Bu makale, Şirket Ayarları ekranının E-posta Bildirimleri grubundaki Kişi hatırlatmaları bölümünü anlatır. Burada iki e-posta ayarlanır: Deneme süresi hatırlatması ve Haftalık özet e-postası. Ayarları Şirket Ayarları Görüntüleme yetkisi olan kullanıcılar görür; açıp kapatmak, değiştirmek ve deneme e-postası göndermek için şirket yöneticisi olmanız ya da Şirket Ayarları Sorumluluk Verme yetkiniz olması gerekir.
İki ayar da başlangıçta kapalıdır; siz açmadıkça kimseye e-posta gitmez.
Başlamadan önce
Çalışanların Sicil Bilgileri sekmesindeki Kıdem bölümünde Şirkete Giriş Tarihi girilmiş olmalı. Hatırlatma ve yıl dönümleri bu tarihten hesaplanır; tarihi olmayan çalışan için hatırlatma gitmez (Sicil bölümlerini doldurma).
Hatırlatmanın yöneticiye gitmesi için çalışanın aktif pozisyon kaydında Yönetici seçili olmalı (Pozisyon ve yönetici atama).
Doğum günleri için Nüfus ve Bilgileri kartındaki Doğum Tarihi kullanılır.
Adım adım
Deneme süresi hatırlatmasını açma
Sol menüden Yapılandırma > Şirket ayarları'na gidin.
Soldaki ayar menüsünde E-posta Bildirimleri grubundaki Kişi hatırlatmaları'na tıklayın.
Deneme süresi hatırlatması kartının sağındaki anahtarı açın. Kapalı kartta yalnız başlık ve açıklama görünür; anahtarı açınca ayarlar kartın altında açılır.
Hatırlatılacak aylar listesinden ayları seçin. Varsayılan 2. ay (deneme süresinin bittiği ay) ve 6. ay'dır (iş güvencesinin başladığı ay). En fazla 5 ay seçebilirsiniz.
Kaç gün önce alanına hatırlatmanın kaç gün önce gideceğini yazın (0 ile 60 arası, varsayılan 7). 0 yazarsanız hatırlatma o gün gider.
Alıcılar altında Çalışanın yöneticisi ve isterseniz Şirket yöneticileri'ni işaretleyin. En az biri seçili olmalıdır.
Kartın altında çıkan Kaydet'e tıklayın. Vazgeçmek için Geri al'a basın.
İçeriği görmek için kartın sağ altındaki Kendime deneme gönder'e tıklayın. Kayıtlı ayarlarla bugün gidecek hatırlatma yalnız size e-postayla gelir; yöneticisi olmadığınız çalışanlar listede yer almaz (şirket yöneticisiyseniz tüm şirket listelenir).
Haftalık özet e-postasını açma
Aynı ekranda Haftalık özet e-postası kartının anahtarını açın.
Özette yer alacaklar altında bölümleri işaretleyin: Haftanın izinleri, Doğum günleri, İş yıl dönümleri ve Süresi dolacak çalışanlar (deneme süresi ayları). En az biri seçili olmalıdır.
Alıcılar altında Şirket yöneticileri (tüm şirket) ve Yöneticiler (kendi ekipleri) seçeneklerini işaretleyin.
Kaydet'e tıklayın. İçeriği görmek için Kendime deneme gönder'e basın; bu haftanın özeti yalnız size gelir.
Sonuç
Deneme süresi hatırlatması
Tarih, işe giriş tarihine seçilen ay eklenerek bulunur. Örneğin 1 Ağustos'ta işe başlayan çalışanın 2. ayı 1 Ekim'de dolar; 7 gün önceden hatırlatma 24 Eylül'de gider.
Hatırlatma her gün saat 09:00'da kontrol edilir ve her çalışan ve ay için bir kez gider. Hatırlatma günü kaçırıldıysa (ör. ayar sonradan açıldıysa) tarih gelene kadar ilk kontrolde gider; tarihi geçmiş süreler hatırlatılmaz.
E-postada çalışanın adı, pozisyonu, işe başlama tarihi, ayın dolduğu tarih, kalan gün, şube ve departman yazar. Alıcı ayrıca uygulama içi bildirim alır.
Çalışanın yöneticisi tanımlı değilse ya da yöneticisi pasifse hatırlatma şirket yöneticilerine gider.
İşe giriş tarihi değişirse (ör. yeniden işe alım) yeni tarihe göre hatırlatma yeniden gider.
Haftalık özet
Her pazartesi saat 08:00'de o haftanın (pazartesi-pazar) içeriği gider: onaylanmış izinler (saatleriyle), doğum günleri, iş yıl dönümleri (kaçıncı yıl olduğuyla) ve seçtiğiniz deneme süresi aylarının dolduğu çalışanlar.
Şirket yöneticileri tüm şirketi, diğer yöneticiler yalnız aktif pozisyon kaydında yöneticisi oldukları çalışanları görür.
Listelenecek bir şey olmayan hafta e-posta gitmez. İzin modülü kapalıysa izinler bölümü yer almaz.
E-postalar alıcının dil tercihine göre Türkçe ya da İngilizce gider.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Bir çalışan için hatırlatma gelmedi.
Neden: Çalışanın Şirkete Giriş Tarihi girilmemiş, çalışan pasif ya da hatırlatma tarihi ayar açılmadan önce geçmiş.
Çözüm: Çalışanın Kıdem kartındaki tarihi kontrol edin. Kendime deneme gönder ile bugün kimlerin listelendiğini görebilirsiniz.
Belirti: Hatırlatma yönetici yerine şirket yöneticisine geldi.
Neden: Çalışanın aktif pozisyon kaydında Yönetici seçili değil ya da seçili yönetici pasif.
Çözüm: Çalışanın pozisyon kaydında yöneticiyi güncelleyin.
Belirti: Kaydet soluk ve üzerine gelince "En az bir alıcı seçin." gibi bir uyarı yazıyor.
Neden: Kart açıkken zorunlu bir seçim boş.
Çözüm: En az bir ay, bir alıcı ve (haftalık özet için) bir bölüm seçin.
Belirti: Kendime deneme gönder "Deneme e-postası gönderilemedi." diyor.
Neden: Hesabınızın e-posta adresi yok ya da e-posta servisi o an yanıt vermedi.
Çözüm: Profilinizdeki e-posta adresini kontrol edip yeniden deneyin.