Bu makale, İletişim ve belgeler > Kutlama e-postaları ekranında doğum günü ve iş yıl dönümü kutlamalarını ayarlamayı anlatır. Ayarları İletişim Yönetici Yetkisi olan kullanıcılar yapar; çalışanlar kutlamaları Duyurular > Kutlamalar sekmesinde görür ve tebrik bırakır.
Başlamadan önce
Doğum günü kutlaması için çalışanların doğum tarihi, iş yıl dönümü için işe giriş (kıdem) tarihi kayıtlı olmalıdır.
Yapay zekâ kutlama içeriği kullanacaksanız şirketin Dijital Kredi bakiyesi olmalıdır; her kutlama içeriği (görsel + sesli video) 20 kredi harcar.
Adım adım
Kutlama e-postalarını açmak
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden Şirket içi iletişim'i ve üstteki Kutlama e-postası ayarları kartını seçin. Kutlama e-postaları ekranının başlığındaki Ayarlar düğmesi de bu sayfayı açar.
Sayfa alt alta üç bölümden oluşur: Doğum günü, İş yıl dönümü ve Yapay zekâ kutlama içeriği. Her bölümün başlığının sağında o bölümde kaç e-postanın açık olduğu görünür (ör. 1/2 açık).Doğum günü bölümünde:
Çalışana kutlama e-postası: Satırın sağındaki anahtarı açın; satırın altında E-posta metni alanı açılır. Metni yazın. Ekle: yanındaki Çalışanın Adını Ekle düğmesi metne çalışanın adını otomatik ekleyen alanı koyar; alanın altında örnek bir metin ve karakter sayacı (en çok 2000) görünür. E-posta metnine görsel eklenemez.
İş arkadaşlarına bilgilendirme: Açarsanız doğum günü olan çalışanın iş arkadaşlarına bilgilendirme e-postası gider. Satırın altında açılan alanda Kimlere gönderilsin listesinden Tüm Şirket, Aynı Şube, Aynı Departman veya Aynı Pozisyon'u seçin ve metni yazın.
İş yıl dönümü bölümünde aynı iki seçeneği ayarlayın. Bu bölümde Çalışma Yılını Ekle ile çalışma yılını da metne ekleyebilirsiniz.
Ekranın altındaki çubukta Kaydet'e tıklayın. Kaydedilmemiş değişiklik varken çubukta Kaydedilmemiş değişiklikler var yazar; Değişiklikleri geri al son kaydedilen ayara döner. Kaydetmeden sayfadan ayrılmak isterseniz onay istenir.
Yapay zekâ kutlama içeriğini açmak (isteğe bağlı)
Yapılandırma > Şirket içi iletişim > Kutlama e-postası ayarları sayfasındaki Yapay zekâ kutlama içeriği bölümünü bulun. Başlığın yanındaki rozet kutlama başına harcanan krediyi (ör. Kutlama başına 20 kredi), altındaki Ne üretilir? listesi neyin, ne zaman ve nerede yayınlandığını ve profil fotoğrafının yalnız izin veren çalışanlar için kullanıldığını özetler. Başlığın sağındaki anahtarı açın; açılan Dijital Kredi Kullanımı penceresinde Devam et'e tıklayın.
Ayarları yapın:
Çalışanlar: İçerik yalnız seçilen çalışanlar için üretilir; seçilmeyenlerin kutlama e-postası standart gider.
Stil: Klasik kutlama, İllüstrasyon veya Sade kurumsal.
Göndermeden önce İK onayı: Açıksa içerik yalnız Görseller sekmesinde onaylanırsa e-postaya ve akışa eklenir.
Aylık kredi limiti: Limit dolunca o ay yeni içerik üretilmez; kutlama e-postası görselsiz gider.
Alttaki çubukta Kaydet'e tıklayın.
İçerik kutlamadan 1–2 gün önce otomatik üretilir. Görsel kutlama e-postasına eklenir; video Duyurular > Kutlamalar sekmesinde yayınlanır ve e-postada izleme düğmesi çıkar. Bir kutlama için içeriği hemen üretmek isterseniz Yaklaşan sekmesindeki takvimde etkinliğin üzerindeki Yapay zeka kutlama içeriği oluştur simgesine tıklayıp onaylayın. Geçmiş tarihli ya da e-postası gönderilmiş kutlama için içerik üretilemez.
Üretilen içerikleri onaylamak
Görseller sekmesini açın. Seçilen ayın kutlama içerikleri durumlarıyla listelenir.
Hazır durumundaki içerik için Onayla veya Reddet'e tıklayın. Karar kesindir; reddedilen içerik kullanılmaz.
Durum | Anlamı |
Üretilmedi | Yapay zekâ kapalı ya da üretim denenmedi. |
Üretiliyor | İçerik hazırlanıyor. |
Hazır | İçerik üretildi; onay gerekiyorsa onay bekliyor. |
Onaylandı / Reddedildi | İK kararı verildi. |
Başarısız | Üretim hata verdi veya zaman aşımına uğradı. |
Atlandı | Aylık kredi limiti doldu veya bakiye yetersizdi. |
Yaklaşan kutlamaları görmek
Yaklaşan sekmesindeki takvim ayın doğum günlerini ve iş yıl dönümlerini gösterir. Doğum günleri için Doğum Günü Listesi Görüntüleme yetkisi gerekir.
Çalışan: izin vermek ve tebrik etmek
Bilgilerim sayfasının Profil sekmesinin altındaki Fotoğrafımın AI kutlama içeriğinde kullanılmasına izin veriyorum anahtarını açarsanız kutlama içeriği profil fotoğrafınızla kişiye özel üretilir. İzin vermezseniz fotoğrafınız hiçbir yapay zekâ işlemine gönderilmez; genel bir içerik kullanılır. İzninizi istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
İletişim ve belgeler > Duyurular > Kutlamalar sekmesinde son 7 günün kutlamaları listelenir. Tebrik et ile mesajınızı yazıp Gönder'e tıklayın. Her kutlamaya bir kez tebrik bırakabilirsiniz; kendi kutlamanıza tebrik bırakamazsınız.
Sonuç
Kutlama e-postaları her gün saat 10:00'da o gün doğum günü veya iş yıl dönümü olan aktif çalışanlar için gönderilir ve kutlama Duyurular > Kutlamalar akışında yayınlanır. Akışta yalnız kullanılabilir (onay gerekiyorsa onaylanmış) görsel ve videolar gösterilir.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Kutlamalar akışı boş.
Neden: Kutlamalar e-posta gönderimiyle birlikte yayınlanır; Kutlama e-postası ayarları'nda dört e-posta seçeneğinin hiçbiri açık değilse kutlama yayınlanmaz. Ayrıca son 7 günde kutlama olmayabilir.
Çözüm: En az bir kutlama e-postası seçeneğini açın.
Belirti: Bir çalışanın iş yıl dönümü e-postası gitmedi.
Neden: Çalışanın işe giriş (kıdem) kaydı yok veya çalışan pasif.
Çözüm: Çalışanın kıdem bilgisini kontrol edin.
Belirti: İçerik Atlandı durumunda.
Neden: Aylık kredi limiti doldu veya dijital kredi bakiyesi yetersizdi.
Çözüm: Aylık kredi limiti'ni artırın veya kredi yükleyin.