Yetkinlik değerlendirmesi, çalışanların soru şablonlarıyla kendilerini ve birbirlerini puanladığı bölümdür. Hedef dönemlerinden bağımsızdır. Bu makale, şirket için ilk yetkinlik dönemini açmayı anlatır. Bu işleri Performans Yönetimi Admin Yetkisi olan kullanıcılar yapar.
Gelişim ve işe alım > Yetkinlik değerlendirme ekranında beş sekme vardır: Bana Atananlar, Sonuçlarım, Dönemler, Soru Şablonları ve Raporlar. Admin beş sekmenin hepsini görür. Yetkinlik ayarları (genel tercihler ve soru seti kategorileri) Yapılandırma > Performans > Yetkinlik değerlendirme ayarları sayfasındadır; ekran başlığındaki Ayarlar düğmesi bu sayfayı açar. Performans Yönetimi Çalışan Yetkisi olan kullanıcılar yalnız Bana Atananlar, Sonuçlarım ve Dönemler sekmelerini görür; Dönemler'de değerlendirme ilerlemesi, ortalama puan ve rapor butonları onlara gösterilmez. Böylece Anonim Değerlendirme açıkken kimin kimi değerlendirdiği çalışanlardan gizli kalır.
Başlamadan önce
Performans Yönetimi Admin Yetkisi'ne sahipsiniz.
Çalışanların Pozisyon Bilgileri'nde yöneticileri tanımlı. Değerlendiriciler organizasyondan bulunur: Yönetici rolü çalışanın yöneticisi, Yöneticisi olduğum çalışanlar rolü ona bağlı çalışanlar, Aynı şube, departman ve pozisyon rolü aynı şubede aynı pozisyondaki çalışanlardır.
En az bir soru seti kategorisi var. Yeni şirkette hazır kategori ya da şablon gelmez; aşağıdaki 1. adımla oluşturun.
Adım adım
1. Kategori oluşturma
Sol menüden Yapılandırma'ya gidin, soldaki listeden Performans'ı ve üstteki Yetkinlik değerlendirme ayarları kartını seçin (ya da Yetkinlik değerlendirme ekranının başlığındaki Ayarlar'a tıklayın). Soru Seti Kategorileri kartında Kategori adı alanına bir ad yazın (örneğin "Liderlik") ve Ekle'ye tıklayın.
Kategoriyi kalem simgesiyle Yeniden Adlandırabilir, çöp kutusuyla silebilirsiniz. Bir soru setinde kullanılan kategori silinemez.
2. Soru şablonu oluşturma
Soru Şablonları sekmesine gidin ve + (Yeni Şablon) butonuna tıklayın.
Şablon adı yazın ve Kategori seçin.
İlk yetkinlik "Yetkinlik 1" adıyla gelir. Yetkinlik adı ve Açıklama girin.
Soru alanına ilk soruyu yazın. Her soruya varsayılan beş cevap gelir: Kesinlikle Katılmıyorum (1) … Kesinlikle Katılıyorum (5). Cevap ve Puan alanlarını değiştirebilir, Cevap Ekle ile yeni cevap ekleyebilirsiniz.
Soru Ekle ile yetkinliğe soru, Yetkinlik Ekle ile yeni yetkinlik ekleyin.
Kaydet'e tıklayın.
Kurallar: şablonun adı ve kategorisi olmalı; en az bir yetkinlik, her yetkinlikte en az bir soru, her soruda en az iki cevap bulunmalı; her cevabın etiketi ve puanı dolu olmalıdır. Taslak dışındaki bir dönemde (yayınlanmış, aktif, tamamlanmış ya da arşivlenmiş) kullanılan şablon düzenlenemez ve silinemez; kapanmış dönemlerin rapor ve sonuçları bu şablona bağlıdır. Kopyala ile kopyasını alıp düzenleyin.
3. Dönem sihirbazı (6 adım)
Sayfanın sağ üstündeki Yeni Dönem butonuna tıklayın. Yeni Dönem Oluştur penceresi açılır; adımlar arasında Geri ve Sonraki ile geçilir. Pencereyi sağ üstteki X ile kapatırken kaydedilmemiş bilgi varsa onay istenir; Kapat derseniz girdikleriniz kaybolur.
Değerlendirme Tipi: Hangi rollerin katılacağını seçin.
90°: Yalnız çalışan kendini (öz değerlendirme)
180°: Çalışan + yöneticisi
270°: Çalışan + yöneticisi + çalışanın yöneticisi olduğu kişiler
360°: Yukarıdakiler + aynı şube, departman ve pozisyondaki çalışanlar
Rol Ağırlıkları: Her rolün payını yüzde olarak girin ya da kaydırıcıyla ayarlayın. Toplam tam %100 olmadan Sonraki açılmaz. Varsayılan dağılım eşittir. Tipi değiştirirseniz ağırlıklar sıfırlanır.
Dönem Bilgileri: Dönem adı, Başlangıç tarihi, Bitiş tarihi (başlangıçtan sonra olmalı ve bugünden önce olamaz), Hatırlatma sıklığı (Günlük, Haftalık, Aylık, Kapalı; varsayılan Haftalık), Sonuçlar çalışana açık olsun (varsayılan açık) ve isteğe bağlı Çalışanlara Mesaj. Mesaj, değerlendirme kartında ve doldurma ekranında görünür.
Soru Seti: Şablondan Seç ile kayıtlı bir şablonu seçin ya da Yeni Set Kur ile bu dönem için yeni bir set hazırlayın. Yeni set her zaman Soru Şablonları listesine şablon olarak da kaydedilir; kayıt sırasında hata alıp yeniden denerseniz aynı şablon güncellenir, kopya oluşmaz.
Dağıtım: Her Atama için bir Soru seti seçin ve değerlendirilecek çalışanları şube, departman, pozisyon ya da kişi bazında işaretleyin. Farklı gruplara farklı soru seti vermek için Yeni Atama Ekle'ye tıklayın. Sistem her çalışan için değerlendiricileri organizasyondan bulur. Bulunamayan rol varsa uyarı çıkar; eksik rolün yanındaki Seç ile değerlendiriciyi elle atayın. Tek bir rol bile boş kalırsa dönem kaydedilemez. Aynı çalışan iki atamada yer alırsa uyarı çıkar; çalışan yalnız ilk atamasının soru setiyle, bir kez değerlendirilir.
Önizleme: Genel bilgiler, Ağırlıklar ve Atamalar'ı kontrol edin. Taslak Olarak Kaydet ile sonra devam edebilir ya da Yayınla ile dönemi başlatabilirsiniz. Yayınladıktan sonra tip, ağırlıklar ve dağıtım değiştirilemez.
4. Dönemi izleme
Dönemler sekmesinin solundaki listede Tümü, Taslak, Yayınlandı, Aktif, Tamamlandı ve Arşivlendi sekmeleri dönemleri durumlarına göre süzer; Dönem ara... kutusuyla arayabilir, Sırala ile dönem adına, tarihlere, katılımcı sayısına, tamamlanmaya ya da duruma göre sıralayabilirsiniz. Soru Şablonları sekmesindeki listede de arama, Kategori süzgeci ve Sırala bulunur. Dönemi seçin. Katılımcı, Tamamlayan, Ortalama puan ve Tamamlanma kartlarını, Değerlendirme İlerlemesi bölümünde her çalışanın değerlendiricilerini ve durumlarını görürsünüz. Taslak dönemde Düzenle ve Yayınla, Tamamlandı dönemde Kapat ve Görüntüle butonları vardır. Bitiş tarihi geçmiş ama eksik değerlendirmesi kalan Aktif ya da Yayınlandı dönemde de Kapat görünür.
Rol ağırlıkları bütün puanlarda aynı şekilde kullanılır: bu sekmedeki Ortalama puan kartı, Raporlar sekmesi ve çalışanın Sonuçlarım ekranı. Her yetkinlikte rollerin puanları ağırlıklarına göre birleştirilir; bir rolden değerlendirme yoksa (örneğin yöneticisi olmayan çalışan) ağırlık kalan rollere dağıtılır. Kişinin genel puanı, yetkinlik puanlarının ortalamasıdır.
Dönem durumu | Anlamı |
Taslak | Kaydedildi, yayınlanmadı. Düzenlenebilir. |
Yayınlandı | Başlangıç tarihi gelmeden yayınlandı. Başlangıç tarihinde kendiliğinden Aktif olur. |
Aktif | Başlangıç tarihi geldi; değerlendirmeler doldurulabilir. |
Tamamlandı | Tüm değerlendirmeler gönderildi, bitiş tarihi henüz gelmedi. |
Arşivlendi | Tüm değerlendirmeler gönderildi ve bitiş tarihi geçti, ya da Admin Kapat dedi. |
Tüm değerlendirmeler gönderildiğinde dönem Tamamlandı olur ve sonuçlar çalışanlara açılır. Bitiş tarihinde eksik değerlendirme kalırsa dönem kendiliğinden kapanmaz; bitiş tarihinden sonra değerlendirme de gönderilemez. Bitiş gününden sonra dönemi seçip Kapat'a tıklayın: onay penceresi kaç değerlendirmenin gönderilmediğini yazar. Kapattığınızda dönem Arşivlendi olur ve sonuçlar gönderilen değerlendirmelerle açılır. Eksikleri azaltmak için Değerlendirme İlerlemesi'ni bitişten önce takip edin.
5. Rapor alma
Raporlar sekmesinde Dönem seçin listesinden dönemi seçin. Tabloda her çalışan için yetkinlik bazında puan, GENEL puan, Durum (Başlanmadı, Devam ediyor, Tamamlandı) ve İlerleme görünür. Dönemde birden fazla soru seti kullandıysanız tüm setlerin yetkinlikleri sütun olur; aynı adlı yetkinlikler tek sütunda birleşir, çalışanın setinde olmayan yetkinlikte "-" görünür. Excel İndir ile tabloyu indirin.
6. Ayarlar
Yapılandırma > Performans > Yetkinlik değerlendirme ayarları sayfasındaki Genel Tercihler kartında:
Anonim Değerlendirme: Açıksa çalışan, astlarından ve eşlerinden gelen yorumlarda değerlendirenin adını görmez. Yönetici yorumları her zaman isimli görünür.
Otomatik Hatırlatıcı: Açıksa, dönemde seçtiğiniz Hatırlatma sıklığına göre değerlendirmesini bitirmemiş kişilere sabah e-posta gider. Bitiş tarihinden bir gün önce de son bir hatırlatma gider; böylece kısa dönemlerde de en az bir hatırlatma ulaşır. Sıklık Kapalı ise hiç hatırlatma gitmez.
Ast ve Eş Değerlendirme Cevaplarını Çalışana Göster (270° ve 360°): Kapalıysa çalışan Sonuçlarım'da yalnız öz değerlendirme ve yönetici değerlendirmesini görür.
Değişiklikten sonra Ayarları Kaydet'e tıklayın.
Not: Önceden bu kartta görünen Dönem Sonunda PDF Özet Otomatik Gönder ayarı, karşılığında bir gönderim olmadığı için ekrandan kaldırıldı. Hedef ve yetkinlik puanını birleştirecek ağırlık ayarı (varsayılan %60 hedef / %40 yetkinlik) sistemde saklanır, ancak ekranda gösterilmez ve hiçbir puan hesabına girmez; hedef puanı ile yetkinlik puanı ayrı ayrı izlenir.
Sonuç
Dönem yayınlandığında her değerlendirici için görevler oluşur ve değerlendiricilere "Değerlendirmeniz Var" e-postası gider. Değerlendiriciler görevlerini Bana Atananlar sekmesinde görür (Yetkinlik değerlendirmesi doldurma).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Şablon kaydedilmiyor, kategori seçemiyorum.
Neden: Şirkette kategori yok.
Çözüm: Yapılandırma > Performans > Yetkinlik değerlendirme ayarları > Soru Seti Kategorileri'nden kategori ekleyin.
Belirti: Dağıtım adımında Sonraki açılmıyor.
Neden: Bir atamada soru seti ya da çalışan seçilmedi, veya değerlendiricisi bulunamayan rol kaldı.
Çözüm: Uyarıdaki çalışanlar için Seç ile değerlendirici atayın.
Belirti: Şablonun Düzenle butonu pasif.
Neden: Şablon taslak dışındaki bir dönemde (yayınlanmış, aktif ya da kapanmış) kullanılıyor.
Çözüm: Kopyala ile kopyasını alıp onu düzenleyin.
Belirti: Dönem bitti ama Tamamlandı olmadı, sonuçlar açılmadı.
Neden: Gönderilmemiş en az bir değerlendirme var.
Çözüm: Bitiş gününden sonra Dönemler sekmesinde dönemi seçip Kapat'a tıklayın. Sonuçlar gönderilen değerlendirmelerle açılır.
Belirti: Dönem Bilgileri adımında "Bitiş tarihi bugünden önce olamaz" uyarısı çıkıyor.
Neden: Bitişi geçmiş bir dönem açılırsa değerlendirmeler hiç doldurulamaz.
Çözüm: Bitiş tarihini bugün ya da sonrası seçin.