Bu makale, Fazla Mesai Yönetimi ekranında fazla mesai kaydı oluşturmayı anlatır. Çalışanlar (OVERTIME_BASE) kendileri için talep oluşturur; OVERTIME_MANAGER ve OVERTIME_ADMIN yetkililer başka çalışanlar adına tek tek veya Excel ile toplu ekleme yapabilir.
Başlamadan önce
Onay isteyecekseniz çalışanın departmanı için Yapılandırma > Fazla mesai > Onay süreci tanımlı olmalı (Onay Süreci).
Mesaiyi bir projeye veya müşteriye bağlamak istiyorsanız proje ve müşteriler Projeler & Müşteriler sekmesinde tanımlı olmalı (Fazla mesai için proje ve müşteri tanımlama). Hiç proje veya müşteri yoksa formda bu seçim görünmez.
Adım adım
Kendiniz için talep
Sol menüden Zaman ve devam > Fazla mesailer'e gidin ve Ekle'ye tıklayın. Sol menüdeki Oluştur > Fazla mesai kısayolu da aynı formu açar.
Yönetici veya admin iseniz Fazla Mesai Ekleme penceresinde Kendim'i seçip Devam Et'e tıklayın. Çalışanlar bu adımı görmez.
Fazla Mesai Talebi penceresinde Tarih, Başlangıç Saati ve Bitiş Saati'ni girin. Toplam süre Saat alanında otomatik hesaplanır. Bitiş saati başlangıçtan küçükse mesai ertesi gün biten mesai olarak kaydedilir; eşit olamaz.
İsterseniz Açıklama yazın. Proje veya müşteri seçmek için Proje/Müşteri eklemek istiyorum. anahtarını açıp Proje ve Müşteri seçin.
Ekle'ye tıklayın.
Birden çok çalışan adına (yönetici, admin)
Ekle > Çoklu seçin ve Devam Et'e tıklayın.
Çalışan alanından kişileri seçin, tarih ve saatleri girip Ekle'ye tıklayın.
Admin iseniz formdaki Onayla ve Devam Et anahtarıyla kayıtları onay sürecine sokmadan doğrudan Onaylanan olarak kaydedebilirsiniz.
Excel ile toplu ekleme (yönetici, admin)
Ekle > Toplu Ekle (Excel) seçin ve Devam Et'e tıklayın.
Şablonu İndir adımında örnek şablonu indirin ve doldurun: TC Kimlik No, Ad Soyad, Fazla Mesai Tarihi (YYYY-AA-GG), Başlangıç Saati ve Bitiş Saati (SS:dd:ss), isteğe bağlı proje, müşteri ve açıklama.
Dosyanı İçe Aktar adımında dosyayı yükleyin (en fazla 10 MB), Sütunları Eşleştir ile sütunları kontrol edin. Onay sürecini atlamak için Otomatik Onayla'yı açabilirsiniz.
Önizleme'de verileri kontrol edip Yükle'ye tıklayın. Toplu Yükleme Sonuçları penceresinde Başarılı ve Hatalı satır sayıları görünür.
Sonuç
Kayıt Bekleyen sütununa düşer ve çalışanın departmanındaki onay sürecine girer. Departmanda onay süreci yoksa, ya da tüm adımlar kendiliğinden geçiliyorsa (ör. talep sahibi o adımın onaylayıcısı) kayıt doğrudan Onaylanan olur.
Talep oluşturulduğunda ilk onay adımının onaylayıcısına uygulama içi bildirim gider (yönetici adımında çalışanın yöneticisi tanımlı değilse gitmez); onaylayıcılar talepleri bu ekranda görür (Fazla mesai talebini onaylama).
Mesai süresi (saat ve dakika) girdiğiniz başlangıç ve bitiş saatinden hesaplanır.
Bir çalışanın aynı tarih ve saat aralığında yalnız bir fazla mesai kaydı olabilir. Bekleyen, onaylanan, ödemeye veya izne dönüştürülen bir kayıtla kesişen yeni kayıt kaydedilmez; reddedilen kayıtlar bu kontrole girmez. Uç uca eklenen aralıklar (ör. 18:00-20:00 ve 20:00-22:00) kesişmiş sayılmaz.
Fazla mesai kaydı puantajdaki gerçekleşen saati değiştirmez; puantajda ayrı sütunlarda görünür.
Çalışan kendi kayıtlarını her durumda görür. Bekleyen talebini, ilk onay adımındayken silebilir.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: "Bitiş saati, başlangıç saatinden küçük veya eşit olamaz!" uyarısı.
Neden: Başlangıç ve bitiş saati aynı.
Çözüm: Saatleri düzeltin.
Belirti: Excel'de "TC Kimlik Numarası 11 haneli olmalıdır" veya saat biçimi hatası.
Neden: Satırdaki kimlik numarası veya saat biçimi hatalı.
Çözüm: Saatleri SS:dd:ss (ör. 18:00:00), tarihleri YYYY-AA-GG biçiminde girin.
Belirti: "Bu personel için belirtilen tarih ve saat aralığında halihazırda bir fazla mesai kaydı bulunmaktadır" uyarısı; kayıt eklenmiyor.
Neden: Çalışanın bu aralıkla kesişen bir fazla mesai kaydı zaten var. Uyarıda mevcut kaydın tarihi ve saatleri yazar. Çoklu eklemede uyarı kesişen çalışanları adlarıyla listeler ve hiçbir çalışana kayıt eklenmez.
Çözüm: Mevcut kaydı panoda kontrol edin. Tarih veya saati düzeltin ya da çoklu eklemede ilgili çalışanı seçimden çıkarıp yeniden deneyin.
Belirti: Excel yüklemesinde bazı satırlar "halihazırda bir fazla mesai kaydı bulunmaktadır" veya "Dosyada bu personel için aynı tarih ve saat aralığında başka bir satır var" hatasıyla Hatalı sayıldı.
Neden: Satır, çalışanın mevcut bir kaydıyla ya da dosyadaki önceki bir satırla kesişiyor. Diğer satırlar yine yüklenir.
Çözüm: Toplu Yükleme Sonuçları'ndaki satır numarasına bakıp yinelenen satırı dosyadan çıkarın.
Belirti: Çoklu ve Toplu Ekle (Excel) seçenekleri görünmüyor.
Neden: Yalnız OVERTIME_BASE yetkiniz var.
Çözüm: Başkası adına ekleme için OVERTIME_MANAGER veya OVERTIME_ADMIN gerekir.