Bu modül ne işe yarar
Demirbaş menüsünde şirketinize ait bilgisayar, telefon, mobilya gibi demirbaşları tipine göre kaydeder, çalışanlara zimmetler ve geri alırsınız. Her zimmet değişikliğinde çalışana e-posta gider; çalışan güncel zimmet formunu SMS doğrulamasıyla dijital olarak onaylar ve form zaman damgasıyla saklanır. Aynı menüdeki Araç Yönetimi ekranında şirket araçlarını kaydeder ve çalışanlara tarih aralığıyla atarsınız.
Roller ve yetkiler
Rol | Yetki | Neler yapabilir |
Admin | Demirbaş Modülü Sorumluluk Yönetme (INVENTORY_MANAGE) | Yapılandırma > Demirbaş ve araç > Sorumluluklar ekranında modül yetkilerini dağıtır. |
Yönetici / İK uzmanı | Demirbaş Modülü Yönetimi (INVENTORY_MANAGER) | Demirbaş Yönetimi ekranında demirbaş tipi ve demirbaş ekler, düzenler, siler; zimmetler ve durumu değiştirir; toplu Excel yüklemesi ve liste indirme yapar; Çalışanlar listesinden bir çalışanın demirbaşlarını görür, zimmet düşürür; zimmet hatırlatma e-postası ayarını yapar. |
Yönetici / İK uzmanı | Araç Modülü Yönetimi (CAR_MANAGER) | Araç Yönetimi ekranında araç ekler, düzenler, siler; araç ataması yapar. |
Çalışan | (şirket kullanıcısı ya da şirket yöneticisi) | Bilgilerim sayfasındaki Demirbaşlarım sekmesinde üzerindeki demirbaşları görür, zimmet formunu indirir ve onaylar. Ayrı bir yetki gerekmez. |
Yetkileri nasıl vereceğiniz Sorumluluk Yönetimi makalesinde anlatılır.
Başlamadan önce
Demirbaşları yönetecek kişilere INVENTORY_MANAGER, araçları yönetecek kişilere CAR_MANAGER yetkisini verin.
Çalışanların e-posta adresleri ve telefon numaraları güncel olmalı. Zimmet e-postaları e-posta adresine, zimmet formu onayı için SMS doğrulama kodu telefona gider.
Zimmet formu onayında şirketinizin dijital kredisinden kullanılır; kredi bakiyenizi kontrol edin.
İlk kurulum
Çalışanlar > Demirbaşlar ekranında Demirbaş Tipi Ekle ile tiplerinizi (ör. Dizüstü Bilgisayar, Telefon) oluşturun.
Demirbaş Ekle ile demirbaşları tek tek ya da İşlemler > Toplu Demirbaş Ekle ile Excel'den ekleyin (Demirbaş ekleme).
Demirbaşları çalışanlara zimmetleyin (Zimmetleme ve zimmet düşürme).
İsterseniz belirli aylarda zimmetli çalışanlara hatırlatma e-postası gönderilmesini ayarlayın (Zimmet hatırlatma e-postaları).
Araç kullanıyorsanız Çalışanlar > Araçlar ekranında araçlarınızı ekleyin (Araç kaydı ve araç ataması).
Günlük akışlar
Demirbaş yöneticisi (INVENTORY_MANAGER)
Yeni gelen demirbaşı kaydedin: Demirbaş tipi ve demirbaş ekleme.
Demirbaşı çalışana verin, geri alın, bakım/arıza/kayıp durumuna alın: Zimmetleme ve zimmet düşürme.
Çalışanın imzalı zimmet formunu takip edin: Zimmet formu.
Araç yöneticisi (CAR_MANAGER)
Aracı kaydedin ve çalışana atayın: Araç kaydı ve araç ataması.
Çalışan
Zimmet değişikliği e-postası geldiğinde Bilgilerim > Demirbaşlarım sekmesinden Zimmet Formu'nu açıp onaylayın: Zimmet formu.
Durumlar ve anlamları
Demirbaş durumu
Durum | Anlamı |
Atanmış | Demirbaş bir çalışanın zimmetinde. Atanan Kişi sütununda çalışan görünür. |
Boşta | Kimseye zimmetli değil, kullanılabilir. |
Bakımda | Bakım veya onarımda. |
Arızalı | Kullanılamaz durumda. |
Kayıp | Kayıp olarak işaretlendi. |
Ortak Kullanımda | Belirli bir kişiye değil, ortak kullanıma verildi. |
Araç ataması: Aktif (bitiş tarihi gelmemiş ve araç geri alınmamış) veya Pasif (bitiş tarihi geçmiş ya da araç geri alınmış).
Bildirimler
Ne zaman | Kime | Kanal |
Demirbaş bir çalışana zimmetlendiğinde veya başka birine/başka duruma geçtiğinde | Yeni zimmet sahibi ve önceki zimmet sahibi | E-posta ("Demirbaş Bildirimleri") |
Çalışan zimmet formunu onayladığında | Formu onaylayan kullanıcının yöneticisi | E-posta ("Zimmet Formu Bildirimleri") |
Hatırlatma ayında, ayın 1'inde saat 09:00'da | Üzerinde zimmetli demirbaş bulunan aktif çalışanlar | E-posta ("Zimmet Formu Onay Hatırlatması") |
Araç atamaları e-posta veya bildirim göndermez.
Mobilde farklar
Demirbaş ve araç ekranları telefon tarayıcısında da açılır. Mobil uygulama için Mobil uygulama makalesine bakın.
Sık yapılan hatalar ve SSS
Demirbaşı düzenleyemiyor veya silemiyorum.
Demirbaş bir çalışana zimmetliyken Düzenle ve Sil seçenekleri çıkmaz. Önce zimmeti düşürün.
Çalışanı pasife alırken önce "Zimmetler" adımı çıkıyor.
Çalışanın üzerinde zimmetli demirbaş var. Çalışanı pasife al penceresinin Zimmetler adımında demirbaşları seçip Zimmet düşür'e tıklayın ve onaylayın; tümü düşürülünce pencere Ayrılış adımına geçer.
Araç kaydını düzenleyemiyorum.
Araca daha önce atama yapılmışsa araç bilgileri düzenlenemez ve araç silinemez (Araç kaydı).