Bu makale, Fazla Mesai Yönetimi panosunda bekleyen fazla mesai taleplerini onaylamayı veya reddetmeyi anlatır. Bir talebi şu kişiler cevaplayabilir: talebin bulunduğu onay adımının onaylayıcısı, adım "yönetici" olarak tanımlıysa çalışanın doğrudan yöneticisi ve OVERTIME_ADMIN yetkilileri. Fazla mesai onay süreci departman bazında Yapılandırma > Fazla mesai > Onay süreci ekranında tanımlanır (Onay Süreci).
Başlamadan önce
Talep sizin onay adımınızda olmalı.
Başkalarının kayıtlarını görebilmek için görünürlük kuralınız uygun olmalı (Fazla mesai ayarları ve görünürlük). Onayınızı bekleyen talepler kuraldan bağımsız olarak her zaman görünür.
Adım adım
Sol menüden Zaman ve devam > Fazla mesailer'e gidin. Talepler varsayılan olarak Liste görünümünde, tek bir içerik kartında açılır. Üstteki sekmeler kayıtları durumuna göre ayırır: Tümü, Bekleyen, Onaylanan, Reddedilen, Ödemeye Dönüştürülen ve İzne Dönüştürülen; her sekmede seçili süzgeçlere uyan kayıt sayısı yazar. Onayınızı bekleyen satırlarda "Onayınızı bekliyor" etiketi görünür. Araç satırının sağındaki liste / pano seçiminden Pano'ya geçerseniz kayıtlar durum sütunlarında kart olarak açılır ve yönetici ile adminler üstte özet kartlarını görür.
Gerekirse Çalışan adıyla ara kutusuna yazın; Tarih çipinden Bu ay, Geçen ay, Son 3 ay, Bu yıl ya da takvimden bir aralık seçin. Yönetici ve adminler listede Departman çipiyle de süzer; çip boşken departmanı olmayan çalışanlar da listelenir. İşten ayrılmış çalışanların kayıtları görme yetkiniz dahilinde listede kalır, satırda Pasif etiketi ve çalışanın son departmanı görünür. Rapor Al ile indirilen Excel, listedeki arama, tarih ve departman süzgeçleriyle aynı kişileri içerir. Listeyi Sırala ile ya da sütun başlığına tıklayarak çalışana, departmana, tarihe, süreye, duruma (iş akışı sırası) veya oluşturulma tarihine göre sıralayabilirsiniz. Sekme, arama, süzgeçler, sıralama, sayfa ve görünüm adreste kalır.
Listede satırın ⋮ menüsünden (panoda Bekleyen sütunundaki kartın ⋮ menüsünden) Cevapla'ya tıklayın. Satıra tıklamak ayrıntıyı açar. Panoda masaüstünde kartı Onaylanan veya Reddedilen sütununa sürükleyerek de aynı pencereyi açabilirsiniz.
Fazla Mesai Başvurusunu Cevapla penceresinde mesai özetini ve Onay Süreci adımlarını kontrol edin.
Onayla veya Reddet'e tıklayın.
Sonuç
Onayladığınızda sonraki onay adımı varsa talep o adımda beklemeye devam eder; son adımsa Onaylanan sütununa geçer. Admin onayı da talebi yalnız bir adım ilerletir.
Reddettiğinizde talep Reddedilen sütununa geçer.
Talep son adımda onaylanınca veya reddedilince çalışana uygulama içi bildirim gider; çalışan sonucu kendi panosunda da görür. Talep bir sonraki onay adımına geçtiğinde o adımın onaylayıcısına bildirim gider.
Kartın Detay penceresinde durum Onay Bekliyor, Onaylandı ya da Reddedildi olarak yazar.
Onaylanan mesai puantajda Onaylanmış Fazla Mesai olarak görünür ve admin tarafından ödemeye veya izne dönüştürülebilir (Fazla mesaiyi dönüştürme).
Not: Talep bu pencereden (veya sürükleyerek) son adımda onaylandığında, çalışan şirketin varsayılan izin kuralına atanmışsa mesai süresi, çalışanın günlük çalışma saatine bölünerek o kuraldaki bonus izin tipine hak ediş olarak yazılır. Otomatik onaylanan, Onayla ve Devam Et ile eklenen veya Excel ile yüklenen kayıtlarda bu hak ediş yazılmaz. Fazla mesai daha sonra ödemeye veya izne dönüştürülürse bu bonus izin hak edişi geri alınır; aynı mesai iki kez karşılanmaz.
Kayıt silme kuralları
Kayıt durumu | Kim silebilir |
Bekleyen | OVERTIME_MANAGER, OVERTIME_ADMIN; talep sahibi ise yalnız ilk onay adımındayken |
Onaylanan, Reddedilen | OVERTIME_MANAGER, OVERTIME_ADMIN |
Ödemeye Dönüştürülen, İzne Dönüştürülen | Yalnız OVERTIME_ADMIN, SMS doğrulamasıyla |
Admin, Pano görünümünde sütun başlığındaki Toplu Seç ile birden çok kaydı seçip Sil ile toplu silebilir.
Onaylanan bir kayıt (tek tek veya toplu) silinince son onayda yazılan bonus izin hak edişi de geri alınır ve kaydın onay geçmişi silinir.
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Kartta Cevapla seçeneği yok.
Neden: Talep başka bir onay adımında veya siz bu adımın onaylayıcısı değilsiniz.
Çözüm: Kartın Detay penceresindeki onay sürecinden adımı kontrol edin.
Belirti: Onaylarken "Bu personelin aynı tarih ve saat aralığında onaylanmış bir fazla mesai kaydı zaten var" uyarısı; talep onaylanmıyor.
Neden: Çalışanın bu aralıkla kesişen onaylanmış, ödemeye veya izne dönüştürülmüş bir kaydı var; talep mükerrer.
Çözüm: Uyarıdaki tarih ve saatlere bakıp mükerrer talebi reddedin.
Belirti: Telefonda kart sürüklenmiyor.
Neden: Sürükle-bırak dokunmatik ekranda çalışmaz.
Çözüm: Liste görünümünü ya da kartın ⋮ menüsünü kullanın.
Belirti: Talep bana hiç gelmeden onaylandı.
Neden: Departmanda fazla mesai onay süreci yok veya tüm adımlar otomatik geçildi.
Çözüm: Yapılandırma > Fazla mesai > Onay süreci'ni kontrol edin.