Bu modül ne işe yarar
Teamso'daki diğer her modül (izin, bordro, PDKS, harcama, performans) çalışan kaydına ve o kaydın bağlı olduğu şube, departman, pozisyon ve yöneticiye dayanır. Bu makale üç menüyü birlikte anlatır:
Çalışan: Bilgilerim, Çalışanlar, Sicil Bilgileri ve Doğum Günleri ekranları. Çalışan ekleme, düzenleme, pasife alma, sicil kayıtları ve doğum günü listesi buradadır.
Organizasyon: Organizasyon Yönetimi (şube, departman, pozisyon) ve Organizasyon Şeması ekranları.
Kariyer: Çalışan Eğitim Bilgileri ve Çalışan Kariyer Bilgileri listeleri.
Roller ve yetkiler
Yetkiler her menünün Sorumluluk Yönetme ekranından verilir; ayrıntı için Sorumluluk yönetimi makalesine bakın.
Rol | Sorumluluk | Neler yapabilir |
Admin (İK) | Çalışan Listesi Ekleme | Çalışanlar ekranında Ekle ile tek tek ve İşlemler > Toplu Çalışan Ekle ile Excel'den çalışan ekler, Toplu Pozisyon Ekle kullanır, Sicil Bilgileri ekranını görür ve Excel ile sicil kaydı girer. |
Admin (İK) | Çalışan Listesi Güncelleme | Satır menüsündeki Düzenle / Değiştir, Not, Atama Yap işlemlerini yapar. |
Admin (İK) | Çalışan Listesi Silme | Çalışanı Pasife Al / Aktife Al işlemlerini yapar. |
Admin (İK) | Veri Girişi Talebi Yönetme | Çalışandan sicil verisi ve işe giriş evrakı ister, gelen veriyi onaylar veya reddeder. |
Admin (İK) | Organizasyon Yapısı Yönetimi | Şube, departman ve pozisyon ekler, düzenler, siler; Excel ile yükler. |
Admin (İK) | Organizasyon Şeması Ekleme | Departman bazlı organizasyon şemasında üst yönetimi, üst departmanları ve departman yöneticilerini düzenler. |
Yönetici / Çalışan | Çalışan Listesi Görüntüleme, Organizasyon Yapısı Görüntüleme, Organizasyon Şeması Görüntüleme | Listeleri ve şemayı görür. |
Çalışan | Profil Listesi Görüntüleme | Bilgilerim ekranında kendi profilini, sicil özetini, izin geçmişini görür; eğitim ve kariyer bilgisi ekler. |
Herkes (yetkiye göre) | Doğum Günü Listesi Görüntüleme, Eğitim Listesi Görüntüleme, Kariyer Listesi Görüntüleme | İlgili listeleri görür. |
Başlamadan önce
Şirket şubeleriniz belli olmalı. Çalışan eklerken şube zorunludur.
Departman ve pozisyon adlarınız hazır olmalı. Pozisyon bir departmana, departman bir şubeye bağlıdır.
Çalışan başına TC Kimlik Numarası (yabancı uyruklularda vatandaşlık numarası), e-posta ve cep telefonu bilgisi olmalı.
İşe giriş tarihi ve SGK sicil numarası elinizdeyse kıdem kaydı çalışanı eklerken açılabilir.
İlk kurulum
Çalışanlar > Organizasyon yönetimi ekranında şubeleri, departmanları ve pozisyonları oluşturun (Şube, departman ve pozisyon yapısını kurma).
Çalışanları ekleyin: az sayıda kişi için Çalışanlar > Ekle (Çalışan ekleme), çok sayıda kişi için İşlemler > Toplu Çalışan Ekle (Excel ile toplu çalışan ekleme).
Her çalışana pozisyon ve yönetici atayın (Pozisyon ve yönetici atama). Onay süreçlerindeki Yönetici adımı bu kayıttan çalışır; bu adım atlanırsa izin, harcama gibi talepler yöneticiye düşmez.
Organizasyon Şeması'nda üst yönetimi, üst departmanları ve departman yöneticilerini seçin; çalışanlar aktif pozisyonlarının departman kartına kendiliğinden yerleşir (Organizasyon şeması).
Eksik sicil bilgilerini Sicil Bilgileri ekranından tamamlayın (Sicil Bilgileri ekranı).
Günlük akışlar
İK (Admin)
Yeni çalışanı ekler, pozisyon ve yönetici atar, gerekiyorsa çalışandan veri girişi ister (Veri girişi talebi).
İşten ayrılan çalışanı çıkış tarihi ve SGK çıkış nedeniyle pasife alır (Çalışanı pasife alma).
Çalışanın temel bilgilerini, şifresini ve atamalarını Çalışanlar ekranının satır menüsünden günceller (Çalışanı düzenleme ve satır işlemleri).
Birden fazla çalışanın e-posta adresini tek seferde onaylar ve giriş bilgilerini toplu gönderir (Toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi).
Çalışanlar ekranında Aktif / Pasif / Tümü sekmeleriyle ve listeyi Çalışan adıyla ara kutusu ile araç satırındaki çiplerle daraltır: Şube, Departman, Pozisyon (çok seçimli), Süzgeç ekle altında Çalışma yılı, Mail Onay (Onaylandı, Onaylanmadı) ve Veri Girişi Talebi durumu (Talep Edilmedi, Bekleniyor, Veri Girişi Yapıldı, Onay Bekleniyor, Reddedildi, Tamamlandı). Süzgeçler birlikte çalışır; Excel'e aktarma da hepsine uyar. Sırala ile ya da sütun başlığına tıklayarak her sütuna göre sıralar. Sıralama seçilmediğinde en son eklenen çalışan en üsttedir (Varsayılan: en son eklenen en üstte); çalışanların listelendiği diğer ekranlar ve çalışan seçicileri de aynı sırayla gelir.
Ücret, sözleşme, kıdem, nüfus, aile, belge ve yasal bilgileri çalışanın sicil bölümlerine girer (Ücret bilgisi girme, Sicil bölümlerini doldurma).
Sicil Bilgileri ekranında hangi çalışanın hangi bilgisinin eksik olduğunu bölüm bölüm izler.
Yönetici
Ekibinin talepleri, onay süreçlerinde Yönetici adımı olarak kendisine gelir. Hangi çalışanın yöneticisi olduğu, çalışanın aktif pozisyon kaydındaki Yönetici alanıdır.
Ekibindeki bir çalışanın kartında İş bilgileri'ni (işe giriş, kıdem, sözleşme, çalışma takvimi) ve İzinler bölümünü (tüm izin türlerinin bakiyesi, son izinler) görür (Çalışan kartında ek bilgiler).
Çalışan
Bilgilerim ekranında kendi bilgilerini görür, eğitim ve kariyer geçmişini ekler (Bilgilerim ekranı, Eğitim ve kariyer bilgileri).
İK veri girişi istediyse ana sayfada açılan Veri Girişi Talebi penceresini doldurup onaya gönderir.
Doğum Günleri: Çalışanlar > Doğum günleri ekranının üstündeki Bugün ve bu hafta şeridi, doğum günü bugün ve önümüzdeki 7 gün içinde olan çalışanları fotoğraf ya da baş harfleri, pozisyonu, kalan gün (Bugün, Yarın, "3 gün sonra") ve gün adıyla gösterir; bugün doğum günü olanın kartı vurgulanır. Bu hafta kimse yoksa sıradaki doğum günü yazar. Şerit arama ve süzgeçlerden etkilenmez. Altındaki liste çalışanı, Şube'sini, bir sonraki doğum gününü ve kalan günü gösterir; varsayılan olarak bugünden itibaren yaklaşan doğum gününe göre sıralıdır ve aylara göre gruplanır (bugünden önceki günler gelecek yılın ayında, ör. "Ekim 2027" başlığı altında). Çalışan adıyla ara kutusuyla arayabilir, Ay ve Gün çipleriyle süzebilirsiniz: yalnız Ay o ayda doğanları, yalnız Gün her ayın o gününde doğanları, ikisi birlikte o tarihte doğanları listeler; çipler aramayla birlikte çalışır. Sırala ile ya da sütun başlığına tıklayarak ada, şubeye ya da doğum gününe göre sıralayın; ada ya da şubeye göre sıralarken ay başlıkları görünmez. Dar ekranda liste kartlara döner. Doğum günü, çalışanın Sicil Bilgileri > Nüfus ve Bilgileri kartındaki Doğum Tarihi'nden gelir; listede yalnız aktif çalışanlar yer alır ve Nüfus ve Bilgileri kaydı olmayan çalışan görünmez (Sicil bölümlerini doldurma).
Ana sayfadaki Kutlamalar kartı, aktif çalışanlardan doğum günü bugün olanları Bugünün anı olarak, önümüzdeki 30 gün içinde olanları Yaklaşanlar altında gösterir. Listeyi ve karttaki doğum günlerini Doğum Günü Listesi Görüntüleme yetkisi olanlar görür; şube bazlı yetkide kartta yalnız sorumlu olunan şubelerin çalışanları yer alır. Doğum günü kutlama e-postaları ve yapay zekâ kutlama içeriği (çalışanın izniyle) İletişim ve belgeler > Kutlama e-postaları ekranında ayarlanır (Doğum günü ve iş yıl dönümü kutlamaları).
Durumlar ve anlamları
Durum | Nerede görünür | Anlamı |
Aktif / Pasif | Çalışanlar ekranının üstündeki sekmeler (Tümü ikisini birlikte gösterir) | Pasif çalışan sisteme giriş yapamaz ve listelerde varsayılan olarak görünmez. |
E-posta onayı bekliyor | Çalışanlar tablosunda adın altındaki rozet (süzmek için Süzgeç ekle > Mail Onay: Onaylandı / Onaylanmadı) | E-posta adresi onaylanmamış çalışan girişte "Mail adresi onaylanmadı." uyarısı alır. |
Bekleniyor, Veri Girişi Yapıldı, Onay Bekleniyor, Reddedildi | Çalışanlar tablosunda adın altındaki rozet (Talep Edilmedi ve Tamamlandı rozet göstermez; süzmek için Süzgeç ekle > Veri Girişi Talebi) | Çalışandan istenen sicil veri girişinin aşaması. |
Aktif / Pasif (pozisyon) | Pozisyon kayıtları | Aynı anda tek pozisyon aktiftir; yeni pozisyon eklenince öncekinin bitiş tarihi otomatik yazılır. |
Bildirimler
Ne zaman | Kime | Kanal |
Çalışan eklenirken Giriş Bilgilerini E-Posta Gönder açıksa | Yeni çalışan | E-posta (şifre belirleme bağlantısı, 7 gün geçerli) |
Satır menüsünde Giriş Bilgilerini Gönder seçilince ya da Toplu Giriş Bilgisi Gönderimi yapılınca | Çalışan | E-posta (şifre belirleme bağlantısı, 7 gün geçerli) |
Çalışanın e-postası düzenlenip değiştirilince | Çalışan | E-posta (hoş geldin e-postası; mail onayı yeniden beklenir) |
Eğitim kaydında Hatırlatıcı Tarihi geldiğinde (saat 08:00) | Şirket admin kullanıcıları | E-posta |
Çalışanın işe girişinin seçilen ayı (ör. 2. ve 6. ay) dolmadan seçilen gün kadar önce (saat 09:00; Kişi hatırlatmaları açıksa) | Çalışanın yöneticisi, isteğe bağlı şirket yöneticileri (Deneme süresi hatırlatması) | E-posta ve uygulama içi bildirim |
Her pazartesi 08:00 (haftalık özet açıksa) | Şirket yöneticileri (tüm şirket), yöneticiler (kendi ekipleri) | E-posta: haftanın izinleri, doğum günleri, yıl dönümleri |
Mobilde farklar
Organizasyon Şeması menüsü yalnız web görünümünde gösterilir; mobil uygulamada menüde yer almaz. Çalışan ekleme, Excel yükleme ve organizasyon yönetimini web'den yapmanızı öneririz. Genel bilgi için Mobil uygulama makalesine bakın.
Sık yapılan hatalar ve SSS
Belirti: Çalışanın izin talebi yöneticisine düşmüyor.
Neden: Çalışanın aktif pozisyon kaydında Yönetici seçilmemiş. Onay sürecindeki Yönetici adımı yönetici bulamazsa otomatik atlanır.
Çözüm: Pozisyon ve yönetici atama adımlarıyla yöneticiyi girin.
Belirti: Ekle'ye basınca Koltuk Satın Al penceresi açılıyor.
Neden: Şirketinizin kullanıcı (koltuk) limiti dolmuş.
Çözüm: Pencereden koltuk satın alın ya da kullanılmayan çalışanları pasife alın.
Belirti: Çalışan girişte "Mail adresi onaylanmadı." uyarısı alıyor.
Çözüm: Çalışanlar satır menüsünden Mail Onayı işlemini yapın. Çok sayıda çalışan için Toplu Mail Onayı'nı kullanın (Toplu mail onayı ve toplu giriş bilgisi gönderimi).