Bu modül ne işe yarar
Performans modülü iki işi yapar. Hedefler ekranında her çalışan için bir dönem boyunca ölçülebilir hedefler belirlenir, yöneticiye onaylatılır, dönem sonunda gerçekleşen değerler girilir ve sistem hedef puanını hesaplar. Yetkinlik Değerlendirme ekranında ise çalışanlar soru şablonlarıyla kendilerini, yöneticilerini, ekip arkadaşlarını veya astlarını değerlendirir.
İki bölüm birbirinden bağımsız çalışır. Hedef dönemi ile yetkinlik dönemi ayrı ayrı açılır.
Roller ve yetkiler
Sorumluluklar sol menüde Yapılandırma > Performans > Sorumluluklar ekranından atanır. Ayrıntı için Sorumluluk yönetimi makalesine bakın.
Rol | Sorumluluk | Neler yapabilir |
Admin | Performans Yönetimi Admin Yetkisi | Hedef dönemi oluşturur, düzenler, siler; Hedef Grupları ekranını kullanır; şirketteki tüm hedefleri görür, onaylar, değerlendirir; dönem puanını düzeltir; Excel İndir ile rapor alır. Yetkinlik dönemi, soru şablonu ve raporlarını yönetir. |
Yönetici | Performans Yönetimi Çalışan Yetkisi + organizasyonda altında çalışan olması | Kendi hedeflerine ek olarak ekibinin hedeflerini görür; dönem ayarı izin veriyorsa ekibine hedef girer, onaylar, revize eder ve dönem sonunda kendi gerçekleşen değerini girer. |
Çalışan | Performans Yönetimi Çalışan Yetkisi | Kendi hedeflerini girer, onaya gönderir, dönem sonunda gerçekleşen değerini girer; kendisine atanan yetkinlik değerlendirmelerini doldurur. |
Sorumluluk yöneticisi | Performans Modülü Sorumluluk Yönetme | Sorumluluk Yönetme ve Onay Süreci ekranlarına erişir. Hedef grubu ve şablonu kaydetmek için de bu sorumluluk gerekir. |
Rozet yöneticisi | Rozet Yönetimi Yetkisi | Rozetler ve takdir işlerini şirket genelinde yönetir; rozet ayarlarını değiştirir. Hedef dönemi, hedef ya da yetkinlik değerlendirmesi yetkisi vermez. Şirket yöneticisi ve Performans Yönetimi Admin Yetkisi olanlar da bu işleri yapabilir. |
Rozetler Performans paketine dahildir. Şirketiniz rozet kullanmak istemezse Yapılandırma > Şirket ayarları > Modüller ekranındaki Modül özellikleri grubundan yalnız Rozetler'i kapatabilirsiniz; hedefler ve yetkinlik değerlendirmesi çalışmaya devam eder (Şirket modüllerini açma ve kapatma).
"Yönetici" ayrı bir sorumluluk değildir. Bir kişinin yönetici sayılması için çalışanların Pozisyon Bilgileri'nde Yönetici alanında o kişinin seçili olması yeterlidir.
Başlamadan önce
İlk hedef dönemini açmadan önce bu beş maddeyi tamamlayın. Bu maddeler üç farklı ekrana yayılır; biri eksik kalırsa hedef girişi yarıda kalır.
Sorumluluklar atandı. Hedef girecek herkese Performans Yönetimi Çalışan Yetkisi, dönemi açacak kişiye Performans Yönetimi Admin Yetkisi verildi (Sorumluluk yönetimi). Bu yetkisi olmayan kişi menüde Gelişim ve işe alım > Hedefler'i görmez.
Her çalışanın yöneticisi tanımlı. Çalışan kartındaki Pozisyon Bilgileri'nde Yönetici alanı dolu olmalı (Çalışan modülü). Yöneticisi olmayan çalışanın hedefleri onay beklemeden otomatik onaylanır ve değerlendirmesi yalnız kendi girdiği değerle yapılır.
Değerlendirme skalası kararlaştırıldı. Skala, dönem oluşturulurken Hedef Değerlendirme Skalası bölümünde tanımlanır (varsayılan: 5 kademe, 1–5 puan). Hangi gerçekleşme yüzdesinin kaç puan olacağına önceden karar verin.
Dönem tarihleri ve kuralları belli. Dönem başlangıç-bitiş tarihi, hedef giriş penceresi, hedefi kimin gireceği (Hedef Girişi) ve Minimum Hedef Sayısı (Dönem oluşturma).
İsteğe bağlı: hedef grupları ve onay süreci. Ortak hedefleri şablon olarak sunmak için Hedef grupları ve şablonları hazırlayın. Dönem sonu değerlendirmesinin onaydan geçmesini istiyorsanız Yapılandırma > Performans > Onay süreci ekranında departman bazında onay adımları tanımlayın (Onay süreci).
İlk kurulum
Sorumlulukları atayın ve çalışanların yöneticilerini kontrol edin (yukarıdaki ilk iki madde).
Sol menüden Gelişim ve işe alım > Hedefler'e gidin. Henüz dönem yoksa sayfanın ortasındaki İlk dönemi oluştur butonuna, varsa dönem şeridinin sonundaki Yeni Dönem çipine tıklayın.
Dönem adını, tarihleri, hedef giriş penceresini, Hedef Girişi ve Başarı Ölçütü Girişi seçeneklerini, Minimum Hedef Sayısı'nı ve skalayı girip Oluştur deyin (Dönem oluşturma).
Hedef giriş penceresi başladığında çalışanlara ve yöneticilere hedef girmelerini duyurun.
İsterseniz Gelişim ve işe alım > Hedef grupları ekranında şirket, şube ve departman hedef şablonlarını hazırlayın.
Günlük akışlar
Çalışan: Hedef giriş penceresinde Hedef Ekle ile hedeflerini girer, ağırlıkları %100'e tamamlar ve Onaya Gönder'e tıklar (Çalışan olarak hedef girme). Pencere kapandıktan sonra gerçekleşen değerini girer (Dönem sonu değerlendirme).
Yönetici: Çalışan görünümünde ekibinin hedeflerini görür, onaya gelen hedefleri Cevapla ile onaylar ya da revize ederek onaylar, dönem ayarı izin veriyorsa ekibine hedef girer (Yönetici olarak ekibin hedefleri). Dönem sonunda kendi gerçekleşen değerini girer; puan bu değerden hesaplanır.
Onaylayıcı: Onay süreci tanımlıysa sırası geldiğinde Çalışan görünümünde çalışanın satırındaki Onayla butonuyla değerlendirmeyi onaylar.
Admin: Dönemleri yönetir, tüm hedefleri izler, gerektiğinde dönem puanını düzeltir ve Excel İndir ile rapor alır.
Yetkinlik değerlendirme: Admin dönemi 6 adımlı sihirbazla açar (Yetkinlik değerlendirmesi kurulumu); çalışanlar Bana Atananlar sekmesinden değerlendirmeleri doldurur (Yetkinlik değerlendirmesi doldurma).
Rozetler: Rozet yöneticisi Gelişim ve işe alım > Rozet yönetimi ekranında hazır rozetleri düzenler, yeni rozet ekler, artık verilmeyecek rozeti arşivler ve rozet ayarlarını yönetir (Rozet kataloğu ve rozet ayarları).
Rozet verme: Rozet yöneticisi şirketteki herkese, yönetici doğrudan ekibine bir ya da birden çok kişiye mesajla rozet verir. Onay gerektiren rozeti rozet yöneticisi Onay Bekleyenler sekmesinden onaylar ya da gerekçeyle reddeder; hatalı verilen takdir gerekçeyle geri alınır (Rozet verme, onay ve geri alma).
Akran takdiri: Rozet yöneticisi açarsa çalışanlar Herkes verebilir rozetleri bir çalışma arkadaşına mesajla verir; her çalışanın aylık takdir hakkı vardır ve hak ayın ilk günü yenilenir (Çalışma arkadaşını takdir etme).
Otomatik rozetler: Rozet yöneticisi Rozet yönetimi > Otomatik Kurallar sekmesinde kıdem yılı, hedef dönem puanı, tamamlanan hedefler, yetkinlik puanı ya da takdir sayısı gibi bir başarımı bir rozete bağlar; koşulu sağlayan çalışan rozeti kendiliğinden alır (Otomatik rozet kuralları).
Takdir Duvarı ve Rozetlerim: Her çalışan Benim > Rozetlerim ekranında şirket içi takdirleri görür ve kısa bir tebrik bırakır; Rozetlerim sekmesinde kazandığı rozetleri ve aldığı takdirleri, yönetici Ekibim sekmesinde ekibinin rozetlerini görür. Çalışan profilinde kişinin herkese açık rozetleri listelenir (Takdir Duvarı, Rozetlerim ve profildeki rozetler).
Rozet raporu: Rozet yöneticisi Rozet yönetimi > Rapor sekmesinde takdir sayılarını, rozet, kaynak ve departman dağılımını ve hiç takdir almamış çalışanları görür, takdirleri Excel'e indirir. Rozetler performans puanına girmez; hedef ekranında yalnız bilgi olarak görünür (Rozet raporu, Excel ve aylık özet).
Durumlar ve anlamları
Dönem durumları
Dönem durumu tarihlere göre kendiliğinden belirlenir; elle başlatılmaz.
Durum | Anlamı |
Taslak | Başlangıç tarihi henüz gelmedi. Dönem düzenlenebilir ve doğrudan silinebilir. |
Aktif | Bugün dönemin içinde. Ayarlar değiştirilemez, yalnız görüntülenir. Silmek için SMS doğrulaması gerekir. |
Tamamlandı | Bitiş günü geçti. Dönem düzenlenemez ve silinemez. |
Dönem çipindeki kilit simgesi hedef girişinin açık ya da kilitli olduğunu gösterir; üstüne gelince Hedef girişi açık ya da Hedef girişi kilitli yazar.
Hedef durumları
Durum | Anlamı | Sıradaki adım |
Beklemede | Çalışanın girdiği hedef kaydedildi, onaya gönderilmedi. Düzenlenebilir, silinebilir. Yöneticinin ya da Admin'in girdiği hedefler bu durumu atlayıp Onaylandı başlar. | Çalışan Onaya Gönder'e tıklar. |
Onay Bekliyor | Hedef yöneticinin onayında. | Yönetici Onayla ya da Revize et ve Onayla der. |
Onaylandı | Yönetici hedefi olduğu gibi onayladı. | Giriş penceresinin kapanması beklenir. |
Revize edildi ve onaylandı | Yönetici hedefi değiştirerek onayladı. | Giriş penceresinin kapanması beklenir. |
Döneme Dahil Edilmedi | Giriş penceresi kapandığında hedef hâlâ onaylanmamıştı. | Yönetici ya da Admin isterse onaylayıp değerlendirmeye alır (çalışan kendisi alamaz). |
Değerlendirme Bekliyor | Giriş penceresi kapandı, gerçekleşen değer bekleniyor. | Çalışan gerçekleşen değerini girer. |
Değerlendirildi | Çalışan değerini girdi, yöneticinin değeri bekleniyor. | Yönetici kendi gerçekleşen değerini girer. |
Değerlendirme Onay Bekliyor | İki değer de girildi; onay süreci tanımlı. Çalışanın diğer hedeflerinin değerlendirmesi bekleniyor. | Çalışanın tüm hedefleri bu duruma gelince onay süreci başlar. |
Değerlendirme Onay Sürecinde | Çalışanın dönemdeki tüm hedefleri onay zincirinde. | Sıradaki onaylayıcı Onayla'ya tıklar. |
Tamamlandı | Değerlendirme bitti, dönem puanı yazıldı. | - |
Kısa akış:
Beklemede → Onay Bekliyor → Onaylandı / Revize edildi ve onaylandı (giriş penceresi kapanır) onaylı hedefler → Değerlendirme Bekliyor onaylanmamış hedefler → Döneme Dahil Edilmedi Değerlendirme Bekliyor → (çalışan değeri) Değerlendirildi → (yönetici değeri) onay süreci yoksa → Tamamlandı onay süreci varsa → Değerlendirme Onay Bekliyor → Değerlendirme Onay Sürecinde → (son onay) Tamamlandı
Hedef Giriş Bitişi günü pencereye dahildir. Pencere kapandıktan sonraki gece hedeflerin durumu kendiliğinden güncellenir; Hedefler ekranı o gece işinden önce açılırsa güncelleme ekran açılırken yapılır.
Takdir durumları
Bir rozetin bir kişiye verilmiş hâli olan takdir şu durumlardan birindedir (Rozet verme, onay ve geri alma):
Durum | Anlamı |
Aktif | Takdir geçerli. Görünürlüğü Herkese açık ise çalışma arkadaşları da görür; puanı kişinin toplamına eklenir. |
Onay Bekliyor | Rozet İK onayı gerektiriyor ve takdiri bir yönetici verdi. Rozet yöneticisi onaylayana kadar kişinin profilinde ve duvarda görünmez. |
Reddedildi | Rozet yöneticisi gerekçe yazarak reddetti. Kişiye hiç gösterilmez; veren kişi gerekçeyi görür. |
Geri Alındı | Rozet yöneticisi aktif takdiri gerekçe yazarak geri aldı. Duvardan ve profilden kalkar, puanı toplamdan düşer; rozet yönetimindeki listede Geri Alındı olarak kalır. |
Bildirimler
Ne zaman | Kime | Kanal |
Çalışan hedeflerini onaya gönderdiğinde | Çalışanın yöneticisine | E-posta |
Değerlendirme onay sırası birine geldiğinde (onay süreci tanımlıysa) | O adımın onaylayıcısına | E-posta |
Hedef dönemi bittikten sonraki sabah | Performans Yönetimi Admin Yetkisi olanlara; toplam, tamamlanan ve eksik değerlendirme sayısıyla | E-posta |
Yetkinlik dönemi yayınlandığında | Değerlendirme yapacak herkese | E-posta |
Yetkinlik döneminde, seçilen sıklıkta | Değerlendirmesini bitirmemiş kişilere | E-posta |
Takdir aktif olduğunda (rozet verildiğinde ya da onaylandığında) | Rozeti alana; Rozet alanın yöneticisine bildir açıksa yöneticisine | Bildirim, push; Rozet e-postalarını gönder açıksa alana e-posta |
Yönetici onay gerektiren bir rozet verdiğinde | Rozet yöneticilerine | Bildirim, push; Rozet e-postalarını gönder açıksa e-posta |
Takdir onaylandığında ya da reddedildiğinde | Rozeti verene | Bildirim, push |
Takdir geri alındığında | Rozeti alana | Bildirim, push |
Takdir Duvarı'nda tebrik geldiğinde | Rozeti alana; aynı takdir için saatte en çok bir | Bildirim, push |
Mobilde farklar
Mobil uygulama aynı ekranları açar, ancak listeler kart görünümünde gösterilir. Kart görünümünde Yönetici Gerçekleşen Değer sütunu, dönem puanı ve değerlendirme onayındaki Onayla butonu yer almaz. Yöneticiler ve onaylayıcılar bu işleri bilgisayardan, tablo görünümünde yapmalıdır. Hedef girme, onaya gönderme, Cevapla ve Sonuç Gir mobilde de kullanılabilir.
Sık yapılan hatalar ve SSS
"Hedef Ekle butonu yok." Seçili dönemde hedef girişi açık değil ya da Hedef Girişi ayarı sizin hedef girmenize izin vermiyor. Ayrıntı için SSS ve sorun giderme.
"Hedefim değerlendirmeye alınmadı." Hedef, giriş penceresi kapanmadan onaylanmadığı için Döneme Dahil Edilmedi durumuna geçti.
"Yöneticim yok." Hedefleriniz otomatik onaylanır; dönem sonunda yalnız sizin girdiğiniz değerle puanlanırsınız.
"Hedef / yetkinlik ağırlığı %60/%40 nerede uygulanıyor?" Yetkinlik Ayarlar sekmesinde saklanan hedef/yetkinlik ağırlığı bugün hiçbir puan hesabına girmez; hedef puanı ve yetkinlik puanı ayrı ayrı gösterilir.