüyorum ama Cevapla seçeneği yok.
Neden: Talep şu anda sizin onay adımınızda değil ya da talep tipinin sorumlusu değilsiniz.
Çözüm: Talebin durumunu kontrol edin; Onay Sürecinde etiketinin üzerine geldiğinizde talebin kaçıncı onay adımında olduğu görünür.
Belirti: Cevap alanı gri ve yazılamıyor.
Neden: Talep yanıtlanabilecek bir aşamada değil.
Çözüm: Onay adımında alan yalnız red gerekçesi içindir; son cevap Sorumlu Onayında aşamasında yazılır.
Belirti: Yönetici olarak sıradaki talebi göremiyorum.
Neden: Çalışanın yöneticisi sistemde siz olarak tanımlı değil ya da adım belirli bir çalışana atanmış.
Çözüm: İK yöneticinizden çalışanın yönetici bilgisini ve onay sürecini kontrol etmesini isteyin.