Bu makale, Şirket Ayarları ekranının E-posta Bildirimleri grubundaki Onay hatırlatması bölümünü anlatır. Onay hatırlatması, onayında talep bekleyen yöneticilere haftada bir, kategori başına kaç talebin beklediğini gösteren bir e-posta gönderir. Ayarı Şirket Ayarları Görüntüleme yetkisi olan kullanıcılar görür; açıp kapatmak, gün ve saati değiştirmek ve deneme e-postası göndermek için şirket yöneticisi olmanız ya da Şirket Ayarları Sorumluluk Verme yetkiniz olması gerekir.
Onay hatırlatması her şirkette başlangıçta açıktır: e-posta her pazartesi saat 09:00'dan (Türkiye saati) itibaren gider. Bir şey yapmanız gerekmez; gün ya da saati değiştirmek ya da hatırlatmayı kapatmak için bu bölümü kullanın.
Başlamadan önce
Yöneticilerin onayına talep düşmesi için ilgili modüllerde onay süreci kurulmuş olmalı (Onay Süreci).
E-postanın gitmesi için yöneticinin hesabında e-posta adresi kayıtlı olmalı.
Adım adım
Sol menüden Yapılandırma > Şirket ayarları'na gidin.
Soldaki ayar menüsünde E-posta Bildirimleri grubundaki Onay hatırlatması'na tıklayın.
Kartın sağındaki anahtar hatırlatmayı açar ya da kapatır. Kapalıyken kimseye e-posta gitmez ve kartta yalnız başlık görünür; açınca gün ve saat alanları açılır.
Gönderim günü listesinden e-postanın haftanın hangi günü gideceğini seçin (varsayılan Pazartesi).
Gönderim saati listesinden saati seçin (Türkiye saatiyle, varsayılan 09:00).
Kartın altında çıkan Kaydet'e tıklayın. Vazgeçmek için Geri al'a basın.
İçeriği görmek için kartın sağ altındaki Bana deneme e-postası gönder'e tıklayın. Şu anda onayınızı bekleyen taleplerle hazırlanan örnek e-posta yalnız size gelir; onayınızda bekleyen talep yoksa da gönderilir.
Son gönderim satırında hatırlatmanın en son ne zaman ve kaç yöneticiye gittiği yazar. Henüz hiç gönderilmediyse Henüz gönderilmedi görünür.
Sonuç
Hatırlatma her saat başı kontrol edilir. Seçtiğiniz günde, seçtiğiniz saatten sonraki ilk kontrolde şirketin hatırlatmaları gider.
Her yönetici haftada en fazla bir hatırlatma alır. Aynı hafta içinde gün ya da saati değiştirirseniz o hafta e-posta yeniden gitmez.
E-posta yalnız onayında en az bir talep bekleyen yöneticilere gider. Bekleyeni olmayan yöneticiye e-posta gitmez.
E-postanın konusu "Teamso - Onayınızı Bekleyen Talepleriniz Var!" olur. İçinde "İzin talepleri", "Harcama talepleri", "Fazla mesai talepleri" ve "Diğer talepler" için bekleyen sayılar yazar; bekleyeni olmayan kategoriler listelenmez. "Bekleyen Taleplere Git" düğmesi Teamso ana sayfasını açar.
Sayılar, ana sayfadaki İş kutusunun onay listesiyle aynı kurala göre hesaplanır:
Sıra o yöneticiye gelmiş talepler sayılır (onay süreci kademesi ve departmanı). Direkt Yönetici kademesinde talep, çalışanın doğrudan yöneticisine sayılır.
Son kademedeki harcamalar harcama onaylama yetkisi olanlara, cevap aşamasındaki diğer talepler talep türünün sorumlularına sayılır.
Yalnız yöneticinin sorumlu olduğu şubelerdeki çalışanların talepleri sayılır.
Şirketinizde kapalı olan modüllerin talepleri e-postaya girmez.
E-posta, alıcının dil tercihine göre Türkçe ya da İngilizce gider.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Bir yönetici hatırlatma almadı.
Neden: Bu hafta onayında bekleyen talebi yoktu, hatırlatma bu hafta ona zaten gitmişti, hesabında e-posta adresi yok ya da talepler sorumlu olduğu şubelerin dışındaki çalışanlara ait.
Çözüm: Yöneticinin ana sayfasındaki İş kutusunu (Onayınızı bekleyen) kontrol edin. Şube sorumluluğunu Sorumluluk Yönetme ile düzenleyin.
Belirti: Saati değiştirdim ama bu hafta e-posta gelmedi.
Neden: Hatırlatma bu hafta önceki ayarla gönderilmişti; her yöneticiye haftada en fazla bir e-posta gider.
Çözüm: Yeni gün ve saat gelecek haftadan geçerli olur.
Belirti: Gün ve saat listeleri soluk, seçilemiyor.
Neden: Hatırlatma kapalı ya da ayarı değiştirme yetkiniz yok.
Çözüm: Anahtarı açın. Yetkiniz yoksa şirket yöneticisinden Şirket Ayarları Sorumluluk Verme yetkisini isteyin.
Belirti: Bana deneme e-postası gönder "Deneme e-postası gönderilemedi." diyor.
Neden: Hesabınızın e-posta adresi yok ya da e-posta servisi o an yanıt vermedi.
Çözüm: Profilinizdeki e-posta adresini kontrol edip yeniden deneyin.