Bu makale, Toplu İzin Girişi (Excel) ile çok sayıda çalışanın izin bakiyesini tek dosyayla girmeyi anlatır. Bu işi LEAVE_ADD_ALL yetkisine sahip kullanıcılar yapar. Tipik kullanım: Teamso'ya geçişte eski sistemdeki bakiyeleri aktarmak veya yıl sonunda bakiyeleri denkleştirmek.
Başlamadan önce
Çalışanlara izin kuralları atanmış olmalı (İzin kuralı oluşturma).
Çalışanlar sorumlu olduğunuz şubelerde olmalı; şubesi olmayan çalışanlar eşleşmez.
Adım adım
Sol menüden Zaman ve devam > İzinler'e gidin ve Toplu İzin Girişi'ne tıklayın.
Açılan Toplu İzin Girişi (Excel) penceresinde Şablonu İndir'e tıklayın.
Şablon; yetkili olduğunuz aktif çalışanlar, izin kuralları ve güncel kalan bakiyeleriyle dolu gelir.
Excel'de her satıra İşlem Tipi ve Gün girin. Bu ikisi boş kalan satırlar yok sayılır. İşlem tipleri:
Kullanılmış İzin: geçmişte kullanılan toplam gün; bakiyeden düşer. Bu satırlarda tarih girilse de dikkate alınmaz.
Hak Ediş Ekle: ek hak ediş (bonus); bakiyeye eklenir. Başlangıç tarihi boşsa bugün kabul edilir.
Kalan Bakiye: denkleştirme; olması gereken kalan bakiyeyi yazın, fark otomatik olarak kullanılmış izin veya hak ediş olarak kaydedilir. Eksi değer yazılabilir.
İzin kuralı boşsa çalışanın aktif kuralı, izin tipi boşsa Yıllık İzin kullanılır. Gün değeri 365'i aşamaz. Açıklama sütunu yalnız Kullanılmış İzin satırlarında izin kaydına yazılır ve en fazla 255 karakter olabilir; boşsa "Toplu izin girişi (Excel)" yazılır.
Dosyayı (XLSX veya XLS, en fazla 10 MB, en fazla 5000 satır) yükleyip Dosyayı Kontrol Et'e tıklayın.
Önizlemede her satırın Mevcut ve Yeni bakiyesini, Sonuç sütununda hata veya uyarıyı görürsünüz. Yalnızca hatalı / uyarılı satırlar ile filtreleyebilirsiniz.
Hatalı satır varsa Excel'de düzeltip Başka Dosya Seç ile yeniden yükleyin. Hata yoksa "{sayı} Satırı Kaydet" butonuna, ardından Kayıtları onaylayın penceresinde Kaydet'e tıklayın.
Sonuç
Kayıt ya hep ya hiç çalışır: tek bir satırda hata varsa hiçbir satır kaydedilmez.
Kullanılmış İzin satırları onaylanmış, tarihsiz bir izin kaydı olarak; Hak Ediş Ekle satırları Manuel türünde hak ediş olarak yazılır. Çalışanların kalan bakiyeleri hemen güncellenir.
Aynı dosyayı yeniden yüklemek Kullanılmış İzin ve Hak Ediş Ekle satırlarını ikinci kez ekler. Sistem benzer bir kayıt bulursa satırı "olası tekrar" uyarısıyla işaretler; kontrol edip öyle kaydedin.
Pasif çalışan ve eksiye düşecek bakiye satırları uyarı olarak gösterilir; izin tipinin eksi bakiye kuralını aşan satırlar hatadır.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Satırda çalışan bulunamadı hatası.
Neden: Çalışan sorumlu olduğunuz şubelerde değil, şubesi yok veya kimlik bilgileri şablondakiyle uyuşmuyor.
Çözüm: Şablonu yeniden indirip sistem kimliği sütununu değiştirmeden kullanın.
Belirti: Aynı izin için iki Kalan Bakiye satırı hatası.
Neden: Bir çalışanın aynı izni için yalnız bir Kalan Bakiye satırı olabilir.
Çözüm: Satırları birleştirin.
Belirti: Satırda "Açıklama en fazla 255 karakter olabilir" hatası.
Neden: Kullanılmış İzin satırının açıklaması 255 karakterden uzun.
Çözüm: Açıklamayı kısaltıp dosyayı yeniden yükleyin.
Belirti: Kaydet'ten sonra bir satırda "Bu satır kaydedilemedi; dosyadaki hiçbir satır uygulanmadı" yazıyor.
Neden: Kontrolden geçen satır kaydedilirken beklenmeyen bir hata oluştu. Kayıt ya hep ya hiç çalıştığı için dosyadan hiçbir satır yazılmadı; bakiyeler değişmedi.
Çözüm: Satırı kontrol edip dosyayı yeniden yükleyin. Hata aynı satırda sürerse satır numarasıyla destek ekibine iletin.
Belirti: "Kaydedilecek değişiklik yok" mesajı.
Neden: Dosyadaki tüm bakiyeler zaten sistemdekiyle aynı.
Çözüm: Bir işlem yapmanıza gerek yok.