Bu makale, zimmet formunun (zimmet tutanağı) dijital olarak nasıl onaylandığını anlatır. Formu genellikle çalışanın kendisi Bilgilerim sayfasından onaylar; INVENTORY_MANAGER yetkili kullanıcı da çalışan listesinden aynı pencereyi açıp geçmiş formları görüntüleyebilir.
Başlamadan önce
Çalışanın üzerinde en az bir zimmetli demirbaş olmalı.
Onaylayan kişinin telefon numarası güncel olmalı; doğrulama kodu SMS ile gelir.
Her form onayında şirketin dijital kredisinden 1 kredi kullanılır. Kredi yetersizse form gönderilemez.
Adım adım: çalışan olarak formu onaylama
Sol menüden Benim > Bilgilerim'e gidin (sağ üstteki Profil menüsünden de açılır).
Demirbaşlarım sekmesine geçin. Üzerinizdeki demirbaşlar listelenir.
Zimmet Formu butonuna tıklayın. Zimmet formu penceresi açılır.
İki seçenek kartından birini seçin:
Sistem formu: Teamso formu üzerinizdeki demirbaşlardan hazırlar. Form Önizleme alanında pencere genişliğinde görünür; büyüteç düğmeleriyle yakınlaştırabilir, Tam ekran ile büyük açabilirsiniz.
Kendi formum: şirketinizin imzalı formunu Dosya seçin ile yükleyin ya da alana sürükleyin. Tek dosya yükleyebilirsiniz (en çok 20 MB).
Onayla ve gönder'e tıklayın. Düğme pasifse yanında nedeni yazar (ör. "Göndermek için bir form dosyası yükleyin.").
SMS Doğrulama penceresinde telefonunuza gelen 6 haneli kodu girin.
Adım adım: İK olarak formları görüntüleme
Sol menüden Çalışanlar > Çalışan listesi'ne gidin.
Çalışanın ⋮ menüsünden Atanmış Demirbaş Listesi'ni seçin. Demirbaş listesi penceresinin altındaki Zimmet formu'na tıklayın. Form ikinci bir pencere açılmadan aynı pencerede gelir; Geri ile demirbaş listesine dönersiniz.
Gönderilen formlar listesinde her formun gönderildiği tarihi görür, satırdaki düğmelerle Zimmet Formunu Görüntüle, QR Kodlu Formu Görüntüle ve (zaman damgası görüntüleme yetkiniz varsa) Zaman Damgasını Görüntüle işlemlerini yaparsınız.
Çalışan adına form göndermek için aynı pencerede yukarıdaki 4-6. adımları uygulayın.
Sonuç
Form zaman damgasıyla imzalanır, QR kodlu bir kopyası oluşturulur ve Gönderilen formlar listesine eklenir.
Formun sahibi olan çalışanın yöneticisine "Zimmet Formu Bildirimleri" e-postası gider. Formu İK çalışan adına yüklediyse e-postada "X, Y adına zimmet formunu yükledi" yazar.
Çalışana gönderilmiş ve henüz onaylanmamış zimmet hatırlatmaları onaylandı olarak işaretlenir.
Bir çalışanın zimmet formunu, PDF'ini ve demirbaş listesini yalnız çalışanın kendisi, şirket yöneticisi ve INVENTORY_MANAGER yetkilisi görebilir.
Şirketin dijital kredisinden 1 kredi düşer.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "Dijital Onay alınamadı." uyarısı.
Neden: Zaman damgası alınamadı; form kaydedilmedi.
Çözüm: Birkaç dakika sonra tekrar deneyin. Sorun sürerse destek ekibine yazın.
Belirti: Kredi yetersiz uyarısı çıkıyor.
Neden: Şirketin dijital kredi bakiyesi bitmiş.
Çözüm: Şirket yöneticinizden kredi yüklemesini isteyin.
Belirti: Demirbaş listesi penceresinde Zimmet formu pasif ve altta "Zimmet formu için çalışana en az bir demirbaş atanmış olmalı." yazıyor.
Neden: Çalışana hiç demirbaş atanmamış.
Çözüm: Önce demirbaşı zimmetleyin (Zimmetleme).
Belirti: Önizlemede "Bu kullanıcıya ait aktif zimmetli demirbaş bulunmamaktadır." yazıyor.
Neden: Tüm demirbaşların zimmeti düşürülmüş.
Çözüm: Sistem formu oluşturulamaz (Onayla ve gönder pasif kalır); gerekiyorsa Kendi formum ile imzalı formu yükleyebilirsiniz.