Onay Süreci, bir talebin kimlerin onayından hangi sırayla geçeceğini belirler. Zinciri modül bazında kurarsınız; bir zincir en fazla 3 kademeden oluşur. Her kademede ya adıyla seçilen çalışanlar (içlerinden biri onaylaması yeterli) ya da talep sahibinin Direkt Yönetici'si onaylar.

Bu işi ilgili modülde Sorumluluk Yönetme yetkisi olan kullanıcılar yapar (Sorumluluk Yönetme).

Onay Süreci şu modüllerin menüsünde bulunur. Zincirin hangi kapsam için kurulduğu modüle göre değişir:

Kademelerde pozisyona, role ya da tutara göre koşul tanımlanamaz. Onaylayıcı seçerken görünen Pozisyon alanı yalnız kişi bulmayı kolaylaştıran bir süzgeçtir.

Seçtiğiniz departmanlardan bazılarında zaten zincir varsa Onay Süreci Zaten Tanımlı penceresi açılır. Onaylarsanız bu departmanlar atlanır ve zincir yalnız diğerleri için oluşturulur. Hepsinde zincir varsa önce mevcut zinciri silmeniz gerekir.

Listede bir satırı genişleterek kademeleri görürsünüz.

Bekleyen talebi olan bir zincir ya da bir kademenin son onaylayıcısı silinemez; önce bekleyen talepleri yanıtlayın.

Zincir kaydedildiğinde, o departmandaki çalışanların yeni talepleri bu sırayla onaya gider. Zinciri değiştirdiğinizde, bekleyen talepler de yeni zincire göre yeniden değerlendirilir; bu sırada bildirim gönderilmez.

Talep her kademeye geldiğinde sistem o kademenin onaylayıcılarını belirler ve şu kurallara göre ilerler:

Zincir hiç tanımlı değilse ya da bütün kademeler atlanırsa modüle göre şu olur:

Not: Yöneticisi tanımlı olmayan bir çalışanın, yalnız Direkt Yönetici kademesinden oluşan zincirdeki izin ya da fazla mesai talebi kimse onaylamadan onaylanır. Çalışanların yöneticilerini eksiksiz tanımlayın.

Onay sırası size gelen talepler ana sayfadaki İş kutusunda (Sizi bekleyenler > Onayınızı bekleyen) listelenir. İzin ve fazla mesaide satırdaki Onayla ya da çarpıyla hemen karar verirsiniz; talepte Yanıtla, harcamada İncele ayrıntı penceresini açar. Tümünü gör ile açılan Bekleyen işlemlerim çekmecesinde aynı talepler İzinler, Harcamalar, Talepler ve Fazla Mesailer sekmelerinde de durur. İş kutusunda yalnız sorumlu olduğunuz şubelerdeki çalışanların talepleri görünür. İşe alım, e-karşılama, ücretlendirme ve performans onayları İş kutusunda değil, kendi modül ekranlarında yer alır.

İzin, harcama ve talep zincirinde sıra bir onaylayıcıya geldiğinde e-posta ve uygulama içi bildirim gider; talep sahibine de sonuç bildirilir.

Ayrıca onayında talep bekleyen yöneticilere haftada bir, bekleyen izin, harcama, fazla mesai ve diğer taleplerin sayısını gösteren bir hatırlatma e-postası gider (varsayılan pazartesi 09:00). Sayılar ana sayfadaki İş kutusu ve Onaylarım ile aynı kurala göre hesaplanır. Gün ve saati Şirket Ayarları ekranından değiştirirsiniz (Onay hatırlatması).

Belirti: Talep kimseye düşmeden onaylandı.
​Neden: Zincir tanımlı değil ya da tüm kademeler atlandı (ör. yönetici tanımlı değil, talep sahibi kendisi onaylayıcı).
​Çözüm: Departmanın zincirini kontrol edin ve çalışanın yöneticisini tanımlayın.

Belirti: Silmeye çalışınca "Silmek istediğiniz onay sürecine ait talepler var. Önce talepleri yanıtlayınız." uyarısı çıkıyor.
​Neden: Zincirde bekleyen talepler var.
​Çözüm: Bekleyen talepleri yanıtlayın, sonra silin.

Belirti: Grubu Sil'e basınca "Bu grupta onay sürecinde 3 kayıt bekliyor..." uyarısı çıkıyor.
​Neden: Gruptaki çalışanların onay sürecindeki talepleri (izin, harcama vb.) var; grup silinirse bu talepler onaylanmış sayılırdı. Uyarıdaki sayı bekleyen kayıt sayısıdır.
​Çözüm: Bu talepleri ana sayfadaki İş kutusundan onaylayın ya da reddedin, sonra grubu silin.

Belirti: Onaylayıcı, talebi ana sayfadaki İş kutusunda göremiyor.
​Neden: Talep sahibi, onaylayıcının sorumlu olduğu şubelerin dışında.
​Çözüm: Onaylayıcıya Şube Yönetme'den o şube için sorumluluk verin (Sorumluluk Yönetme).

Belirti: Listede bir onaylayıcı Kullanıcı bulunamadı (eski kayıtlarda Yönetici) olarak görünüyor ama ben kişi seçmiştim.
​Neden: Seçilen kişinin kaydı artık bulunamıyor (ör. silinmiş).
​Çözüm: Satırdaki Onaycıyı Değiştir ile yeni bir kişi seçin ya da kademede başka onaylayıcı varsa satırı silin.

Belirti: Onay sürecine kademe eklerken ya da onaylayıcıyı silerken yetki uyarısı.
​Neden: Bir modülün onay sürecini yalnız o modülün sorumluluk yönetme yetkisi olan kişi değiştirebilir (ör. izin için İzin Modülü Yönetme). Başka bir modülün yöneticisi olmak yetmez.

Belirti: "Onay kademeleri 1 ile 3 arasındadır ve bir kademe bir öncekini ister."
​Çözüm: Kademeleri sırayla ekleyin: 2. kademe için önce 1. kademe, 3. kademe için önce 2. kademe tanımlı olmalı. Onaylayıcı şirketinizde aktif bir çalışan ya da Yönetici olmalı.

Belirti: Ücretlendirme, ücret değişikliği ya da performans onay sürecinde son onaylayıcı silinmiyor.
​Neden: Bu süreçte onay bekleyen kayıtlar var. Eskiden silme bu kayıtları onaysız onaylıyordu; artık önce bekleyen kayıtlar sonuçlanmalı.