Bu makale, Çalışanlar > Çalışan listesi ekranında birden fazla çalışanın e-posta adresini tek seferde onaylamayı ve giriş bilgilerini toplu olarak göndermeyi anlatır. Excel ile çok sayıda çalışan eklediğinizde ya da çalışanlar Teamso'ya ilk kez girecekken işinize yarar. Bu işlemleri Çalışan Listesi Ekleme ya da Çalışan Listesi Güncelleme yetkisi olan kullanıcılar yapar.
Tek bir çalışan için aynı işlemler satır menüsündeki Mail Onayı ve Giriş Bilgilerini Gönder ile yapılır (Çalışanı düzenleme ve satır işlemleri).
Başlamadan önce
Çalışan Listesi Ekleme ya da Çalışan Listesi Güncelleme yetkiniz olmalı. Bu yetkilerden biri yoksa tablodaki seçim kutuları ve Çoklu İşlemler'deki iki seçenek görünmez.
Giriş bilgisi gönderilecek çalışanların e-posta adresi kayıtlı ve doğru olmalı.
Şirket yöneticisi değilseniz yalnız sorumlu olduğunuz şubelerdeki çalışanlar için işlem yapabilirsiniz.
Adım adım: çalışanları seçme
Sol menüden Çalışanlar > Çalışan listesi'ne gidin.
Tablonun ilk sütunundaki kutuları işaretleyerek çalışanları seçin. Başlıktaki kutu o sayfadaki tüm çalışanları seçer.
Listenin altında, sayfalamanın hemen üstünde seçim çubuğu açılır ve kaç çalışan seçtiğinizi gösterir; sığmayan düğmeler Diğer menüsündedir. Mail onayla ya da Giriş bilgilerini gönder'e tıklayın. Seçimi kaldırmak için çubuğun sağındaki X'e (Seçimi temizle) basın.
Aynı pencereleri tabloda seçim yapmadan da açabilirsiniz: İşlemler menüsünün Çoklu İşlemler bölümünden Toplu Mail Onayı ya da Toplu Giriş Bilgisi Gönderimi'ni seçin. Bu durumda çalışanları pencerede seçersiniz.
Adım adım: toplu mail onayı
E-posta adresi onaylanmamış çalışan giriş yaparken "Mail adresi onaylanmadı." uyarısı alır. Toplu mail onayı bu çalışanların adreslerini onaylanmış sayar; çalışanlara e-posta gönderilmez.
Mail onayla (ya da Çoklu İşlemler > Toplu Mail Onayı) ile Toplu mail onayı penceresini açın. Tabloda seçtiğiniz çalışanlar Çalışanlar alanında seçili gelir.
Mail onayı bekleyen tüm çalışanları eklemek için Mail onayı bekleyenlerin tümünü seç (N)'e tıklayın. Parantezdeki sayı, sorumlu olduğunuz şubelerde e-posta adresi olan ve maili henüz onaylanmamış aktif çalışan sayısıdır.
Listeye çalışan eklemek ya da çıkarmak için Çalışanlar alanını açıp işaretleri değiştirin. Hepsini kaldırmak için Temizle'ye basın. Tek seferde en fazla 1.000 çalışan seçebilirsiniz.
N çalışanın mailini onayla'ya tıklayın.
Sonuçta Onaylandı, Zaten onaylıydı ve Yapılamadı sayıları görünür. Yapılamayan çalışanlar Yapılamayanlar altında nedeniyle listelenir. Kapat ile pencereyi kapatın; tablo yenilenir ve onaylanan çalışanların adının altındaki E-posta onayı bekliyor rozeti kalkar.
Adım adım: toplu giriş bilgisi gönderimi
Seçilen her çalışanın e-posta adresine, şifresini belirlemesi için 7 gün geçerli ve tek kullanımlık bir bağlantı gönderilir. Şifre e-postayla gönderilmez.
Giriş bilgilerini gönder (ya da Çoklu İşlemler > Toplu Giriş Bilgisi Gönderimi) ile Toplu giriş bilgisi gönderimi penceresini açın.
Çalışanlar alanında listeyi kontrol edin. Tüm çalışanları eklemek için Tümünü seç'e basın. Tek seferde en fazla 500 çalışan seçebilirsiniz.
Mail onayı bekleyenlerin e-posta adreslerini de onayla (önerilir) kutusu başlangıçta işaretlidir. İşaretli kalırsa giriş bilgisi e-postası giden çalışanın e-posta adresi de onaylanmış sayılır ve çalışan hemen giriş yapabilir.
Pencerenin üstündeki Gönderince ne olur? maddelerini okuyun (mevcut şifreler geçersiz olur, 7 gün geçerli tek kullanımlık bağlantı gider, şifre e-postada yer almaz; şirket yöneticisi, kendi hesabınız ve pasif çalışanlar bu işlemle atlanır) ve N çalışana gönder'e tıklayın.
Gönderim arka planda çalışanlar tek tek işlenerek yapılır; pencerede "Giriş bilgileri gönderiliyor: 12 / 40" gibi ilerleme görünür. Gönderim bitene kadar pencereyi kapatmayın.
Sonuçta Gönderildi ve Yapılamadı sayıları ile Yapılamayanlar listesi görünür. Kapat ile pencereyi kapatın.
Sonuç
Toplu mail onayı hemen yapılır; çalışanlara e-posta gitmez. Maili zaten onaylı olanlar Zaten onaylıydı sayısına eklenir.
Toplu giriş bilgisi gönderiminde her çalışanın eski şifresi geçersiz olur ve diğer cihazlardaki oturumları kapanır. Çalışan e-postadaki bağlantıyı açar, Şifreni belirle ekranında yeni şifresini belirler ve onunla giriş yapar. Bağlantı bir kez kullanılınca ya da 7 günde geçersiz olur; süresi dolan çalışana giriş bilgisini yeniden gönderin.
Giriş bilgisi gönderiminde satır menüsündeki Giriş Bilgilerini Gönder ile aynı kurallar geçerlidir: şirket yöneticisinin giriş bilgisini yalnız başka bir şirket yöneticisi gönderebilir, yalnız sorumlu olduğunuz şubelerdeki çalışanlar işlenir ve sizde olmayan bir yetkiye sahip çalışan atlanır. Kendi hesabınız, pasif çalışanlar ve e-posta adresi olmayan çalışanlar da atlanır.
Atlanan her çalışan Yapılamayanlar listesinde şu nedenlerden biriyle görünür:
Neden | Anlamı |
Sorumlu olduğunuz şubelerin dışında | Çalışan, sorumlu olduğunuz şubelerde değil. |
E-posta adresi yok | Çalışanın kayıtlı e-posta adresi yok. |
Pasif çalışan | Çalışan pasife alınmış (yalnız giriş bilgisi gönderiminde). |
Kendi hesabınız | Kendi giriş bilgilerinizi bu işlemle gönderemezsiniz. |
Şirket yöneticisinin şifresini yalnız başka bir şirket yöneticisi değiştirebilir | Çalışan şirket yöneticisi ve siz şirket yöneticisi değilsiniz. |
Sizde olmayan yetkilere sahip | Çalışanın sizde olmayan bir yetkisi var. |
E-posta gönderilemedi | Eski şifre geçersiz oldu ama şifre belirleme e-postası o an gönderilemedi (ör. aynı çalışana 24 saatte en çok 3 bağlantı gider). |
Çalışan bulunamadı | Çalışanın kaydı bulunamadı. |
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Tabloda seçim kutuları ve Çoklu İşlemler'de Toplu Mail Onayı yok.
Neden: Çalışan Listesi Ekleme ya da Çalışan Listesi Güncelleme yetkiniz yok.
Çözüm: Yetkiyi şirket yöneticisinden isteyin (Sorumluluk Yönetme).
Belirti: Düğme Mail onayı bekleyenlerin tümünü seç (0) gösteriyor ve listenin altında "Mail onayı bekleyen çalışan yok." yazıyor.
Neden: Sorumlu olduğunuz şubelerde maili onaylanmamış, e-posta adresi olan aktif çalışan yok.
Belirti: Gönder düğmesi soluk ve "Tek seferde en fazla 500 çalışan seçilebilir." yazısı kırmızı.
Neden: Sınırdan fazla çalışan seçtiniz.
Çözüm: Seçimi küçültüp işlemi parçalar hâlinde yapın.
Belirti: "Gönderim yarıda kaldı." uyarısı çıktı.
Neden: Gönderim bir süre ilerlemedi ve yarıda kaldı.
Çözüm: Yapılamayanlar listesindeki ya da giriş bilgisini almayan çalışanları yeniden seçip işlemi tekrarlayın.
Belirti: Çalışan giriş bilgisi e-postasını almadı.
Neden: Çalışan Yapılamayanlar listesinde (ör. E-posta adresi yok) ya da e-posta adresi yanlış.
Çözüm: Çalışanın e-posta adresini Düzenle / Değiştir ile düzeltip giriş bilgilerini yeniden gönderin.