Teamso'da kimin neyi görüp yapabileceğini sorumluluklar (yetkiler) belirler. Her modülün menüsünde bir Sorumluluk Yönetme sayfası vardır; o modülün yetkilerini buradan verir ve geri alırsınız. Bu makale, yetki türlerini, yetki vermeyi ve almayı, Sorumluluk Grubu ile toplu yetki atamayı ve Şube Yönetme ile yetki kapsamını anlatır.
Bu işleri şirketin ana yönetici hesabı ve ilgili modülde Sorumluluk Yönetme yetkisi olan kullanıcılar yapar.
Yetki türleri
Her modülün yetkileri adlarından tanınır. Yetki listesinde örneğin Harcama modülü için şunları görürsünüz:
Tür | Örnek ad | Ne sağlar |
Sorumluluk Yönetme | Harcama Modülü Sorumluluk Yönetme | Modülün Sorumluluk Yönetme sayfasını açar; bu kişi modülün diğer yetkilerini başkalarına verebilir. Onay Süreci sayfası da bu yetkiyle açılır. |
Admin | PDKS Admin Yetkisi, Fazla Mesai Admin Yetkisi | Modülün kurulumu ve ayarları; şirketin tamamını görür. |
Yönetici | Harcama Yönetici Yetkisi | Günlük işlemler; sorumlu olduğu şubelerdeki çalışanların kayıtlarını görür ve yönetir. |
Temel | Harcama Temel Yetki | Çalışanın kendi kaydı: kendi talebini oluşturur, kendi kayıtlarını görür. |
Ayrı iş sorumluluğu | Rozet Yönetimi Yetkisi, Politika Yönetimi Yetkisi | Modülün tek bir işini yönetir. Modülün Admin yetkisini vermeden o işi başka birine bırakırsınız: ör. Rozet Yönetimi Yetkisi (Performans) rozetleri ve takdiri yönetir ama hedef dönemi yetkisi vermez. |
Bazı modüllerde bunların dışında Görüntüleme, Ekleme, Güncelleme, Silme, Cevaplama gibi ayrıntılı yetkiler de bulunur. Her yetkinin adı ne yaptığını söyler; bazı yetkilerde yanındaki soru işaretine tıklayarak Ne İşe Yarar? açıklamasını görebilirsiniz.
Önemli ayrımlar:
Yönetici yetkisi ile çalışanın yöneticisi aynı şey değildir. Yönetici yetkisinin kapsamı şubeye göredir. Onay süreçlerindeki "Direkt Yönetici" ise çalışanın görev bilgisinde seçilen yöneticisidir (Onay Süreci).
Şirketin ana yönetici hesabı (Teamso'ya kaydolan kişi) satın alınan paketlerdeki tüm yetkilere sahiptir. Bu hesabın yetkileri Sorumluluk Yönetme ekranlarından değiştirilemez.
Satın alınmamış modüllerin yetkileri listede görünmez.
Başlamadan önce
Yetki vereceğiniz modülde Sorumluluk Yönetme yetkiniz olmalı.
Çalışanlar sisteme eklenmiş olmalı (Teamso'ya ilk adımlar).
Başka şubelerdeki çalışanları da yönetecekseniz o şubeler için Şube Yönetme kaydınız olmalı (aşağıya bakın).
Adım adım
Bir çalışana yetki verme
Sol menünün altındaki Yapılandırma'yı açın, modülün sekmesini seçin ve Sorumluluklar'a tıklayın (ör. Yapılandırma > Harcama > Sorumluluklar; Yapılandırma sayfası). Sorumluluk Listesi: Harcama sayfası açılır. Listede bu modülde en az bir yetkisi olan çalışanlar görünür. Listenin üstündeki satırda Çalışan adıyla ara kutusuyla arayabilir, Sorumluluk çipiyle belirli bir yetkiye sahip olanları süzebilir (arama ve çip tek ölçüt olarak uygulanır, birini seçince diğeri kalkar), Sırala ile ya da sütun başlığına tıklayarak çalışana göre sıralayabilirsiniz. Sorumluluk sütunu her satırda ilk iki modülü ve birkaç yetkiyi gösterir; fazlası +N ile sayılır, ona tıklayınca bütün yetkiler (ve Ne İşe Yarar? açıklamaları) ayrıntı penceresinde açılır. Sayfalar listenin altındadır; dar ekranda liste kartlara döner.
Ekle butonuna tıklayın. Sorumluluk Grubu Seçin penceresi açılır; modülün yetkileri konu gruplarına ayrılmıştır.
Yetki vermek istediğiniz grubun yanındaki artı simgesine tıklayın.
Sorumluluk Ekleme penceresinde önce çalışanları seçin. Şube, Departman ve Pozisyon alanlarıyla listeyi daraltıp Çalışan alanından bir ya da daha fazla kişi seçebilirsiniz.
Sorumluluk alanından vermek istediğiniz yetkileri seçin. Bu alan çalışan seçilene kadar kapalıdır.
Ekle'ye tıklayın.
Var olan bir çalışana yetki eklemek için listede satırın sonundaki menüden Ekle'yi de kullanabilirsiniz.
Yetkiyi değiştirme ya da kaldırma
Sorumluluk Listesi'nde çalışanın satırındaki menüyü açın ve Düzenle'yi seçin, ardından grubu seçin.
Sorumluluk alanında:
Yeni yetki eklemek için listeden seçin ve Güncelle'ye tıklayın.
Bir yetkiyi kaldırmak için etiketindeki çarpıya tıklayın. Kaldırma hemen uygulanır; kaldırılamazsa hata mesajı çıkar ve etiket yerinde kalır.
Çalışanın bu modüldeki tüm yetkilerini kaldırmak için satır menüsünden Sil'i seçip onaylayın.
Kendi Sorumluluk Yönetme yetkinizi kaldıramazsınız; bu yetkiyi içeren kendi satırınızı da silemezsiniz. Ekran "Kendi sorumluluk yönetme yetkinizi kaldıramazsınız..." uyarısı verir; bu yetkiyi kaldırmasını başka bir yöneticiden isteyin.
Çalışanın tüm yetkilerini görmek için satır menüsünden Detayları Görüntüle'yi kullanın.
Sorumluluk Grubu ile toplu yetki verme
Sorumluluk Grubu, birden fazla modülün yetkilerini bir arada tutan hazır bir şablondur. Bu sayfayı Sorumluluk Grubu Yönetme yetkisi olanlar kullanır.
Sol menüden Yapılandırma > Sorumluluk grupları'na gidin.
Liste tek kartta durur: üstteki kutuda grup adıyla arayın, sağdaki Sırala ile ya da Sorumluluk Grubu Adı başlığına tıklayarak ada göre sıralayın; grup sayısı ve sayfalar listenin altındadır. Her satırda grubun adı, altında Kalıcı ya da Varsayılan etiketi ve kısa özeti (ör. "21 modül, 34 sorumluluk") görünür. Sorumluluklar sütunu grubun modüllerini, her birinde kaç sorumluluk olduğuyla gösterir; fazlası +N modül ile sayılır.
Satıra tıklayınca grubun ayrıntı penceresi açılır. Modüller katlanır bir listededir: modüle tıklayınca sorumlulukları görünür, Tümünü aç hepsini açar. Modül ya da sorumluluk ara kutusu modül ve sorumluluk adlarında arar; eşleşen modüller açık gelir. Düzenlenebilen bir grupta pencerenin altındaki Düzenle düzenleme penceresini açar.
Yeni grup için Ekle'ye tıklayın. Sorumluluk Grubu Ekle penceresi açılır: üstte Sorumluluk Grubu Adı, altında solda modüller, sağda seçtiğiniz modülün sorumlulukları. Modülün yanındaki kutu o modülün tümünü seçer ya da bırakır; modül adının yanındaki sayı kaçının seçili olduğunu gösterir (ör. 3/8). Arama kutusu modül ve sorumluluk adlarında arar. Pencerenin altında kaç sorumluluk seçildiği yazar; bitince Kaydet'e tıklayın. Yeni grupta başlangıçta varsayılan grubun yetkileri işaretli gelir. En az bir yetki seçili olmalıdır; hiç yetki seçmeden Kaydet derseniz "Grubu kaydetmek için en az bir yetki seçin." uyarısı çıkar. Pencereyi kaydetmeden kapatırsanız grup oluşturulmaz. Telefonda modüller tek sütunda açılır bir listedir.
Grubu çalışanlara vermek için Atama Yap'a tıklayın. Sorumluluk Grubu'nu seçin (alanın altında grubun özeti görünür), Çalışanlar bölümünden çalışanları seçin; pencerenin altında kaç çalışan seçtiğiniz yazar. Kaydet'e tıklayın.
Satır menüsünden grubu Düzenleyebilir, Kopyalayabilir, Silebilir ya da Varsayılan Yap ile varsayılan grup yapabilirsiniz (Varsayılan Yap seçeneği yalnız şirket yöneticisi rolündeki hesaplara görünür).
Bilmeniz gerekenler:
Atama, çalışanların önceki tüm yetkilerinin yerine geçer. Grup atandığında seçilen çalışanların bütün modüllerdeki mevcut yetkileri silinir ve grubun yetkileri verilir.
Seçimde şirketin ana yönetici hesabı varsa o hesap atlanır, grup diğer çalışanlara atanır; ekranda kaç kişiye atandığı ve kaç yöneticinin atlandığı yazar. Yalnız ana yönetici hesabını seçerseniz atama yapılmaz.
Grup bir şablondur: grubu sonradan düzenlemek, grubu daha önce almış çalışanların yetkilerini değiştirmez. Değişiklik yalnız bundan sonra atananlara uygulanır.
Varsayılan grup, sisteme yeni eklenen çalışanlara otomatik verilen yetkileri belirler.
Kalıcı etiketli gruplar sistem tarafından oluşturulur; adları ve içerikleri değiştirilemez.
Şube Yönetme ile yetki kapsamını genişletme
Yönetici yetkileri ve Sorumluluk Listesi, kişinin sorumlu olduğu şubelerle sınırlıdır. Sorumlu olunan şubeler, kişinin kendi şubesi ile Şube Yönetme ekranında ona verilen şubelerdir. Ana yönetici hesabı her yeni şubeye otomatik olarak sorumlu yapılır.
Sol menüden Yapılandırma > Şube sorumluları'na gidin.
Ekle'ye tıklayın, Sorumluluk Verilecek Şube alanından şubeleri ve çalışanları seçip Kaydet'e tıklayın.
Listede Sorumlu Olduğu Şubeler sütunu kişinin şubelerini adlarıyla gösterir. Listenin üstündeki kutuda çalışan adıyla arayın; Şube çipiyle bir şubenin sorumlularını süzün; Sırala ile ya da sütun başlığına tıklayarak çalışana, şube sayısına ya da oluşturulma tarihine göre sıralayın. Şubelerin tamamını görmek ya da birini kaldırmak için satıra ya da sağdaki göz simgesine (Detay) tıklayın ve şube kartındaki çöp kutusu simgesine tıklayın; şubeler tek tek kaldırılır.
Sonuç
Verilen yetki hemen geçerli olur. Çalışanın sol menüsündeki yeni bağlantılar sayfayı yenilediğinde görünür.
Yetki kaldırıldığında kişinin girdiği kayıtlar silinmez; yalnız erişimi kalkar.
Yetki ekleme ve silme işlemleri şirketin işlem kayıtlarına yazılır (İşlem Geçmişi).
Sık karşılaşılan sorunlar
Belirti: Sorumluluk Listesi'nde bazı çalışanlar görünmüyor.
Neden: Liste yalnız bu modülde yetkisi olan ve sizin sorumlu olduğunuz şubelerdeki çalışanları gösterir.
Çözüm: Yeni kişiye yetki vermek için Ekle'yi kullanın; başka şubeler için Şube Yönetme'den şube sorumluluğu alın.
Belirti: Bir modülün menüsünde Sorumluluk Yönetme bağlantısı yok.
Neden: Bağlantı yalnız o modülün Sorumluluk Yönetme yetkisiyle görünür (Fazla Mesai için Fazla Mesai Modülü Sorumluluk Yönetme). Alt yetkiler (ör. izin kuralı, toplantı odası ya da organizasyon şeması sorumluluğu) sayfayı açmadığı için bağlantıyı da göstermez.
Çözüm: Modülün Sorumluluk Yönetme yetkisini yöneticinizden isteyin.
Belirti: Ana yönetici hesabının satırında işlem menüsü yok.
Neden: Ana yönetici hesabının yetkileri değiştirilemez.
Çözüm: İşlem gerekmez; bu hesap zaten tüm yetkilere sahiptir.
Belirti: Kendi Sorumluluk Yönetme yetkimi kaldıramıyorum.
Neden: Kendini sayfanın dışında bırakmamanız için ekran bunu engeller.
Çözüm: Yetkiyi kaldırmasını ana yönetici hesabından ya da bu yetkiye sahip başka bir kullanıcıdan isteyin.
Belirti: Sorumluluk grubu atarken "Bu grubu atayamazsınız; grupta size verilemeyen yetkiler var: …" uyarısı.
Neden: Bir grubu yalnız içindeki her yetkiyi tek tek de verebilecekseniz atayabilirsiniz (her yetkiyi kendi modülünün yöneticisi verir; şirket yöneticisi hepsini verir). Bu, kişinin kendine yönetici yetkisi vermesini engeller. Uyarı engel olan yetkilerin adlarını sayar (beşten fazlaysa ilk beşi ve kalan sayısı).
Çözüm: Grubu, adı geçen yetkilerin modül yöneticisine ya da şirket yöneticisine atatın; ya da bu yetkiler olmadan yeni bir grup oluşturup onu atayın.
Belirti: Grubu düzenlerken ya da kopyalarken "Grupta size verilemeyen yetkiler var: …" uyarısı.
Neden: Atamadaki kural grubun içeriğine de uygulanır: gruba yalnız kendiniz verebileceğiniz yetkileri ekleyebilir, yalnız tüm yetkilerini verebileceğiniz bir grubu kopyalayabilirsiniz. Grupta zaten bulunan yetkiler kaydederken yeniden denetlenmez.
Çözüm: O yetkiyi eklemesini ilgili modülün yöneticisinden ya da şirket yöneticisinden isteyin.
Belirti: Boş bir grubu atamak reddediliyor.
Neden: Atama, kişilerin mevcut sorumluluklarının yerine grubun yetkilerini yazar; boş grup tüm sorumlulukları silerdi. Önce gruba yetki ekleyin.
Belirti: Kalıcı (sistem) grubu silemiyor ya da değiştiremiyorsunuz.
Neden: Kalıcı gruplar Teamso tarafından yönetilir; kopyalayıp kendi grubunuzu oluşturun.
Belirti: Şube Yönetme ekranında işlem yapamıyorsunuz.
Neden: Şube sorumluluğu ekleme, silme ve listeyi görme Şube Yönetimi yetkisi ister. Şirket yöneticisinin şube sorumlulukları silinemez.