Bu makale, Çalışanlar ekranından birden çok çalışanı Excel dosyasıyla nasıl ekleyeceğinizi anlatır. Bu işi Çalışan Listesi Ekleme yetkisine sahip kullanıcılar yapar.
Başlamadan önce
Dosyadaki her şube adı Organizasyon Yönetimi'nde aynı adla tanımlı olmalı. Şube adı büyük/küçük harf farkı gözetilmeden eşleştirilir.
Her satırda benzersiz bir TC Kimlik Numarası / vatandaşlık numarası olmalı.
Adım adım
Çalışanlar > Çalışan listesi ekranında sağ üstteki İşlemler düğmesine tıklayın ve Çoklu İşlemler altından Toplu Çalışan Ekle'yi seçin.
Excel ile Çalışan Ekle penceresinde Şablonu İndir adımındaki İndir butonuyla örnek dosyayı indirin. Sütun adlarını ve sırasını değiştirmeyin.
Dosyayı doldurun. Şablon sütunları: Çalışan ID, İsim, İkinci İsim, Soyisim, Cinsiyet, Uyruk, Vatandaşlık Numarası/TCKN, SGK Sicil Numarası, Şube, Doğum Tarihi (YYYY-MM-DD), İşe Giriş Tarihi (YYYY-MM-DD), Telefon Numarası, E-Posta, Şifre, Aktif/Pasif, İkamet Adresi.
Zorunlu: Çalışan ID, İsim, Soyisim, Cinsiyet, Uyruk, Vatandaşlık Numarası/TCKN, Şube, Telefon Numarası, E-Posta, Aktif/Pasif.
Tarihler YYYY-AA-GG biçiminde ve 1950 ile gelecek yıl arasında olmalı.
Telefon numarasında harf, Türkçe karakter ya da tire olmamalı. Türkiye numaralarını şablondaki gibi +90 5XX XXX XX XX biçiminde yazın; çalışan bu numarayla da giriş yapabilir.
Dosyanı İçe Aktar alanına dosyayı sürükleyin ya da tıklayıp seçin (XLS veya XLSX, en fazla 10 MB) ve Devam Et'e tıklayın.
Sütunları Eşleştir adımında her Excel sütununun doğru sistem alanına bağlandığını kontrol edin. Giriş bilgilerinin e-postayla gitmesini istiyorsanız Giriş Bilgilerini E-posta ile Gönder anahtarını açın ve Devam Et'e tıklayın.
Önizleme penceresinde verileri inceleyin. Hatalı hücreler satır numarasıyla listelenir; hücreye tıklayıp değeri düzeltebilirsiniz.
Yükle'ye tıklayın.
Sonuç
Hatasız satırlar çalışan olarak eklenir; "{sayı} adet kayıt başarıyla yüklendi" mesajı görünür.
Bazı satırlar sunucuda reddedilirse Yükleme Hataları penceresi hangi satırın neden eklenmediğini gösterir. Diğer satırlar eklenmiş olur; yalnız hatalı satırları düzeltip yeni bir dosyayla yeniden yükleyin.
Bu ekran yalnız yeni çalışan ekler, mevcut çalışanı güncellemez. Aynı TCKN şirkette (pasif çalışanlar dahil) ya da dosyada ikinci kez geçiyorsa o satır eklenmez.
Pozisyon ve yönetici bilgisi bu dosyayla girilmez; ardından Toplu Pozisyon Ekle kullanın (Pozisyon ve yönetici atama).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "Bu TCKN bu şirkette zaten kayıtlı (pasif çalışanlar dahil)" hatası.
Neden: Kişi daha önce eklenmiş.
Çözüm: Satırı dosyadan çıkarın; kişi pasifse Pasif sekmesinden Aktife Al ile geri alın.
Belirti: Şube hatası.
Neden: Dosyadaki şube adı tanımlı şubelerle eşleşmiyor.
Çözüm: Şube adını Organizasyon Yönetimi'ndeki adla birebir yazın ya da şubeyi önce oluşturun.
Belirti: Excel ile eklenen çalışan girişte "Mail adresi onaylanmadı." uyarısı alıyor.
Çözüm: Çalışanlar satır menüsünden Mail Onayı'nı seçin. Eklediğiniz çalışanların hepsi için İşlemler > Çoklu İşlemler > Toplu Mail Onayı penceresinde Mail onayı bekleyenlerin tümünü seç (N)'i kullanın (Toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi).