Bu modül ne işe yarar
İzin modülü, çalışanlarınızın izin haklarını (hak ediş), izin taleplerini ve bu taleplerin onayını tek yerden yönetmenizi sağlar. Hak edişler tanımladığınız İzin Kuralları'na göre her gece otomatik hesaplanır. Talep edilen gün sayısı çalışanın Çalışma Takvimi ve Resmi Tatil Takvimi'ne göre bulunur. Onaylanan izinler bordroya ve takvime yansır.
Roller ve yetkiler
Yetkiler Yapılandırma > İzin > Sorumluluklar ekranından verilir (Sorumluluk Yönetme).
Rol | Yetki kodu | Neler yapabilir |
Admin | LEAVE_TYPE_ADD, LEAVE_TYPE_DELETE | İzin Kuralları ekranında kural ve izin kategorisi oluşturur, düzenler, siler; kuralları çalışanlara atar. |
Admin | LEAVE_ADD_ALL | Yetkili olduğu şubelerdeki çalışanlara izin, bonus izin ve Excel ile toplu izin girer; bu çalışanların tüm izinlerini görür. |
Admin | LEAVE_DELETE | İzin kaydını siler (izni iptal etmenin tek yolu). |
Admin | WORKING_CALENDAR_READ, WORKING_CALENDAR_ADD | Çalışma Takvimi ekranını görür, takvim ekler ve çalışanlara atar. |
Admin | REPORTS_REPOR_READ | Çalışan İzin Raporu ekranında rapor oluşturur. |
Admin | LEAVE_MANAGE | Menüde Onay Süreci ekranını görür (Onay Süreci). |
Yönetici | LEAVE_ADD (+ onay sürecinde yer almak) | Onayına gelen talepleri ana sayfadaki İş kutusundan veya İzinler ekranından onaylar ya da reddeder. |
Yönetici | LEAVE_READ_ALL | Kendi izinlerine ek olarak onaylanmış izinleri listede ve takvimde görür. |
Çalışan | LEAVE_ADD, LEAVE_READ | Kendine izin talebi oluşturur, kendi izinlerini ve bakiyesini görür. Bu iki yetki çalışanlara varsayılan olarak verilir. |
Başlamadan önce
Şirketinizin resmi tatilleri Zaman ve devam > Resmi tatil takvimi ekranında tanımlı ve çalışanlara atanmış olmalı.
Çalışanlara bir Çalışma Takvimi atanmış olmalı (Çalışma takvimi ve resmi tatiller).
Çalışanlara bir İzin Kuralı atanmış olmalı (İzin kuralı oluşturma).
Şirketinizde yeterli Teamso Dijital Kredi olmalı: her izin kaydı SMS doğrulaması ister ve kişi başına 1 kredi harcar.
Bu üç atamadan biri eksikse çalışan izin talep ekranında "İzin ekleyebilmek için size atanmış Resmi Tatil Takvimi, Çalışma Takvimi ve İzin Kuralı olmalıdır." uyarısını görür.
İlk kurulum
Zaman ve devam > Resmi tatil takvimi ekranında resmi tatilleri kontrol edin ve takvimi çalışanlara atayın.
Zaman ve devam > Çalışma takvimi ekranında çalışma günlerini ve saatlerini tanımlayın, takvimi çalışanlara atayın.
Yapılandırma > İzin > İzin kuralları ekranında bir izin kuralı oluşturun, içine izin kategorilerini (yıllık izin, mazeret izni vb.) ekleyin ve kuralı çalışanlara atayın.
Yapılandırma > İzin > Onay süreci ekranında departmanlar için onay adımlarını tanımlayın. Onay süreci tanımlı olmayan departmanlarda talepler otomatik onaylanır.
Geçmiş bakiyeleri aktarmak için İzinler > Toplu İzin Girişi ile Excel'den başlangıç bakiyelerini girin (Excel ile toplu izin girişi).
Günlük akışlar
Çalışan: Sol menüdeki Oluştur > İzin talebi ile ya da ana sayfadaki Hızlı ekle bölümünden talep oluşturur, bakiyesini Bilgilerim > İzin geçmişi sekmesinde izler (İzin talebi oluşturma).
Yönetici: Onayına gelen talepleri ana sayfadaki İş kutusundan (Sizi bekleyenler) ya da Benim > Onaylarım'dan onaylar veya reddeder (İzin talebini onaylama veya reddetme).
Herkes: Zaman ve devam > İzinler ekranında görebildiği izinleri süzer, sıralar, izin detayını açar ve takvim görünümünde izne tıklayarak işlem yapar (İzinler ekranında izinleri listeleme, süzme ve takvim görünümü).
Admin: Başkası adına izin ve bonus izin girer (Çalışanlara izin ve bonus izin ekleme), gerekirse izni siler (İzni iptal etme), raporları alır (İzin raporları).
Durumlar ve anlamları
Durum (ekranda) | Anlamı |
Yönetici Onayında | Talep onay sürecinde. Üzerine gelince kaçıncı onay adımında olduğu görünür. Gün sayısı bakiyeden düşülmüş sayılır. |
Belge Girişi Bekleniyor | İzin kategorisi belge zorunlu; belge yüklenince talep onay sürecine girer. Gün sayısı bakiyeden düşülmüş sayılır. |
Onaylandı | İzin kesinleşti; takvimde ve bordroda görünür. |
Reddedildi | Talep reddedildi; gün sayısı bakiyeye geri döner. |
Bildirimler
Tüm izin bildirimleri e-posta ve uygulama içi bildirim olarak gider (e-posta konusu "İzin Bildirimleri"). Mobil uygulamada giriş yapmış kişilere uygulama içi bildirim telefona anlık bildirim olarak da gelir (Mobil uygulama). SMS bildirimi gönderilmez; SMS yalnız doğrulama kodu içindir.
Olay | Kime |
Talep oluşturuldu | Talep sahibine |
Onay bekleniyor | O adımdaki onaylayıcılara (talep sahibi hariç) |
Sonraki onay adımına geçti | Talep sahibine |
Onaylandı / Reddedildi | Talep sahibine |
Belge bekleniyor | Talep sahibine |
İzin silindi | Çalışanın yöneticisine |
Mobilde farklar
Mobil uygulama web ekranlarını açar; izin talebi ve onay aynı adımlarla yapılır (Mobil uygulama). Telefonda filtreler alt alta dizilir, onay penceresindeki Onayla ve Reddet butonları tam genişlikte görünür.
Sık yapılan hatalar ve SSS
Çalışan izin talep edemiyor, uyarı görüyor. Resmi Tatil Takvimi, Çalışma Takvimi veya İzin Kuralı atanmamıştır. Üçünü de atayın.
"Dijital Krediniz Yetersiz" uyarısı. Şirketin dijital kredisi bitmiştir. Kredi yüklenmeden izin kaydedilemez.
Talep hiç onaya düşmeden onaylandı. Çalışanın departmanı için İzin onay süreci tanımlı değildir veya çalışanın departmanı yoktur.
Kalan bakiye talep onaylanmadan azaldı. Onay sürecindeki talepler bakiyeden düşülmüş sayılır; reddedilirse gün geri gelir.