Bu makale, zimmetli demirbaşı olan çalışanlara belirli aylarda otomatik hatırlatma e-postası gönderilmesini ayarlamayı anlatır. Ayar ekranını görmek için hem Şirket Ayarları menüsüne erişiminiz (COMPANY_PAYMENT_READ) hem de INVENTORY_MANAGER yetkiniz olmalıdır. Hatırlatma, örneğin yılda bir kez yapılan zimmet sayımında çalışanlardan güncel zimmet formunu onaylamalarını istemek için kullanılır.
Başlamadan önce
Çalışanların e-posta adresleri güncel olmalı.
Hatırlatmanın hangi aylarda gideceğine karar verin.
Adım adım
Sol menüden Yapılandırma > Şirket ayarları'na gidin.
Sol taraftaki E-posta Bildirimleri grubunda Zimmet Hatırlatma'ya tıklayın.
Hatırlatma E-postası Gönderimi kartının sağ üstündeki anahtarı açın. Başlıktaki durum etiketi kaydedene kadar Pasif kalır, yanında → Aktif (kaydedilmedi) yazar.
Hatırlatma E-postası Gönderim Ayları alanından bir veya birden fazla ay seçin.
Kartın altında açılan şeritte Kaydet'e tıklayın. Kayıttan sonra başlıkta Aktif ve seçili ay sayısı yazar.
Hatırlatmaları durdurmak için anahtarı kapatıp Kaydet'e tıklayın.
Sonuç
Seçtiğiniz her ayın 1'inde saat 09:00'da, üzerinde zimmetli demirbaş bulunan her aktif çalışana "Zimmet Formu Onay Hatırlatması" e-postası gider.
E-postada çalışanın güncel zimmet listesi yer alır ve çalışandan sisteme girip zimmet formunu onaylaması istenir (Zimmet formu). Çalışan formu Bilgilerim > Demirbaşlarım sekmesinden onaylar.
Bir çalışana aynı ay için ikinci kez hatırlatma gönderilmez.
Çalışan zimmet formunu onaylayınca o hatırlatma onaylandı olarak kaydedilir.
Pasif çalışanlara ve kimseye zimmetli olmayan (boşta, bakımda, arızalı vb.) demirbaşlar için e-posta gitmez.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "En az bir ay seçilmelidir" uyarısı.
Neden: Anahtar açık ama ay seçilmemiş. Hatırlatmayı kapatırken ay seçmeniz gerekmez; daha önce seçilen aylar saklanır.
Çözüm: En az bir ay seçin.
Belirti: Zimmet Hatırlatma menüde görünmüyor.
Neden: Kullanıcınızda INVENTORY_MANAGER yetkisi yok.
Çözüm: Yetkiyi Sorumluluk Yönetimi ekranından alın.
Belirti: Ayı seçtim ama bu ay e-posta gitmedi.
Neden: Gönderim yalnız ayın 1'inde yapılır. Ayın 1'i geçtikten sonra eklenen ay, bir sonraki yıl o ayda devreye girer.
Çözüm: Hatırlatmayı ileriki bir ay için planlayın.