Bu makale, İletişim ve belgeler > E-belge arşivi ekranında çalışanlara gönderdiğiniz e-belgeleri nasıl takip edeceğinizi anlatır: hangi belgenin onay beklediğini görme, çalışana hatırlatma gönderme, reddedilen belgeyi yeniden gönderme, belgenin geçmişini inceleme, otomatik takip ayarları, rapor ve Excel. Bu ekranı E-Belge Ekleme yetkisi olan kullanıcılar kullanır ve yalnız sorumlu oldukları şubelerdeki çalışanların belgelerini görür.
Belge göndermek için sayfanın sağ üstündeki E-belge gönder düğmesini kullanın; pencere arşivden çıkmadan açılır (aşağıda). Alanların ayrıntısı E-belge gönderme makalesindedir.
Başlamadan önce
E-Belge Ekleme yetkiniz olmalı.
Çalışanlara hatırlatma ve yeniden gönderim e-postasının gitmesi için çalışanların e-posta adresi kayıtlı olmalı.
Adım adım: belgeleri izleme
Sol menüden İletişim ve belgeler > E-belge arşivi'ne gidin.
Listenin üstündeki sekmeler belgelerin sayısını durumlarına göre gösterir: Toplam belge, Onay bekleyen, 7 günden uzun bekleyen (gün sayısı takip ayarlarındaki Gecikmiş sayılma süresi'dir), Onaylanan ve Reddedilen. Bir sekmeye tıklayınca liste o duruma göre süzülür; Toplam belge sekmesi tüm belgeleri gösterir.
Listeyi daraltmak için sekmelerin altındaki satırı kullanın: Çalışan adıyla ara kutusu ve yanındaki Belge türü, Şube (birden fazla şubeden sorumluysanız görünür) ve Gönderim tarihi süzgeçleri. Bir süzgece tıklayıp değeri seçin; seçili süzgeç "Belge türü: KVKK aydınlatma metni" gibi görünür, yanındaki çarpı onu kaldırır. Hepsini kaldırmak için Tümünü temizle'ye tıklayın. Satırın sağında kaç belge bulunduğu yazar.
Tablodaki sütunlar:
Çalışan ve Belge türü. Belge türünün yanındaki onay simgesi belgenin zaman damgalı olduğunu gösterir.
Gönderim: gönderim tarihi. Belge yeniden gönderildiyse altında "2 kez yeniden gönderildi" gibi bir not çıkar.
Durum: Onay bekliyor, Gecikmiş (7+ gün), Onaylandı ya da Reddedildi. Onay bekleyen belgede altında "4 gündür bekliyor" yazar; reddedilen belgede çalışan bir gerekçe yazdıysa gerekçe durumun altında görünür.
Yanıt: çalışanın onay ya da ret tarihi.
Hatırlatma: belgeye gönderilen hatırlatma sayısı. Üzerine gelince son hatırlatmanın tarihi görünür.
Sıralamak için bir sütun başlığına tıklayın: ilk tıklama artan, ikincisi azalan sıralar, üçüncüsü sıralamayı kaldırır. Aynısını satırın sağındaki Sırala menüsünden de yapabilirsiniz. Çalışan, Belge türü, Gönderim, Durum (onay bekleyen, onaylanan, reddedilen sırasıyla), Yanıt ve Hatırlatma sıralanır.
Sayfa başına kaç belge görüneceğini ve sayfalar arasında geçişi listenin altından seçin. Ekran daraldığında (ör. telefonda) liste kartlara dönüşür; her kartta aynı bilgiler ve İşlemler menüsü bulunur.
Adım adım: e-belge gönderme
Sayfa başlığının sağındaki E-belge gönder düğmesine tıklayın. Düğme yalnız E-Belge Ekleme yetkisi olanlara görünür. Henüz hiç belge göndermediyseniz listenin ortasında "Henüz e-belge göndermediniz" yazar ve altındaki E-belge gönder düğmesi de aynı pencereyi açar.
Pencerede gönderilecek E-Belgeler'i (isterseniz önce E-Belge Grupları'ndan bir grup), Şube, Departman, Pozisyon ve Çalışan alanlarından alıcıları seçin; isterseniz Mesaj yazın ve Reddedilme özelliğini aktif hale getir. kutusunu ayarlayın.
Pencerenin altındaki özette kaç kişiye gönderileceğini kontrol edin (ör. "5 kişiye gönderilecek", "2 belge · toplam 10 kayıt oluşur").
Gönder'e tıklayın.
"E-belge 5 kişiye gönderildi." bildirimi çıkar, pencere kapanır, liste ve sekmelerdeki sayılar yenilenir; yeni belgeler Onay bekliyor durumuyla listede görünür. Onaylanan, Reddedilen ya da 7 günden uzun bekleyen sekmesindeyseniz liste Toplam belge sekmesine geçer. Aynı pencereyi ana sayfadaki Hızlı ekle ya da sol menüdeki Oluştur menüsünden Belge gönder ile açıp gönderdiğinizde de açık arşiv listesi yenilenir.
Adım adım: satır işlemleri
Satırın İşlemler menüsünde belgenin durumuna göre şu seçenekler bulunur:
PDF Dosyaları: onaylanmış zaman damgalı belgenin PDF'ini indirirsiniz.
Detay: belgenin adı, açıklaması, çalışan, durum, tarihler, hatırlatma sayısı, ret gerekçesi ve belge dosyası.
Geçmiş: belgenin başından geçenleri sırayla gösterir (aşağıda).
Hatırlat: yalnız onay bekleyen belgelerde.
Yeniden gönder: yalnız reddedilen belgelerde.
Sil: onaylanmamış belgede. Onaylanmış belge, çalışanın onayının kaydı olduğu için silinemez.
Hatırlatma göndermek
Tek belge için satırın İşlemler menüsünden Hatırlat'ı seçin. Birden fazla belge için tablonun ilk sütunundaki kutularla belgeleri seçin; listenin altında açılan çubukta Seçilenlere hatırlat (N)'e tıklayın. Parantezdeki sayı seçtiklerinizin arasındaki onay bekleyen belge sayısıdır.
Hatırlatma gönder penceresinde isterseniz Açıklama (isteğe bağlı) alanına çalışana iletilecek bir not yazın.
Hatırlat (N)'e tıklayın.
Çalışana e-posta ve uygulama içi bildirim gider; aynı çalışanın birden fazla belgesi tek e-postada listelenir. Bir belgeye günde en fazla bir hatırlatma gönderilir. Gönderilemeyen belgeler Hatırlatma gönderilemeyenler başlığı altında nedeniyle listelenir: Bugün zaten hatırlatıldı, Çalışan pasif, Çalışanın e-posta adresi yok ya da Onay beklemiyor. Tek seferde en fazla 500 belge hatırlatabilirsiniz.
Reddedilen belgeyi yeniden göndermek
Reddedilen belgenin İşlemler menüsünden Yeniden gönder'i seçin. Çalışan bir ret gerekçesi yazdıysa pencerede görünür.
İsterseniz Açıklama (isteğe bağlı) alanına bir not yazın (ör. bilgilerin düzeltildiğini belirtin).
Yeniden gönder'e tıklayın.
Belge yeniden Onay bekliyor durumuna geçer ve çalışanın E-Belgelerim ekranında onaylanmayı bekler. Hatırlatma sayısı sıfırlanır; otomatik hatırlatmalar yeniden gönderim gününden itibaren sayılır. Çalışana e-posta ve uygulama içi bildirim gider. Pasif çalışana belge yeniden gönderilemez.
Belge geçmişini görmek
Satırın İşlemler menüsünden Geçmiş'i seçin. Belge geçmişi penceresinde belgenin olayları sırayla listelenir: Gönderildi, Hatırlatıldı, Otomatik hatırlatma gönderildi, Yeniden gönderildi, Onaylandı ve Reddedildi. Her olayda tarih ve saat, işlemi bir kullanıcı yaptıysa adı, not ya da ret gerekçesi yazıldıysa metni görünür.
Adım adım: takip ayarları
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden E-belge'yi ve üstteki Takip ayarları kartını seçin. E-belge arşivi ekranının başlığındaki Ayarlar düğmesi de bu sayfayı açar.
Çalışana otomatik hatırlatma bölümü başlangıçta açıktır. Ayarlar:
İlk hatırlatma, gönderimden kaç gün sonra (1-60 gün, varsayılan 5).
Sonraki hatırlatmalar kaç günde bir (0 = tekrar yok) (0-60 gün, varsayılan 7). Süre son hatırlatmadan (elle gönderilen dahil) itibaren sayılır.
En fazla hatırlatma sayısı (1-10, varsayılan 3).
Altındaki satır, seçtiğiniz düzeni cümleyle özetler.
Geciken belgeler raporu bölümü başlangıçta kapalıdır. Açarsanız her pazartesi 09:30'da, Gecikmiş sayılma süresi'nden (1-180 gün, varsayılan 7) uzun süredir onay bekleyen belgelerin listesi e-postayla gider. Alıcıları seçin:
E-belge gönderme yetkisi olanlar (sorumlu oldukları şubeler): her biri yalnız kendi şubelerindeki belgeleri alır (varsayılan işaretli).
Çalışanların yöneticileri (yalnız kendi ekipleri): her yönetici yalnız doğrudan kendisine bağlı çalışanların belgelerini alır.
Ek e-posta adresleri (tüm liste): virgülle ayırarak en fazla 20 adres. Bu adreslere tüm liste gider.
Ekranın altındaki çubukta Kaydet'e tıklayın. Değişiklikleri geri al kaydedilmemiş değişiklikleri geri alır; kaydetmeden başka bir ayara ya da sayfaya geçmek isterseniz onay sorulur.
Raporun içeriğini görmek için Bana deneme raporu gönder'e tıklayın. Şu anki geciken belgelerle (sorumlu olduğunuz şubeler) hazırlanan örnek yalnız size gelir; geciken belge yoksa da gönderilir.
Takip ayarları tüm şirket için geçerlidir. Sayfayı E-Belge Ekleme yetkisi olan herkes açabilir, ama yalnız şirket yöneticisi ya da tüm şubelerden sorumlu kullanıcılar değiştirebilir; diğerleri sayfanın üstünde bu bilgiyi görür ve alanlar kilitli olur. Gecikmiş sayılma süresi arşivdeki Gecikmiş (7+ gün) durumunu ve 7 günden uzun bekleyen kartını da belirler.
Adım adım: rapor ve Excel
Sayfa başlığının sağındaki Rapor'a tıklayın. E-belge raporu penceresi, ekrandaki süzgeçlere göre (seçili durum sekmesi hariç) hazırlanır; uygulanan filtreler pencerenin üstünde yazar.
Üstte Gönderilen, Onaylanan, Onay bekleyen, 7 günden uzun bekleyen ve Reddedilen sayıları ile onay oranı ve ortalama yanıt süresi görünür.
Belge türüne göre ve Şubeye göre sekmelerinde aynı sayılar, Onay oranı ve Ort. yanıt (gün) ile listelenir. Ortalama yanıt süresi, bu güncellemeden sonra yanıtlanan belgelerden hesaplanır.
Raporu indirmek için pencerede Excel'e aktar'a tıklayın; iki sekme ayrı sayfalara yazılır.
Listenin kendisini indirmek için sayfa başlığının sağındaki Excel'e aktar'a tıklayın. Dosya ekrandaki süzgeçlere uyan tüm belgeleri içerir (en fazla 20.000 satır): çalışan, aktiflik, şube, departman, pozisyon, belge türü, zaman damgası, durum, gönderim ve yanıt tarihi, bekleme günü, hatırlatma ve yeniden gönderim sayısı, ret gerekçesi ve gönderim açıklaması.
Sonuç
Onay bekleyen belgeler için çalışana otomatik hatırlatma, ayarlardaki düzene göre her sabah 09:00'da e-posta ve uygulama içi bildirimle gider. Varsayılan düzen: gönderimden 5 gün sonra ilk hatırlatma, sonra her 7 günde bir, en fazla 3 kez. Aynı gün hatırlatılacak belgeleri olan çalışana tek e-posta gider.
Geciken belgeler raporu açıksa her pazartesi 09:30'da gider. Listelenecek geciken belgesi olmayan alıcıya e-posta gitmez. E-postadaki "Geciken Belgeleri Görüntüle" düğmesi bu ekranı Gecikmiş (7+ gün) durumuna süzülmüş olarak açar.
Hatırlatma, yeniden gönderim, onay ve ret belgenin Geçmiş'ine yazılır.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Bazı çalışanların belgelerini göremiyorum.
Neden: Ekran yalnız sorumlu olduğunuz şubelerdeki çalışanların belgelerini gösterir.
Çözüm: Şube sorumluluğunuzun genişletilmesini isteyin (Sorumluluk Yönetme).
Belirti: Satır menüsünde Hatırlat yok.
Neden: Belge onay beklemiyor (onaylanmış ya da reddedilmiş).
Çözüm: Reddedilen belge için Yeniden gönder'i kullanın.
Belirti: Hatırlatma sonucunda Bugün zaten hatırlatıldı yazıyor.
Neden: Bu belgeye bugün zaten bir hatırlatma gönderildi.
Çözüm: Ertesi gün yeniden deneyin.
Belirti: Yeniden gönder "Belge yeniden gönderilemedi." diyor.
Neden: Çalışan pasife alınmış ya da belge başka biri tarafından az önce yeniden gönderildi.
Çözüm: Listeyi yenileyip belgenin durumunu kontrol edin.
Belirti: Takip ayarları sayfasında alanlar kilitli, Kaydet çubuğu yok.
Neden: Ayarlar tüm şirket için geçerli; değiştirmek için şirket yöneticisi ya da tüm şubelerden sorumlu olmalısınız.
Çözüm: Değişikliği şirket yöneticisinden isteyin.
Belirti: Excel'e aktar "Excel'e en fazla 20000 satır aktarılabilir. Filtreleri daraltın." diyor.
Çözüm: Tarih aralığı, belge türü ya da şube filtresiyle listeyi daraltıp yeniden deneyin.