Bu makale, İzin Kuralları ekranında bir izin kuralı (izin grubu) oluşturmayı, içine izin kategorileri eklemeyi ve kuralı çalışanlara atamayı anlatır. Bu işi LEAVE_TYPE_ADD yetkisine sahip kullanıcılar yapar; silmek için ayrıca LEAVE_TYPE_DELETE gerekir.
Teamso'da bir İzin Kuralı, birden çok izin kategorisi (izin tipi) içeren bir settir: örneğin "Merkez Ofis Kuralları" kuralının içinde Yıllık İzin, Mazeret İzni ve Doğum Günü İzni kategorileri bulunur. Kural çalışana bir bütün olarak atanır.
Başlamadan önce
Çalışanlarınızın işe giriş ve doğum tarihleri doğru girilmiş olmalı: kıdem ve yaş istisnası bu tarihlere göre hesaplanır.
Cinsiyete bağlı izinler (doğum, süt, babalık izni) kullanacaksanız çalışanların cinsiyet bilgisi dolu olmalı.
Adım adım
Kuralları bulma
Kurallar tek bir içerik kartında listelenir. Kural adıyla ara kutusu kural adında arar; Açıklama çipine tıklayıp açıklamaya göre süzebilirsiniz (seçili çipin yanındaki × süzgeci kaldırır). Sağdaki Sırala ile kural adına, açıklamaya, İzin Tipleri ya da Çalışan Sayısı'na göre artan veya azalan sıralarsınız; sütun başlığına tıklamak da aynı sıralamayı değiştirir. Kart dar olduğunda (ör. telefonda) kurallar kartlar olarak görünür; kartın altındaki sayfalamayla sayfalar arasında geçersiniz. Arama, süzgeç, sıralama ve sayfa adreste kalır.
1. Kural oluşturun
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden İzin'i ve üstteki İzin kuralları kartını seçin. İzinler ekranının başlığındaki Ayarlar düğmesi de bu sayfayı açar.
İzin Kuralı Ekle butonuna tıklayın.
Adı (en fazla 50 karakter) ve Açıklama (en fazla 500 karakter) alanlarını doldurup Kaydet'e tıklayın.
Hazır bir kuralı çoğaltmak için satır menüsünden Kopyala'yı kullanabilirsiniz. Varsayılan Yap ile bir kuralı şirketin varsayılan kuralı yaparsınız. Varsayılan olarak ayarlanan izin grupları düzenlenemez ve silinemez; çalışan atanmış izin grupları da silinemez.
2. Kurala izin kategorisi ekleyin
Kuralın satır menüsünden Detay'a tıklayın. Kural penceresi Kategoriler sekmesiyle açılır; telefonda listesi, şablon seçimi ve formuyla tüm ekranı kaplar (yanındaki sekme Atanan çalışanlar; sekmelerde sayılar görünür). Her kategori bir satırdır: adı, rozetleri (Varsayılan, Yalnız kadın / Yalnız erkek, Aktif / Pasif, Ücretli / Ücretsiz ve TR mevzuatı açıksa Kıdeme dahil / Kıdemden muaf) ve özeti (ör. "Yılda 14 gün · Yıllık", "Her talep için 3 gün", "Limitsiz"; en az / en çok gün yalnız tanımlıysa). Kategori veya kural ara kutusu ad, açıklama, durum, ücret ve özet metinlerinde arar. Satıra tıklamak kategoriyi açar; sağdaki menüde Düzenle (varsayılan grupta Detay), Aktif Et, Pasif Et, Birincil Olarak Ayarla ve Sil bulunur. Başlıktaki kalemle kuralın adını ve açıklamasını düzenlersiniz.
Yeni kategori'ye tıklayın. Aynı pencerede hazır şablonlar listelenir: birini seçin ya da Boş kategori ile tüm ayarları kendiniz belirleyin. Şablonun ayarlarını kaydetmeden önce değiştirebilirsiniz.
Kategori formu yine aynı pencerede açılır (ayrı pencere açılmaz). Alanlar bölümlere ayrılmıştır; geniş ekranda soldaki listeden bir bölüme geçebilirsiniz. Bir seçime bağlı alanlar yalnız o seçim yapılınca görünür. Uzun açıklamalar alanın yanındaki ⓘ simgesindedir. Formu doldurup alttaki Kaydet'e tıklayın.
Eksik ya da hatalı bir alan varsa üstte uyarı çıkar, form ilk hatalı alanın bölümüne kayar, hata alanın altında yazar ve bölüm listesinde işaretlenir.
İptal formu kapatıp kategori listesine döner. Kaydedilmemiş değişiklik varsa önce sorulur: Kaydetmeden çık ya da Düzenlemeye dön. Pencereyi X ile ya da Esc ile kapatırken de aynı soru gelir.
Temel bilgiler
Kategori: izin türünün adı, çalışanlar izin talep ederken bunu görür (en fazla 50 karakter).
Kısa Ad: en fazla 6 karakter. Yeni kategoride siz alana dokunana kadar addan önerilir.
Açıklama: iznin hangi durumlarda kullanılacağı (en fazla 500 karakter).
Kimler kullanabilir
Kimler kullanabilir?: Tüm çalışanlar, Yalnız kadın çalışanlar veya Yalnız erkek çalışanlar. Kural seti çalışana bütün olarak atansa da bu kategori yalnız seçilen cinsiyetteki çalışanlara görünür, yalnız onlar adına talep edilir ve hak edişi yalnız onlara yazılır. Cinsiyeti tanımsız çalışanlar yalnız Tüm çalışanlar kategorilerini kullanabilir.
Ücret ve bordro
Ücretli / Ücretsiz: iznin ücretli olup olmadığı.
Kıdem tazminatından muaf tut (TR mevzuatı açıksa): işaretlerseniz bu kategorideki onaylı izin günleri kıdem tazminatı hesaplanırken kıdem gün sayısından düşülür (doğum, askerlik vb.). Ücretli veya ücretsiz olmasından bağımsızdır.
SGK eksik gün nedeni (TR mevzuatı açıksa, yalnız ücretsiz izinlerde): ücretsiz izin günleri bordroda SGK eksik gün sayılır; seçtiğiniz neden bordroda ve MUHSGK bildirgesinde kullanılır. Boş bırakırsanız neden bordro ekranında seçilir.
Hak ediş
Kapsam (üç seçenek kartı):
Limitsiz: gün sınırı ve bakiye yoktur.
Her Talep İçin Limitli: her talepte en fazla Hak Ediş Gün Sayısı kadar gün istenebilir; yıllık bakiye tutulmaz.
Yıl İçinde Limitli: yıllık hak ediş ve bakiye tutulur. Hak ediş sıklığı, yaş istisnası, eksi bakiye, Kıdem ek günleri ve Devretme yalnız bu kapsamda açılır.
Hak Ediş Gün Sayısı: 0–365 arası (limitsizde yoktur).
Hak ediş Sıklığı: Yıllık veya Aylık. Aylıkta yıllık gün sayısı 12'ye bölünerek her ay yazılır.
Dönem: hak edişin dönemin başında peşin mi, dönem dolunca mı yazılacağı. Alanın altında, seçiminize göre hak edişin hangi gün yazılacağı örnekle gösterilir.
Süre Başında: pay dönemin başında peşin yazılır. Aylıkta ilk pay işe giriş gününde: 1 Şubat 2024'te işe giren çalışana 1 Şubat, 1 Mart, 1 Nisan 2024... Yıllıkta işe giriş gününde ve her yıl dönümünde (ya da Yılın İlk Günü ile her 1 Ocak'ta).
Süre Sonunda: pay dönem dolunca yazılır. Aylıkta ilk pay işe girişten bir ay sonra: aynı çalışana 1 Mart, 1 Nisan, 1 Mayıs 2024... Yıllıkta ilk hak ediş işe girişin ilk yıl dönümünde (1 Şubat 2025). Süre başıyla aynı günler kullanılır, yalnız ilk dönem dolmadan pay yazılmaz.
Aylık pay her ay işe giriş gününde yazılır (ayın 1'inde değil). Ayın 29-31'inde işe giren çalışana kısa aylarda pay ayın son günü yazılır: 31 Ocak 2024'te işe giren çalışanın pay günleri 31 Ocak, 29 Şubat, 31 Mart, 30 Nisan 2024... (süre sonunda ilki 29 Şubat)
Başlangıç Tarihi:
Yılın İlk Günü: hak edişler her yıl 1 Ocak'ta tüm çalışanlara aynı gün yazılır. İlk hak ediş, işe giriş yılını izleyen 1 Ocak'tadır; giriş yılı için hak ediş yazılmaz ve kıdem yılı takvim yılına göre sayılır. Yalnız Yıllık sıklık ve Süre Başında ile seçilebilir.
İzine Esas Hak Ediş Tarihi: hak edişler her çalışana kendi işe giriş tarihine (Kıdem kaydındaki Şirkete Giriş Tarihi) göre yazılır: yıllıkta işe giriş yıl dönümünde, aylıkta her ay işe giriş gününde. Aylık sıklıkta ve Süre Sonunda seçiliyken tek seçenek budur.
Örnek: 6 Şubat 2020'de işe giren çalışan, 14 günlük yıllık kategori, 5 Ocak 2026 itibarıyla yazılmış hak edişler:
Ayar | Hak ediş günleri |
Yıllık, Süre Başında, Yılın İlk Günü | 1 Ocak 2021, 1 Ocak 2022, ..., 1 Ocak 2026 |
Yıllık, Süre Başında, İzine Esas Hak Ediş Tarihi | 6 Şubat 2020, 6 Şubat 2021, ..., 6 Şubat 2025 |
Yıllık, Süre Sonunda, İzine Esas Hak Ediş Tarihi | 6 Şubat 2021, 6 Şubat 2022, ..., 6 Şubat 2025 |
Günü gelmeyen hak ediş yazılmaz. Gece 03:00'teki hesap da, Kıdem kaydı kaydedilince yapılan hesap da aynı takvimi kullanır ve yalnız o güne kadarki dönemleri yazar. İşe giriş tarihi ileri bir gün olan çalışana o gün gelene kadar hiçbir hak ediş yazılmaz.
Yaş istisnası (18 yaş altı, 50 yaş üstü): işaretleyip Minimum gün sayısı alanına bu çalışanlara en az verilecek gün sayısını yazın (Hak Ediş Gün Sayısı + 1 ile yasal alt sınır 20'nin büyüğünden az olamaz). Bu çalışanlara normal hesaplanan gün ile yaş istisnası günü arasından büyük olanı verilir.
Eksi Bakiye Kapsamı: Eksi Bakiyeye Düşemez, Eksi Bakiyeye Limitsiz Düşebilir veya Eksi Bakiyeye Limitli Düşebilir. Limitli seçenekte en fazla kaç gün eksiye düşülebileceğini Eksi bakiye sınırı (gün) alanına yazın (0 olamaz). Seçeneklerin açıklaması seçili kartta görünür.
Kıdem ek günleri
Çalışma süresine göre verilecek ek günleri tanımlayın: tablonun altındaki Kıdem yılı (doldurulması gereken yıl) ve Ek gün (eklenecek gün) alanlarını doldurup Ekle'ye tıklayın; satırlar Kıdem Zamanı ve Tanımlanacak Ek İzin olarak listelenir, çöp kutusuyla silinir. Satır, çalışan o yılı doldurduğu hak ediş gününden itibaren uygulanır. Ek günler toplanmaz, en büyük eşiğin eki geçerlidir. Aynı yıl için birden fazla satır eklenemez.
Örnek (14 günlük taban): Dönem alanında Süre Sonunda seçiliyse 6. yıl dönümü biten 6. yılı öder; 6 yıl / +6 ve 15 yıl / +12 satırlarıyla çalışan 1-5. yıl dönümlerinde 14, 6. yıl dönümünden itibaren 20, 15. yıl dönümünden itibaren 26 gün alır (İş Kanunu m.53). Süre Başında seçiliyse yıl dönümü önümüzdeki yılı peşin öder; aynı tutarlar için tablo bir yıl önce başlar (5 yıl / +6, 14 yıl / +12). Bu kaydırma yalnız Yıllık ve İzine Esas Hak Ediş Tarihi ile geçerlidir; aylık ve Yılın İlk Günü hak edişte tablo 5 yıl / +6, 14 yıl / +12 kalır. Yeni kategoride bu ayarları değiştirdiğinizde, tabloyu düzenlemediyseniz varsayılan tablo seçime göre değişir. Yaş istisnasını açtıysanız aynı bölümde 18 yaş altı ve 50 yaş üstü çalışanlar için ayrı bir kıdem tablosu (Yaş İstisnası Kıdem Tablosu) doldurabilirsiniz; bu tablo yalnız yaş istisnası açıkken kullanılır ve kapalıyken gönderilmez.
Devretme
Kullanılmayan günlerin dönem sonunda ne olacağını seçersiniz; seçili seçeneğin açıklaması kartında görünür, gerektiğinde sınır ve süre alanları altında açılır. Ayrıntılar için Devreden izin ve kayıp kuralları makalesine bakın.
Talep kuralları
En az gün / En çok gün: tek talepte istenebilecek en az ve en çok gün (0–365).
Hesaplama: Yarım Gün / Tam Gün veya Saat.
Bekleme süresi: işaretlerseniz yeni işe giren çalışanlar Süre (ay) kadar süre dolmadan bu izni talep edemez.
Çalışma Takvimi Devre Dışı: çalışanın çalışma takvimi yok sayılır, takvim günü olarak hesaplanır.
Resmi Tatil Takvimi Devre Dışı: resmi tatiller izin gününden düşülmez.
Doğum Günü İzni Olarak Tanımla: izin en fazla 1 gün olur ve yalnız doğum gününün Kullanım Aralığı (Gün) kadar öncesi ve sonrasında kullanılabilir (0–30).
Evrak Yükleme Zorunluluğu: talepte belge istenir; belge yüklenmeden talep onaya düşmez.
Açıklama zorunluluğu: talepte açıklama zorunlu olur.
Varsayılan izin gruplarında kategoriler düzenlenemez: satır Kategori detayı olarak salt okunur açılır ve üstte bunu anlatan bir not görünür. Yalnız Kimler kullanabilir?, Kıdem tazminatından muaf tut ve SGK eksik gün nedeni değiştirilebilir; bunlar anında kaydedilir.
3. Kuralı çalışanlara atayın
Kuralın satır menüsünden Çalışanlara Ata'ya tıklayın (veya kural penceresindeki Atanan çalışanlar sekmesinden Çalışanlara Ata; kuralda kategori yoksa bu düğme kapalıdır).
Çalışanları seçin ve Uygula'ya tıklayın.
Atanan çalışanlar sekmesinde çalışanlar adı, şubesi ve departmanıyla listelenir; ad veya departmana göre arayabilir, alttaki sayfalamayla sayfalar arasında geçebilirsiniz. Pasife alınan çalışan bu listede ve kuralın kişi sayısında görünmez; ataması silinmez, yeniden aktif edilince aynı kuralda tekrar görünür. Kural silinince bu çalışanların ataması varsayılan izin kuralına aktarılır.
Pencerede şu uyarı görünür: "Dikkat! Yeni izin kuralı işe başlangıç tarihinden itibaren yürürlüğe girecek ve tüm çalışanların hak edişleri buna göre yeniden hesaplanacaktır."
Sonuç
Hak edişler her gece 03:00'te otomatik hesaplanır ve çalışanın bakiyesine yazılır. Yalnız aktif çalışanlar hak eder. Kategoriyi Pasif Et ile kapatabilir, Birincil Olarak Ayarla ile kuralın ana kategorisini belirleyebilirsiniz. İzin veya hak ediş kaydı olan bir kategori silinemez; kullanımını durdurmak için pasife alın. Çalışanlar kategorileri izin talep ekranında İzin Tipi listesinde görür.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Kural silinemiyor veya düzenlenemiyor.
Neden: Kural varsayılan olarak ayarlanmış ya da çalışan atanmış.
Çözüm: Önce başka bir kuralı Varsayılan Yap ile varsayılan yapın veya çalışanları başka kurala atayın. Sistem (kalıcı) izin grupları ve kendisinden izin kullanılmış ya da hak ediş yazılmış gruplar silinemez.
Belirti: Bir kategori silinirken "izin veya hak ediş kaydı bulunduğu için silinemez" uyarısı çıkıyor.
Neden: Kategoride izin talepleri veya hak ediş satırları var; silinirse bu kayıtların türü kaybolur.
Çözüm: Kategoriyi Pasif Et ile kapatın.
Belirti: Bir çalışan bir izin kategorisini listede göremiyor.
Neden: Kategori Yalnız kadın çalışanlar veya Yalnız erkek çalışanlar olarak ayarlı ve çalışanın cinsiyeti uymuyor ya da tanımsız.
Çözüm: Çalışanın cinsiyet bilgisini düzeltin. Geçmiş bakiye silinmez, düzeltmeden sonra yeniden görünür.
Belirti: Aylık Süre Sonunda kategoride işe giriş günü hak ediş görünmüyor, ilk pay bir ay sonra geliyor.
Neden: Süre sonunda pay ay dolunca yazılır: 1 Şubat'ta işe girene ilk pay 1 Mart'ta yazılır, sonra her ay.
Çözüm: Payın ay başında peşin yazılmasını istiyorsanız Dönem alanında Süre Başında'yı seçin.
Belirti: 50 yaş üstü bir çalışana beklenenden farklı gün yazıldı.
Neden: Yaş istisnası açıkken yaş istisnası kıdem tablosu kullanılır.
Çözüm: Kategori formunun Kıdem ek günleri bölümünde yaş istisnası tablosunu kontrol edin.